当前高校档案管理存在的问题与对策浅析

李涛 梅琼

摘 要：当今社会和经济处于快速发展时期，高等教育由扩招走向内涵发展，高校档案管理存在诸多问题，面临前所未有的挑战，加强管理、提高工作人员素质、深化改革适应信息时代要求等，是目前提高高校档案管理效率的重要任务。

关键词：高校；档案管理；问题；对策

高校档案是高校发展、教育、管理与服务等活动的真实记录，它全面反映了学校最基本的职能活动，是评价学校综合办学水平的“窗口”，是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。因此，档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色,常常可以从档案中反映出来。

一、当前高校档案管理存在的问题

（一）档案人员素质不高。目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

（二）档案管理不够规范。目前，在一些大的企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三是大部分案卷缺少卷内目录。第四是组卷混乱现象比较严重。

（三）档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。

（四）信息开发质量较低。一些档案部门为达标升级应付检查随便选几个题人人都来编研使编研产品层次低质量差实用性不大利用价值更小。有的选题虽好紧跟形势但因编研时间过长失去了时效性影响了作用的发挥。

（五）硬件投入严重不足。近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的高校较少，有的高校档案管理人员仍然是即将退休或返聘的人员，对新技术新方法不了解不会用，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。高校档案室建设不标准、不规范，档案柜陈旧老化，档案保管条件简陋。

二、提高档案管理效率的对策

（一）推动观念创新，强化管理意识。观念创新是管理创新的前提。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想，观念创新就是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标，逐步改变以往“重藏轻用”的落后观念。这就要强化两种意识。一是要有积极的信息转化意识。档案是一个庞大的信息库，但一般情况下各种信息是比较零散地储存在众多的单体档案中的，只有根据需要，把相关信息系统地、规范地整理出来，才能更好的发挥档案的信息作用，体现档案的信息价值。因此，把档案内容通过加工整理变成更直接、更适应需要的信息，是档案部门义不容辞的职责。二是要进一步强化档案使用的效率意识。我们应当意识到，收集和整理档案的最终目的是利用档案。怎样更加有效地利用档案，使档案在利用和管理过程中的效率更高，是我们必须高度重视的一个问题。所以，必须改变过去档案工作无所作为的思想，强化档案管理的效率意识，从而充分发挥档案的价值。

（二）规范管理机制,强化工作责任。建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与企业工作同步考核、同步发展。加强制度建设，建立良性运行机制是开展企业档案工作者继续教育的关键和保证。要建立和健全继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度；要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。

（三）强化服务功能，创新服务机制

要牢固树立“三服务”意识。即，其一是为领导决策服务。学校的档案材料中汇集着不同时期国家方针政策的精髓，记录着广大教职工工作和活动的方方面面，反映着学校事业发展的历史过程。科学合理开发教学档案资源，不仅可以为学校的改革和发展提供理论支持，也可以把握发展趋势，为深化教育教学改革、强化内部管理、提高办学效益等提供参考资料，为领导正确决策、科研工作、处理重大问题提供依据。

其二是为教学科研服务。特别是在信息革命的背景下，借助多媒体技术和现代信息技术，对教学科研档案信息进行深层开发，把信息资源从档案原件的外壳中解放出来，转换成新的载体形式，将会进一步扩大教学科研档案信息的共享面，使广大利用者在同一时间、不同地点共享相同的教学档案信息，实现教学档案信息资源的充分共享，从而极大地提高教学档案信息的服务功能。

其三是为各类咨询查证服务。通过查询有关文件、记录、图纸、票据、照片、录音、录像等资料，为师生和社会有关方面提供服务。

（四）关注人事管理，提高人员素质

首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。

（五）建立激励机制，发挥能动作用

档案界长期单调而枯燥的工作方式，传统而落后的工作方法，谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场，服务于社会和企业，而服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此，应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。

要引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。