加强高校档案管理工作的几点思考

李涛 梅琼

摘 要：本文主要阐述了较强高校档案工作的重要性，存在的主要问题及应采取的措施。

关键词：高校；档案管理；管理方式

高校档案是学校各部门行使职权、处理工作所形成的各种文件和教学、科研等业务活动中积累的资料，通过对具有保存价值的各种载体的文件资料进行整理、组卷、编码和排列等工作，形成了可供查找利用的档案。高校档案集教育、科研、管理于一体，是社会主义现代化建设不可缺少的丰富的信息资源。高校档案的综合管理和利用是工作之需，也是发展社会主义教育的重要工作之一。在高校建立统一保管的档案工作实体对档案实行统一管理，便于对本单位各门类档案从管理制度、规范要求等方面进行统一领导，促进档案信息资源的综合开发，同时有利于促进档案整体的标准和档案管理的现代化，有利于实现信息共享。一、目前档案工作存在问题

1、领导档案意识淡薄，对档案工作认识不足。长期以来一些学校领导片面的认为高等学校的中心任务是教书育人，对档案工作缺乏认识，不把学校档案管理工作提上议事日程，对档案工作为给与足够的重视和支持对本本单位档案工作存在的问题解决不得力;领导忽视，使高校档案人员处在地位不高，责任不清，难度加大的工作环境中，严重影响了档案工作的顺利发展。

2、档案管理制度不健全。要搞好学校的档案工作，必须依法治档，有切实可行的措施做保证。学校在安排整体工作时，必须把档案工作作为重要的工作加以研究布置，建立起严密并切实可行的档案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类。归档要求和管理办法，让档案工作走上规范化，制度化的轨道，使档案工作做到有章可循，有法可依。

3、档案管理人员素质有待提高。改革者开放和社会主义市场经济体制的建立，对档案管理工作提出了新的要求。一名合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养，熟悉党和国家关于档案方面的方针和政策，具备一定的历史知识，一定的语文知识以及文字表达能力。此外，随着校园网络建设和信息技术的普及，高校档案工作继续一批现代化信息管理方面的人才。但目前能达到上述要求的高校档案管理人员为数不多。

4、管理方式比较落后。高校档案传统上仅仅是以单一的纸质档案为主，由于经常查阅取放的自然磨损和纸张的老化变质，使介质档案保存期不长且存放不方便，占用面积大，同时不易复制，难以达到永久安全保存，因而给档案管理增加苦难。

二、高等学校档案工作应采取的措施

1、强化档案意识。首先是高校领导者思想观念的转变。加强对学校档案工作的指导是做好高校档案工作的关键，学校领导对档案工作重视程度直接关系到档案工作的效果。因此加强档案工作，必须不断提高领导者档案意识，加强对档案工作的领导，要把档案工作纳入领导者的议事日程。其次，解决档案工作中的实际问题，包括人力，物力，财力等方面，以及解决有关档案安全保护，有效利用等实际困难，做到把档案工作的发展与学校教学，科研等工作的发展同步前进。做到这一点，必须真正转变思想，切实了解到档案的价值和档案工作的作用具有比较明显的滞后性和延展性，其利在千秋。唯此，高校领导才会切实创造条件解决档案管理工作中的实际困难。

2、建立健全高校档案管理制度。高校档案部门要在上级主管部门及分管校长领导下，依据档案法结合本校实际，制定本校档案管理人员岗位目标责任制，把完整的系统的收集整理档案工作，纳入各处室领导和档案管理人员的岗位责任制，并与考核、奖惩、职务评聘挂钩。以此激发档案工作人员的积极性和创造性，发觉潜力，推动学校档案工作向前发展。

3、科学建设管库。高校扩招已告一段落，国家对高校的明确要求已经由外延规模扩张转变为内涵质量发展。但目前大多高校的教育经费并没有相应增加，也缺少相应的科学规划体系，更无从谈起对档案管理与建设的加强。因此，应该加大资金投入，对管库建设进行科学规划，使各种新载体的档案顺利进馆。同时建立专门的陈列展览场地，使馆藏建设由单纯的“数量型”逐步转化为数量与质量“并重型”。

4、坚持依法治档。《档案法》以及相关条例、办法都对档案工作提出了原则性要求，这是档案工作应遵守的准则。但是，社会在不断变化，档案的法制建设也应进一步更新，完善。只有根据档案工作的需求，不断完善档案工作的有关法律条规，并加大对相关法规的宣传，增强法制观念，做到有法可依，有法必依，执法必严，违法必究，才能促进高校档案工作者档案法律意识的进一步提高，努力为依法管理档案事亚营造一个良好的社会氛围，确保依法治档顺利实施。

5、提高高校档案工作人员素质。首先，要强化档案工作人员的职业道德观念。在坚持依法治档的同时，加强档案工作者的职业道德教育，做到奉公守法，敢于负责，充分做到法制和德制二者的有机结合。其次，要加强档案工作者的业务素质。高校的档案工作应及时把最新的档案管理办法和相关科技知识运用到日常工作中去，同时完善档案工作者的知识结构，培养精通档案专业知识，懂计算机，会外语的复合型人才，提高档案工作者的综合能力，引导档案工作者尽快适应不断变化的形势。最后，要充分利用高校资源进行在职教育。为适应教育和学习终身化的要求，应建立和完善档案专业技术人员继续教育制度和档案业务人员持证上岗制度，大力开展以岗位培训和继续教育为重点的档案工作者在职教育，进一步提高档案工作者的素质。

6、加强创新。其一是模式的创新。将档案管从校办或其他部门分离出来，独立起来，升格为直属单位，变成档案管理的职能部门，由被动执行变为主动决策。这样，档案管理就会注重学校的未来方向，使档案工作从维持性向创造性发展。其二是管理观念的创新。 摒弃盲目追求“小而全”“大而全”，以藏为主，重藏轻用，被动服务，各自攻破，封闭自导的观念。确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标。其三是管理内容的创新。必须调整充实馆藏内容，提高馆藏质量。有目的、有重点、有计划地采集用户需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化。其四是管理方式的创新。对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏。档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。其五是人才资源的创新。 要树立人才资源是第一资源的思想，克服“见物不见人”和“重使用，轻培养”的倾向，要针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性，鼓励创新，信息理解的良好环境，努力造就一支政治强、业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员。要完善档案干部终身教育体系，不断提高档案培训质量，提升现职档案人员的文化和专业程度，切实增强档案干部和馆员运用专业理论解决实际问题的能力，特别要加大对优秀青年档案工作者的培养力度，加强多层次复合型专业人才队伍的建设，注重在实践工作中培养锻炼人才。其六是注重档案信息资源开发利用创新。要广泛应用现代化设备仪器，做好信息共享和网络化方面的基础工作。要立足校内，积极开展对外服务工作。 要积极探索诸如多方合作、举办科技成果展览会、博览会等高校档案工作为经济建设服务的新途径。