铁路物资目录及相关问题探讨

刘涛赵晨王新李鹏

（1郑州铁路局物资处 工程师，河南 郑州 400052；2铁道部经济规划研究院经济管理咨询部 助理研究员，北京 100038；3中铁物总电子商务技术有限公司 工程师，北京 100005；4中国铁道科学研究院标准计量研究所 工程师，北京 100081）

1 物资目录修订的必要性

自2002年铁路物资目录修订后，由于铁路物资供应管理体制的变化，全路统一的物资目录维护工作已告终止。为此，各铁路局根据本局物资管理实际，自行建立和维护本局物资目录。各铁路局物资部门采用的物资目录是在2002版 《铁路物资目录》基础上增补后形成的，由于缺乏统一的管理和有效的维护机制，物资编码存在巨大差异，也存在着编码容量的大量冗余，严重影响了全路物资统一管理、准入信息发布、信息系统建设、价格共享等工作的开展。为改变现状，建立全路统一的物资目录，实施统一物资编码，是铁路物资管理信息化的必然选择。

从国内外以及相关行业、企业的信息化实践看，不论采用什么样的技术路径，信息化过程中都离不开信息编码的统一。特别是随着ERP系统的广泛应用，统一信息编码更加成为信息化建设与发展的重要前提。

中国石油天然气股份有限公司从2002年起开展物资编码统一工作，发布了《石油工业物资分类与代码标准》，主要目标是统一物资分类与明细代码，统一物资规格书写规范，统一物资分类。国家电网公司认为，为对电力物资实行有效的管理和控制，使物资供应管理高效有序，需要制定一套互相协调而又符合逻辑的物料编码系统。因此，利用国家电网物料集约化项目，于2002年开展了物资编码统一工作，制定标准的物资分类和编码，确定电网企业物资的分类、特征和特征值，从而保证物料编码体系在全国范围内保持一致，公司总部统一维护。

关于信息分类与编码的重要地位和作用，各界认识基本一致，认为是信息化的重要基础，也是制约信息化深入发展的重要因素。就铁路行业而言，不论今后管理体制、管理模式怎样改变，基于信息化技术手段的物资管理工作都要求建立统一物资目录，其核心是物资编码的统一。没有物资编码的统一作为前提，要实现物资需求、供给、价格、供应商、物资采购、物资调剂等信息在全路范围内互通互联、资源共享都只能是空谈。

2 物资目录修订的基本原则

物资目录修订的基本原则要求是：适应铁路发展的需要，解决物资目录不统一、分类规则不一致、使用方式不规范和新增物资无序编码等方面的问题，满足铁路物资管理、信息共享的基本要求。围绕基本原则，参考相关标准要求，结合铁路物资目录现状，确定了六个具体原则：唯一性、实用性、科学性、兼容性、稳定性和可扩延性原则。

建立统一目录，首先要考虑的是唯一性，这是建立统一物资目录最基本的要求，也考虑到目前物资目录的实际情况。首先要把目录统一起来，而统一的目录中不能有一物多码和一码多物。

其次，考虑的是实用性。物资目录需要在实际生产和管理中使用，与生产过程紧密联系。如果过分追求完美和规范性，无法满足实际需要，或者与实际需要之间存在较大的差异，将违背目录编制的初衷，无法达到预期目的。坚持实用的原则，即要能够满足实际需要，尽量不对日常生产活动产生较大的影响。

在以上两个原则的基础上，依次要考虑的是科学性、兼容性、稳定性、可扩延性原则。

科学性是指目录编制应遵循一定的规范，做到有据可循。兼容性主要是指在统一目录编制过程中要处理好两个关系：一是统一目录与2002版目录的关系；二是统一目录对各铁路局不同管理实际情况的考虑，以满足和适应各局多样化的使用需求。

关于稳定性原则，大多数情况下容易被忽视。这里的稳定性主要是指分类与编码的稳定和物资目录修订转换的稳定。前者主要是考虑分类与编码的依据主要选择那些稳定的特征，不直接与生产和管理等动态信息建立联系，形成一种相对稳定的对应依赖关系；后者主要是考虑在铁路局从既有目录向统一目录转换的过程中，尽量减小对企业生产现状的冲击，缩小影响范围。

可延性原则主要是指统一目录的分类设置、编码规则应具有前瞻性，在充分考虑铁路行业发展趋势的基础上合理预留扩展空间，以保证统一目录的可持续性。

修订工作的目标及基本思路，即“以铁路局实际使用的目录为基础，构建全路统一的物资目录；基本的思路就是以2002版物资目录的整体框架为修订参照系，以铁路局的实际数据为基础，通过修订的方法实现建立统一目录的目的”。初始目标就是实现全路物资目录的统一，所以，在原则的把握方面也考虑了这个因素。

3 物资目录的体系结构

在现阶段，铁路物资目录首先是一种管理制度，这种制度是对所需使用物资的登记制度，只有被允许登记的物资，才得到认可并获许使用。围绕物资登记制度，还要建立相应的物资目录修订、维护、发布制度、专家决策办法等。这一系列的管理办法、制度构成物资目录管理制度体系。

其次，它是一套数据规范和标准。物资目录依据一定的原则和规范，确定物资分类、物资条目的数据结构及编码规则。通过规范性的约定，使得目录的使用和维护具有统一的规范和要求，保证目录信息的规范、有效和可识别性，也使得目录信息的共享、目录的统一管理和维护成为可能。立足长远，物资目录还应成为行业标准，因为目录所定义的所有数据规范并非仅在局部起作用，而是影响到全部。从这一点讲，这种规范要求与标准的效用是类似的。而在行业中，作为一种统一的规范，实际上就是一种必须要遵守和执行的标准。

另外，考虑到铁路物资管理的实际情况，特别是在相对短暂的时间内，实现长期分散管理的物资目录转换为全路集中管理的统一目录，这势必要求建立统一目录的过程中对各铁路局生产和管理的差异有所考虑。必须建立起一套补充机制来弥补统一目录对于铁路局个性化问题支持不足的问题，这套补充机制也应视为统一目录体系结构（见图1）不可或缺的组成部分。

图1 统一目录的体系结构

4 关键技术与质量控制机制

4.1 引入模板技术规范物资条目信息和确定编码规则

模板通过对物资信息项基本规范的定义、表现形式的定义和编码规则的定义达到控制信息质量和规范物资编码的目的。使用模板技术后，用户的申请编码操作必须基于模板才能完成。由于模板控制了用户输入数据的规范，同时，还需要根据这些信息自动生成编码，用户输入的随意性将受到极大限制，必须按照规定的要求提交相关的信息。一方面保证数据的完整和准确，另一方面也避免人为修改编码。

4.2 运用特殊分类体现不同用户对不同类别物资的使用需求

统一物资目录的目的是要全路物资管理使用相同的目录，这意味着不同的铁路局在使用相同的物资时，应当使用相同的物资编码。但各铁路局生产和管理的实际情况不同，还存在着并非所有铁路局都使用的物资，同时，各铁路局还有一些物资仅供本局使用。主要有两种情况，一是铁路局自己生产、制造的物资；二是已趋淘汰，或者虽未淘汰，但在技术上不再升级发展的物资。为从形式上保持统一物资目录的基本要求，将这两种情况作为特殊分类，纳入到目录中，实行统一管理和维护。

4.3 通过附加信息满足各铁路局多样化的使用需求

附加信息是铁路局正确使用统一物资目录的重要技术参考。为了使具有共性的统一物资目录能够满足铁路局个性化的需求，采用附加信息的方法，将普遍适用的、已经具有一定抽象化意义的目录，还原为铁路局实际使用的、个性化的具体物资。附加信息实际上就是将铁路局使用物资时所需要的信息绑定，通过绑定，将物资还原为铁路局实际需要的、具体化的物资，反映这种物资在不同的铁路局的具体的表现形式、使用方式等。

4.4 建立字符使用规则和基础信息字典来规范物资条目数据项的规范性

在统一目录编制以及目录管理过程中，通过对目录中允许使用的字符以及字符的使用规则和使用场合进行明确约定，对计量单位、标准物资名称等基础信息进行约定，并建立字典，对于物资条目信息的规范化，特别是避免计量单位混乱、一物多名等现象十分有效。

4.5 通过临时措施解决非常时期的非常问题

铁路物资目录统一需要一定的时间，初期需要时间试用和磨合。同时，各铁路局使用物资目录过程中也有一些具体情况，如申请物资不符合物资目录要求但又必须使用。这种情况的特殊性在于物资是急需使用的，但是有关物资的信息却不完整、不全面，或者在短时间内无法找到，或者无法确认。所以，采取一些临时措施，来满足和适应这个阶段的实际。在这个过程中，让问题充分暴露出来，使目录得以完善。在统一目录的编制过程中，主要采用了临时节点和临时编码两种临时措施。

4.6 通过集中维护和管理确保统一目录的数据质量

考虑到铁路物资品种多样复杂，更新变化比较频繁，所以，建立的统一物资目录需要不断维护，以满足铁路生产物资管理的需要。统一物资目录的维护，不论实际操作过程如何，从逻辑关系上讲，必须实行集中维护。集中维护模式具有比较好的质量控制机制，也有利于维护工作的长期稳定健康发展。从其他行业看，也都采用了这样的维护模式。

5 面临的主要问题

历时一年多，在全路相关单位全员参与、共同努力下，统一目录初具规模。目前，绝大多数铁路局已开始应用统一目录。由于时间仓促，统一目录还非常不完善，相关的管理制度、数据标准还不健全，目录应用中面临诸多的问题需要解决。

首先是观念问题。各铁路局长期分散管理物资目录，管理理念、数据标准不一，给统一目录的推行和运用带来一定阻力。在统一目录应用之前，各铁路局根据各自生产运营实际，基于本局物资管理需要，自行建立和维护本局的物资目录，在质量控制、分类把握和编码管理、维护与管理制度方面都形成了一套体系，本身就带有明显的个性化特点。随着时间的推移，各铁路局在物资目录维护工作方面的差异越来越大，各铁路局目录的差异越来越明显。在统一目录的初期，各铁路局以本局原有目录作为参照系来审视统一目录，势必会对新目录存在种种理解和认识，加之统一目录本身并不完善，这些因素都给统一目录的应用带来一定阻力。因此，目录应用初期的重要工作之一是通过各级、各种形式的培训使全路各级用户对统一目录的体系结构有更好的认识和理解，在此基础上共同参与目录的维护，为目录应用初期各种疑难问题的解决献计献策。

其次，相关的软件技术手段配套工作相对滞后，在一定程度上制约了统一目录相关机制有效发挥作用。物资目录的一个重要作用是为信息化建设打基础，反之，物资目录的构建与管理，也离不开信息技术的运用，信息技术是物资目录的重要依托。然而在物资目录应用初期，相关的信息技术还未能及时配套建立起来，限制了统一目录的应用。最突出的表现是对附加信息的支持不足。作为统一物资目录，基本信息项并不能完全反映和满足各铁路局的具体需要以及其间的差异。对于这样的目录，铁路局需要根据附加信息体现个性化的差异。然而目前的信息平台尚不支持附加信息的使用，导致统一目录中承载了大量本该由附加信息项描述的信息，造成目录信息冗余，给使用带来不便。

第三，统一目录从开始修订到全路推广应用仅一年半，目录中存在一些不规范、错漏、冗余信息的情况在所难免，对于目录的使用有一定的影响。如何在保证不影响生产管理活动的前提下，建立一套切实可行、低风险、高效率的目录不规范信息清理方案至关重要。

6 结论与展望

铁路物资目录并非一次建成永久不变，而是需要不断完善，是动态变化的。这种完善和变化是铁路运输生产活动所决定的，是产品升级换代、先进技术运用、设备更新、管理模式调整等多种因素决定的。反映铁路物资管理动态的目录信息，需要对这些变化及时做出反应。因此，目录的完善是一个长期的过程。目前，也只是初步建立了全路物资目录的体系结构，相关的管理制度、数据标准还不完备，对于统一目录的应用还刚刚开始。要达到真正意义上的统一物资目录尚需时日。在这一过程中，必须积极调动全路相关人员广泛参与到目录的管理维护中，同时依托专家咨询的模式，促进统一物资目录维护管理工作向着专业化咨询和构建学习型组织的方向转变。

伴随着统一目录应用的全面推进，后续要重点研究建立一套完善的数据标准体系，研究数据标准与业务的协同问题。从未来发展的预期看，物资目录将成为铁路物资管理信息化的重要基础，特别是相关的数据标准、管理制度体系完善之后，将为物资目录的质量提供有效的保障，使目录的质量能够保持稳定并按照正确的方向发展。在这样的发展趋势和状况下，物资目录将逐步成为引导物资管理的重要参考依据。这种发展趋势的必然结果，就是形成铁路行业的一个标准。