巧用Excel的排序和筛选功能制作学生成绩单

☆ 陈建文

（江苏省黄桥中学，江苏泰兴 225411）

班主任在每次考试特别是期末考试后都要公布成绩，有时还需要将学生成绩单寄给家长。学生成绩单的制作是一件挺复杂的事，有时需要请计算机专业教师或者教务处帮忙，他们会用报表或者Excel中的VBA来完成，这对班主任来说比较困难。如果用Word的邮件合并功能来制作又太浪费纸张。那么能不能使用Excel通过一些简单的操作就能完成成绩单的制作呢？笔者在实践中经过探索，终于解决了这一难题，下面就将制作成绩单（如图1）的方法和步骤介绍给大家。

图1

首先，笔者对图1说明一下，图1中每位学生的成绩单需要用4行来显示，第4行是空白，便于裁剪。另外，由于篇幅有限，我们就以制作4位学生的成绩单为例来进行介绍。

第一步，启动Excel，在sheet1中的D1单元格中输入“××中学××年级××班级学生成绩单”，有时也可以在E1或F1单元格中输入，要使这段文字水平方向在成绩单的中间，记住不要使用工具栏中的“合并及居中”。然后设置D1单元格的字体、字号等。接着，选中D1单元格，再将鼠标指针移动到D1右下角的控制杆上，按下鼠标左键向下拖动到D4单元格，产生如图2的4行数据。

图2

第二步，在 C5、D5、E5、F5、G5、H5、I5、J5 单元格中分别输入文字 “学号”、“姓名”、“语文”、“数学”、“英语”、“物理”、“化学”、“总分”。然后移动鼠标指针至C5单元格并按下左键拖动至J5单元格，选中C5：J5区域。再将指针移动到C5：J5区域右下角的控制杆上，按下左键向下拖动至J8单元格中，产生如图3的数据。

图3

第三步，将4位学生的“学号”、“姓名”、“语文”、“数学”、“英语”、“物理”、“化学”、“总分”等数据信息复制到C9：J12区域中，结果如图4。

图4

第四步，在B1和B2单元格中分别输入数字1和5，然后选中B1：B2区域，再移动鼠标指针至控制杆上并按下左键向下拖动至B4单元格产生1、5、9、13序列。这个序列其实是一个步长为4的等差数列，因为每个学生的成绩单需要用4行显示。使用相同的方法在B5：B8区域产生 2、6、10、14 序列，在 B9：B12 区域产生 3、7、11、15序列，在 B13：B16 区域产生 4、8、12、16 序列，效果如图5。

图5

第五步，将 A1：A4和A13：A16区域用 0填充，将A5：A12区域用1填充，如图6。

图6

第六步，选择B列中的任意一有数字的单元格，单击工具栏中的，所有记录就按B列升序排列，结果如图7。

图7

第七步，选中sheet1中的第一行，依次单击“数据”菜单——“筛选”——“自动筛选”，然后单击A列中的筛选按钮，选中其中的1。接着在筛选所得结果中选中要设置边框线的区域（不包括第一行），单击工具栏中“边框”按钮的三角形，并选中其中的所有框线，结果如图8。

图8

第八步，再依次单击“数据”菜单——“筛选”——“自动筛选”去掉筛选，然后将A、B两列的辅助数据删除，就得到如图1的成绩单了。最后可以调整行高、进行页面设置、打印预览、打印。

以上是制作4位学生的成绩单的方法和步骤，其实使用此方法可以制作任意个学生的成绩单。