企业会计电算化应注意的问题

马秀梅

会计电算化是会计工作的发展方向，也是促进会计基础工作规范化、提高企业经济效益的重要手段和有效措施。我所在单位已实行会计电算化多年，积累了一些经验，个人认为在企业推行会计电算化过程中，应注意以下几方面的问题。

会计人员应掌握一定的计算机基础知识和必要的基本操作技能

要使用现代化的计算机技术开展工作，需要会计从业人员具备一定的计算机基础理论知识和基本的操作技能。会计电算化中级考试中就包括了有关计算机操作系统的熟练使用、一般办公软件的应用、财务软件的实际运用等知识。作为会计电算化的实施者，还要懂得一些基本的计算机硬件的维护、保养等知识，避免遇到很小的问题就不知所措，频繁联系系统管理员和维修工程师，影响日常工作。

软件开发人员与会计人员应充分沟通，优势互补

在决定使用商品软件或使用针对本单位开发的财务会计软件时，软件管理人员或开发人员与单位的实际需求人员应进行广泛的沟通和协商，要针对行业特点和单位实际业务、具体的会计核算要求、财务管理的需要反复讨论，明确陈述，交换意见，避免日后使用上的不便以及造成软件频繁的修改，确保企业会计电算化工作的正常进行。

做好会计电算化初始工作

初始化工作包括设置系统参数、设置科目、建立各种账簿文件、定义各种辅助核算、定义报表以及录入各种余额数据或者是发生额数据等。初始化工作只能进行一次，并将在很大程度上影响其后的核算工作。不论是从手工核算过渡到电算化处理还是更换会计电算化软件，都需要做初始化的工作。在初始化的工作中，使会计软件能适应本单位的核算、管理需要。

一，注意会计电算化的科目设置。在设定会计科目时需要重点注意以下问题：设置科目要规范在设定总账科目编码时必须符合财政部门制定的会计制度中的有关规定，设立明细科目编码除会计制度有规定的以外，应该按上级主管部门和本单位的管理要求设定，以保证科目代码的规范系统性和统一性。设置科目要简洁。在满足管理要求和适合计算机处理的前提下，力求代码简单明了、倍数越短越好，既便于记忆又能提高录入凭证的速度，应当避免那些冗长而又无用的科目影响日常工作的效率。设置科目应考虑到业务的发展和会计核算的进步，注意科目的扩展性。会计科目体系一经设定，其代码结构就无法改变。修改结构只能通过重新建账实现，而重新建账将丢失已输入的所有初始化数据和已输入的凭证资料。因此在设计代码时一定要充分考虑各方面的要求。

二，注意会计电算化中的初始数据的录入。完成科目设置的工作后，即可将各科目余额输入系统，根据系统启用的月份不同，原始数据的录入也有区别。账务系统在1月份启用时只需输入上年余额即可，上年余额既是年初余额又是1月份的期初余额。如果账务系统在其他月份启用，除需要输入启用月份余额外，还必须输入年初余额和1月份到启用账务系统之前各月的累计发生额，这是为会计报表所准备的数据。但是仅仅是录入各月份的发生额，再查询以前月份的账户的明细时，还是不能得到结果，为了解决这个问题可以采用两种方法：如果单位的业务量小，凭证的数量较少，可以采取手工录入追加凭证的方法；适用于更换财务软件的单位，与软件公司的人员协商，使用特定的软件，将过去使用的软件的数据转出来，再导入到新的软件系统中，这样做可能会存在一定风险，丢失某些数据。

三，注意会计电算化中的报表初始化。报表通常由标题、表头、表体、表尾四部分组成，其中表体的设置是关键所在。表体中有两类数据，一类是固定的表项目，另一类是变动的数值性数据。数值性数据须设置取数公式，从账簿、其他报表中取来，随账簿中的数据变化而变化。但是取数公式的格式在不同的会计软件产品中各不相同，必须参考会计软件所属的用户操作手册。在定义报表的过程中，需要用到很多函数，财务人员一般不容易掌握。因此在初始化的过程中，这一项工作一般由软件公司的项目实施人与单位的财务人员共同完成。定义完报表以后还应该注意报表的校验公式的定义，校验报表内部、报表之间的勾稽关系，避免出现一些低级的错误。需集团公司内的各分公司向总公司提供的电子报表应严格符合集团公司所要求的格式，这样集团公司才能够进行合并、汇总工作。

会计电算化后的财务安全问题要重视

内部控制制度要完善。内部控制制度是保证会计信息真实和完整的重要手段。实行会计电算化后，由于传统的手工核算由计算机核算代替，各会计岗位都是在计算机上完成日常的会计凭证制作、审核、汇总、打印等工作。为保障会计电算化系统的稳定运行，保证会计信息的准确性和会计账簿的延续性，单位必须要有相应的内部控制措施。因各会计岗位同时又是电算化会计岗位，只是增加了电算化系统维护岗位，企业原有的内部会计管理体系以及会计人员岗位责任制、帐务处理程序制度、内部牵制制度、稽核制度都需要进行修订。

我单位在实施会计电算化之初，即按照财政部颁布的《会计电算化工作规范》要求，建立了严格的管理制度。包括：一，会计电算化岗位责任制。对出纳人员、凭证编制人员（软件操作员）、审核记帐人员、电算维护人员、电算主管、数据分析员的工作职责进行了明确。二，会计电算化操作管理制度。明确了计算机的操作程序、授权、更换口令、对外提供数据、日常备份、操作规程等。三，软件、硬件和数据管理制度。对财务系统所用计算机设备的维护、保养、使用环境、会计数据的安全保密、存储、软件修改、故障排除、运行日志等做了具体规定。四，电算化会计档案管理制度：对会计档案包含的内容、归档程序、查阅手续、期满销毁等做出详细规定。五，会计电算化内部控制制度。按照不相容岗位分离的原则，明确实行电算化后的业务流程，规定软件操作的权限管理，禁止出纳人员上机操作，会计人员调离岗位应做好交接手续等。

针对计算机病毒的安全防范措施要到位。目前计算机病毒很猖獗，除了及时更新防毒杀毒软件、安装防火墙，定期检测、清除病毒外，还可以使会计电算化系统在本单位局域网内运行，不并入互联网，这也是防范电脑病毒的一种方法。与此同时，要加强对外来存储盘的检测，不乱拷贝存储盘，不使用未经检测的存储盘。做好日常会计数据备份，并且双备份，方可确保万无一失。

做好会计电算化后的会计档案管理

会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计报表和财务分析资料等专业数据。按照《会计档案管理办法》的要求，单位每年形成的会计档案，由财务部门装订成册，整理立卷，在年度终了后，编造清册，移交档案部门保管。财务部门一般只保留一年的会计档案。

关注会计电算化的发展方向

会计电算化提高了会计核算的工作效率，部分替代人工完成了对会计信息的分析、决策，企业会计电算化的短期发展方向应是会计管理电算化和会计决策电算化，会计人员由传统的核算、事后反馈向事中控制、事前预测的复合型管理者转变。

（作者单位：宁夏新材房地产开发有限公司财务部）