基于Lotus Domino的企业OA系统解决方案研究

何江艳

基于Lotus Domino的企业OA系统解决方案研究

何江艳

在全球计算机网络、多媒体技术等信息科技迅速发展的21世纪，尤其是当2008年席卷全球的金融风暴爆发后，企业面临着前所未有的挑战。新形势下，建立高效、安全、易于操作的电子化办公平台环境是企业参与市场竞争的必备条件，也是企业管理现代化和决策科学化的需要。Lotus Domino/Notes在知识管理、协同工作及安全机制方面有着独特的优势，是当今国内外最流行的协同办公群件产品之一。

一、OA发展现状

OA（Office Automation）即办公自动化，是指利用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化的办公设备中，最大限度地提高办公效率和改进办公质量，改善办公环境和条件，缩短办公周期，并利用科学的管理方法，借助于各种先进技术，辅助决策，提高管理和决策的科学化水平，以实现办公活动的科学化、自动化。上世纪70年代中期，发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响的问题，提出办公自动化的概念并逐渐发展成为一门综合性技术。它的基本任务是利用先进的计算机及网络技术，提高人们对办公业务的处理效率和质量，达到提高工作效率，方便管理和决策的目的。办公自动化的应用是企业管理现代化的标志之一。

随着计算机及网络技术不断更新发展，办公自动化应用范围也愈来愈广。从上世纪80、90年代以传真机、打字机、复印机等办公设备的使用为主体的第一代办公自动化，到90年代中期以电脑为主的文档存储、排版及输出，用电脑对人事、财务等进行管理的第二代办公自动化，再到21世纪以知识管理为核心，融信息处理、业务流程和知识管理于一体的第三代办公自动化，经过30多年的发展，其内涵也在不断地丰富和发展。办公自动化已经从以前只是在机关的办公系统发展到现在各企业和各种工作部门都需要的办公系统。

二、Lotus Domino简介

Lotus Domino/Notes（简称Notes）系统是由Lotus公司开发的用于实现OA的平台。它是以文档为中心、以邮件为联系纽带的工作流产品、也是世界上最先进的通信处理软件和群件产品；它是单一架构的企业级通信、Internet/Intranet应用平台的首选，核心是通信和工作流。Lotus Domino/Notes以其先进、单一结构的文档数据库和完善的电子邮件体系、工作流自动化开发和标准的Web应用服务器三大技术优势，提供了一种集成的Web服务应用开发环境。自1989年走向市场以来，Notes凭借其提供给企业的信息通讯平台、文档数据库、工作流自动化功能模版丰富，具有高度的可靠性、安全性和灵活性，实现了OA的4C理念——沟通、协作、控制、创造和方便。Lotus Domino已成为办公自动化的代名词。

三、广东南方通信建设股份有限公司全省OA综合管理信息系统建设方案

“A通信建设股份有限公司综合管理信息系统”（以下简称“系统”）是一个综合大型管理信息系统，它涵盖了公司绝大部分业务流程，具有数据流量大、涉及面广、处理流程繁琐多变的特点。

1.系统需求分析

系统需求分析就是对项目全面调研，以确定OA综合管理信息系统的功能和目的，这是系统设计的基础，是建设系统的基础。随着“电信九七工程”的进一步深化，电信管理部门相继建立了多个大型数据库，掌握了大量信息资源，基本实现了“全国——省——市——地区”四级行政机关办公的互连互通，特别是部分省市完全实现了电子化办公，极大地提高了工作效率。为应对市场竞争环境的变化，进一步规范公司作业环境，完善质量管理体系，公司经审慎研究后决定建立全省综合管理信息系统。

2.系统目标分析

A通信建设股份有限公司希望通过建立全省OA综合管理信息系统，减少失误与重复劳动，缩短办理周期，实现提高效率和科学管理，从而最终达到加强管理，优化流程，提升公司综合竞争力的目的。具体而言，通过方案的设定和系统的实施，公司期望获得如下的8个方面投资回报：（1）消除物理上的隔阂与制约；（2）减少各级管理人员的精力；（3）降低工作失误与重复劳动；（4）缩短文件办理周期，提高工作效率；（5）优化业务流程，规范工作模式；（6）完善ISO9000质量管理体系；（7）人员分工明确，工作职责清晰；（8）改善客户服务，提高客户满意度。

3.系统结构设计

（1）公司组织机构

A通信建设股份有限公司（以下简称“公司”）是经广东省人民政府批准，于1993年10月创建的广东电信属下唯一一家股份制企业，从事通信网络建设及相关技术服务的高新技术，主要承担设备安装调试及维护、通信网络优化、通信信息技术支持及进行电信增值业务的应用开发等。

（2）系统结构设计核心思想

根据上述公司组织结构，系统设计的核心思想是将公司作为一个有机的整体，从整体优化的角度出发，通过运用科学的方法把各种资源和工作流程各环节实行合理有效的计划、组织、领导、控制和协调，使它们在管理活动过程中协调有序，并充分发挥作用。其最终目的是：既要连续均衡地进行工作，又要根据实际情况，最大限度地降低工作过程中一切无效的劳动和资源的浪费，进而提高管理水平和经济效益。

（3）系统模块设计

信息作为关键资源对企业的生存与发展具有无比的重要性。如何有效利用信息、增强竞争实力是企业一直在考虑的问题。而一整套卓越的应用解决方案，将在企业的发展过程中起到举足轻重的作用。企业的每一项及时、准确的企业决策，都需要一个完善的信息管理系统相支撑。它不仅能够帮助企业处理日常业务，更可加强企业在计划和运筹方面的能力，提高企业运作效率，增强企业综合竞争力。

4.系统网络体系结构

公司OA系统以LOTUS DOMINOR6.01为计算平台，采用浏览器/服务器（B/S）模式，建立起最有效满足用户的计算环境。B/S模式是一种以Web技术为基础，把传统C/S模式中的服务器部分分解为一个数据服务器与一个或多个应用服务器（Web服务器），从而构成一个三层结构的客户服务。

为适应公司办公和业务数据处理量的逐年增加，以交换式快速以太网为主干形成一个完整、协同的网络系统，以提供建立大型交换式内部网络所需的扩展性、灵活性和冗余性。为保证大容量数据和关键业务的正常运行，利用目前世界最先进的CLUSTER（群集）技术，提供动态负载平衡、不间断访问和轻松升级的强大功能。

5.系统实现

（1）系统性能要求及培训安排

在主机性能方面，充分考虑CPU与内存的配置对系统性能的影响，保留一定的余量。在内存配置方面，分段分量进行合理设计，建立较多的缓存空间。在硬盘配置方面，在既要保证数据安全，又要提供较高的数据访问速度的情况下，磁盘镜像成为最好的解决方法。

作为日常办公平台，必须面对公司所有的员工，因此系统的操作尽量设计得简单易懂，确保各类员工均能完成操作任务。为顺利推行此套系统，按照开发及推广进度，每开发完一个阶段，即刻安排相关部门及员工进行培训，培训时间大致安排为1～2天，降低了用户的使用门槛，消除了不信任和畏难情绪。此外，为了适应兼容性的要求，系统也充分考虑了移植性，确保建成后的系统可自由向其它平台平滑移植。

（2）系统实现机构保障

为确保系统推广过程顺利进行，公司从各个职能部门抽调人手，组成专业小组，由公司高层领导直接牵头，各部门主管及部门专人兼职人员共同配合，负责板块设计及内容的定位，以及部门内员工日常操作使用的推广，有了机构的保障，则既降低了推广成本，又缩短了认识差距，为系统逐期建设创造了良好的环境。

6.系统建设中的问题及解决方案

系统建设开发阶段，或多或少的也存在着一些问题，主要表现在以下几个方面：①系统建设开发规划还未直接放入企业的整体发展规划中，难免在建设中出现滞后性；②系统的设计和开发涉及公司管理的方方面面，单纯的技术性投入已无法满足到发展的需要；③各职能部门的专业系统板块与主系统间的信息难以达到共享和对称，造成信息横向联系缺乏，对创造更大经济效益造成障碍；④随着系统进一步的开发，因为人员的技术及操作水平参差不齐，致使推广和培训工作难度加大，新开发的模板推广速度受阻；⑤原有的惯性管理与系统的科学管理产生碰撞，造成局部利益与整体利益间无法达成统一；⑥系统愈深入，则对于维护的要求和安全管理的要求更严格，鉴于此，必须尽快对拥有“自己”的专业技术队伍或是选择外援进行选择和确定。

四、结束语

经过充分的调研、设计、开发、培训、试运行、应用及逐步优化等近三年的研发推广过程，公司综合信息管理系统基本框架搭建基本完成。作为一个较大的系统工程，该项目实施周期长（计划分三期，已完成二期），内容较多，因此在总体规划的基础上，主要采取分阶段、分步骤进行实施，以做到系统的连续性、一致性、完整性。通过一、二期的逐步完善和经验总结，系统的推广和使用，已基本达到初期期望目标，各功能模块运行良好，管理流程得以优化，工作效率显著提高，员工对系统的认知度得到显著提高。系统的建设为企业的信息化建设奠定了坚实的基础。

（作者单位：广东南方通信建设有限公司海外事业部）