基于组织的6种主要信息系统应用类型描述

闫雨辰 (长江大学电子信息学院,湖北荆州434023)

吴 麟 (湖北省电子信息产品质量监督检验院,湖北武汉430061)

目前,一个组织中不可能只存在一个单一的信息系统满足组织的所有层面、职能和人员的信息需求。组织中往往运行着各种名目繁多的系统,给人们认识信息系统带来了不便。为此,需要一种系统分类帮助人们认识组织中各种信息系统应用的特点和作用。结合组织的层面和组织的业务职能可建立划分组织中信息系统类型的基础模型。按此模型,组织从层面上可分为战略层、控制层、知识层和作业层,从劳动分工上可分为销售与营销、制造、财务、会计和人力资源等5个职能领域,处于不同组织层面和职能领域的组织成员是信息系统服务的直接对象,并且有着不同的信息需求,组织的层面、职能领域和系统服务的直接对象共同决定了组织中系统的类型。

按信息系统服务于组织的层面,有6种主要的应用类型,它们是:作业处理系统 (T ransaction Processing Systems,TPS)、知识工作系统 (Knowledge Work Systems,KWS)、办公自动化系统(Office Automation Systems,OAS)、管理信息系统 (Management Information Systems,MIS)、决策支持系统 (Decision Support Systems,DSS)和总裁支持系统 (Executive Support Systems,ESS)[1]。

下面描述组织中6种主要信息系统应用类型的基本概念与特点、关系与集成。

1 6种主要信息系统应用类型的基本概念与特点

1.1 作业处理系统 (TPS)

作业处理系统是服务于组织作业层的基础经营系统,是用来完成和记录组织经营活动中的日常事务的计算机应用系统。它的基本特点为:①输入,记录交易、事件发生的原始数据;②处理,分类、列表、合并、更新;③输出,详细报告、清单、汇总表;④TPS面对的任务、资源和要实现的目标是预先确定和高度结构化的;⑤TPS是面向数据的,对数据的处理是简单的;⑥TPS是其他系统的主要数据源,往往是跨组织边界的;⑦TPS是现代组织的关键业务活动平台,系统故障会导致组织或其他组织的业务活动的瘫痪。

1.2 知识工作系统 (KWS)

知识工作系统是服务于组织中知识工作者的计算机应用系统。KWS的最终目标是促进新知识的创造和保证新知识及技术技能与组织的经营实现完美地结合。知识工作系统的例子包括科研或工程设计工作站、制图工作站等。知识工作系统的特点是:①输入,设计构思的规格说明;②处理,建模、模拟仿真;③输出,模型、图纸;④是知识工作者的能力放大器;⑤有助于知识工作者将更多的精力放在创造过程中的创造性活动上而不是一些繁杂的常规的技术性活动上。

1.3 办公自动化系统 (OAS)

办公自动化系统是主要服务于组织中数据工作者的计算机应用系统。数据工作者主要是指处理而不是创造信息的员工,如秘书、会计员、文员,以及工作活动主要是使用、处理或传播信息的管理人员等。OAS在许多组织中是作为信息和知识流的交换场所。办公自动化系统的基本特点是:①输入,文档、时间表;②处理,文档管理、排程、通信;③输出,文件、日程表、信函。

1.4 管理信息系统 (MIS)

管理信息系统是为组织中层管理监督和控制业务活动、有效地分配资源提供所需信息的计算机应用系统。MIS主要利用TPS采集的数据来生成管理计划和控制业务活动所需信息的系统。在信息系统专业领域过去一般用MIS这一术语来泛指组织中所有的计算机应用信息系统,但现在一般采用信息系统这一术语,而MIS这一术语只是指服务于组织管理控制层的特定类型的计算机应用系统。管理信息系统的基本特点是:①输入,概括 (总计)的业务数据、数据量大、简单模型;②处理,常规报告、简单模拟、分析;③输出,汇总报表、临时报表、异常报表;④主要支持作业和战术层的结构化和半结构化决策;⑤面向报告和控制的,即通过报告现有的作业情况帮助实现对作业的日常控制;⑥依赖与过去和当前的数据辅助决策;⑦针对内部而不是外部 (的信息需求);⑧需要较长时间的分析与设计过程;⑨信息需求一般是已知和稳定的;⑩相对来说不灵活 (不易修改)。

1.5 决策支持系统 (DSS)

决策支持系统是专门用于支持半结构化和非结构化决策和改进决策过程的一个互动的、灵活的、可适应的基于计算机的信息系统。它允许决策者在决策过程的所有阶段通过友好的用户界面方便地调用决策所需的数据、模型、知识并能将决策者自身的见解整合其中以达到改进决策质量的目的。DSS这一术语有时也用来泛指任何可支持决策的信息系统。决策支持系统的基本特点是:①输入,少量数据、分析模型;②处理,对话、模拟分析;③输出,专项报告、分析结果、查询响应;④用户,专业人员,部门经理;⑤服务层面:主要是管理控制层 (战术层)。

DSS通过将人的判断和计算机的信息结合起来主要在结构化和半结构化决策情形中给决策者提供支持,这些情形很难得到其他CBIS的支持。要记住的是:DSS是支持而不是取代决策者。一个真正意义上的决策支持系统应具备如下一些理想特性:①DSS所提供的支持可针对不同的管理层次;②DSS可为个体或群体决策提供支持;③可对相互独立或相互关联的决策提供支持;④支持决策制定的所有阶段:情报、设计、抉择和实施;⑤支持多种决策制定过程和风格;⑥DSS应足够灵活以让决策者能针对不同的变化调整DSS的基本部件;⑦DSS的用户界面应是友好的,应具有强大的图形功能;⑧DSS的目的在于提高决策制定的效果而不是效率;⑨在使用 DSS时决策者应能控制决策制定的进程;⑩DSS一般使用模型来分析决策制定的情形,DSS的建模能力应能做到在不同情形下进行各种不同策略的试验 (模拟);○11DSS应可提供对不同数据源、数据格式、数据型的访问能力。

1.6 总裁支持系统 (ESS)

总裁支持系统是服务于组织战略层管理者的计算机应用信息系统。其用户一般是:CEO(首席执行官)、COO(首席营运官)、CFO(首席财务官)、CIO(首席信息官)等。总裁支持系统一般具有如下特点:①输入,汇总的数据、内部的、各种外部的数据;②处理,交互式的处理、图表、模拟、查询响应;③输出,规划信息;④为组织战略层服务;⑤不是为解决具体问题而设计的;⑥提供非结构化决策所需的一般化的计算和通信能力;⑦维持它运转的成本高;⑧需要很多的支持人员;⑨较少使用分析模型但带有先进的图形软件。

2 6种主要信息系统应用类型的关系与集成

图1描绘了组织中ESS、MIS、DSS、KWS、OAS和TPS这6种主要信息系统应用类型之间的关系。在组织中,TPS是其他类型系统的重要数据源,而ESS主要是接收来自于低层系统的数据,其他几种系统之间可能会相互交换数据。

图1 6种主要信息系统应用类型关系图

组织在信息技术和系统运用的初级阶段,由于技术发展不成熟、应用水平不完善和观念与组织结构制约等因素,只能将组织的活动领域分割为不同层次的不同职能或子职能的业务单元,并且彼此之间的界限是鲜明的。信息系统开发、运行和管理往往由不同的业务单元分别负责,从而形成了各种界限鲜明的应用系统。在组织内部有各种不同的业务单元,每个业务单元均有各自的信息系统应用,每个信息系统应用又带有各自的数据库,致使顾客和供应商与组织联系时往往需要通过不同的系统。另外,各业务单元的系统往往是孤立地起作用,形成一个个 “信息孤岛”,即有关顾客和供应商的数据和企业内部的有关数据出现大量冗余、不一致和不能共享。反过来,组织中的这些 “信息孤岛”又进一步加剧了业务单元之间的隔阂;而业务单元之间的隔阂又使组织的管理、协调工作难度增加,难以做到各个业务单元之间的步调一致,妨碍了组织价值的实现。这些分离的组织上和技术上的系统和结构,限制着甚至控制着组织的运作和顾客服务水平的提高。

新的组织环境的变化及发展,促使组织需要整体作为一个单独的企业来运作,而不是一个简单的业务单元的集合。因此,组织必须进行集成,业务、工作、信息系统和技术都必须有一个共同的整体战略和结构。在这种思想的影响下,许多组织致力于建设所谓 “集成化或一体化”的信息系统,来为组织的多个层面和 (或)多个职能或子职能域服务。但组织的 “信息孤岛”有多少能够或应该进行集成?这是一个难以回答的问题。虽然集成化的系统对组织有很多可以评估的利益,促进了组织各部分信息的沟通和共享;但集成要花费资金,并且集成多种不同的系统是特别费时和复杂的。每个组织需仔细权衡集成的利益和集成的成本与风险。

[1]戴庾先.现代企业管理 [M].第2版.北京:电子工业出版社,2005.