浅谈建设工程签证管理

潘 晨，李晓东，郑苦苦

(1．成都军区空军工程造价管理办公室，四川成都610041;2．解放军78509部队，四川成都611731;3．中国航空港建设第九工程总队，四川成都610041)

由于建设工程投资规模大，建设周期长、设备材料型号规格多、价格变化快，工程合同不可能对整个施工期间出现的情况作出完整的预见和约定;在实施过程中，由于主客观条件的变化，如建设方资金原因、建设的功能要求发生变化等，都会给整个施工过程带来不确定因素，产生各种工程变更。工程签证以书面的形式记录了施工现场发生的特殊费用，是承发包双方对工程变更部分的确认，其直接关系到建设方和施工方的切身利益。由于工程签证不包含在施工合同和图纸中，具有临时性、无规律性、内容复杂性等特点，导致施工现场签证价款在工程造价中所占比重不断增加，成为工程结算超预算的原因之一。因此，加强施工过程中的签证管理，是施工阶段投资控制的重点，也是影响工程总投资的关键因素之一。

1 工程签证的含义

工程签证是指工程发承包双方在履行施工承包合同过程中，按照合同约定或经协商一致，对施工过程中发生的各种费用(施工过程发生的与设计图纸、施工方案、预算项目或工程量不相符，需要调整工程造价的)、工期顺延、经济索赔等所达成的意思表示一致的补充协议，是项目最终结算时增减工程造价的凭据，也是建设工程全过程造价管理的主要组成部分。

2 工程签证目前存在的主要问题

作为驻现场的造价人员，经常感觉到现场签证的处理是工程施工中最容易引起争议的部分。笔者接触的工程签证，或多或少存在问题。产生问题的原因一方面由于建筑市场的不规范，另一方面是参加建设的各方(包括建设单位、监理、施工单位)不够重视。总的来说有以下几个方面的问题。

(1)缺乏及时性。一方面有的现场签证人员责任心不强，口头答应而不当时办理，另一方面施工方不按时申报签证，致使双方无法及时对工程现场实际发生的情况进行准确测量、描述与办理签证手续，而事后靠追记补办，甚至于在结算审核过程中还在补办签证手续。这样就极有可能导致现场发生的具体情况回忆不清，数据不准，补写的签证单与实际发生的不符，引起不必要的纠纷。

(2)签证单内容不规范。签证单中的资料记载不详，含糊不清，措辞模棱两可，计算费用的依据不足，无法计算应发生的费用。

(3)未经核实随意签证。现场签证人员不重视签证，缺乏造价控制意识，未经核实就随意签证。签证一般由施工单位填写，建设方不认真核实就签字，对不应该签证的项目进行了签证，如工程内容重复交叉的签证;未经设计人员同意而随意提高用料要求的签证;已包括在定额费用中的签证等等，从而导致因签证内容与实际不符而造成的经济损失。

(4)有一些施工单位不清楚哪些费用需要签证，缺少签证意识，又不按照规定程序进行签证，导致最终签证无效。一般情况下，现场签证需要建设、监理、施工单位三方共同签字才能生效，缺少任何一方都属于不规范的签证，不能作为结算和索赔的依据。

(5)存在恶意的虚假签证。这是在现场签证工作中存在着的不正之风，导致产生以少签多，高估冒算，弄虚作假等情况。

3 工程签证的管理

3.1 发生工程签证的依据

施工合同，建设单位的书面通知书，工程设计变更单，建设单位确认的会议纪要，现场签证的报审书是签证依据。

3.2 工程签证的原则

(1)真实性:以合同为依据，以现场发生为事实，以施工方实际已发生的工程量为准。

(2)全面性:签证申请中所涉及到的签证原因、签证内容、签证数值计算以及相应的证据资料要充分、齐全。

(3)及时性:所有的签证资料必须及时收集、整理、归档，施工单位确保在规定的时间内提交建设方，监理单位和建设单位;必须在规定的时间内按程序进行现场确认、审核。如属隐蔽工程，必须在其覆盖之前签字确认。

(4)准确性:用词简洁准确，条理清楚，逻辑性强，签证值的计算要符合合同约定。合同中未约定选用的计算方法，必须采用常规的方法。

(5)规范性:必须按照规定的编制要求、工作流程、时效限定进行工程签证。否则不予审核或视为无效。

(6)权限性:建设方对现场签证管理实行严格的权限规定，不在权限范围之内的签字一律无效。

3.3 签证单撰写的要素

(1)签证事实发生、完成时间及签证单提交的日期、编号;

(2)签证的依据和原因，包括法律法规、合同条款、工程指令、变更函件、各类确认函等作为附件;

(3)签证事实及完成情况简述;

(4)要求签认的相关事宜，包括工程量、工期、费用，阐明签证部位、材料名称、规格、做法、数量、工程量计算式等。

3.4 进行工程签证的程序

进行工程签证的程序要求主要可归纳为:深入现场，精心计量，准确及时，规范全面，分级管理，严密审查。

(1)施工单位必须在签证事实发生后的有效时间内(按各建设单位的规定)向监理和建设单位提出办理现场签证的申请，由监理、建设单位进行现场确认。如需要现场测量收方的签证，还要向监理和建设方提交现场计量申请。

(2)建设单位现场签证人员和专业监理工程师在接到计量申请后，首先审查其完整性。审查合格后，当日内到现场和施工单位现场负责人一起对工程变化情况进行调查，审核现场签证内容，按实际计量，填写收方计量单。收方计量单必须由施工单位现场负责人、建设单位签证人员和专业监理工程师三方共同签字。隐蔽工程签证必须在隐蔽前完成验收手续和工作量确认。

(3)施工单位根据确认的工程量编制预算，然后按规定的统一格式填写《现场工程签证单》，一式四份，在规定时间内向监理单位报送。签证资料必须齐全才能上报，其内容主要包括:签证单、书面指令、图纸、设计变更单、收方计量单、认价单、原始凭据、工程量计算书、预算书、签证报价、现场照片等。所有资料应有相关人员签字、部门或单位盖章及签字日期。

(4)所有签证必须由专业监理工程师核实签证格式、内容、资料、签署的完整性及工程量，在规定日期内完成审定，并上报总监理工程师进一步复核。总监理工程师签署意见后交由建设单位造价管理部门进行全面审核，并按照合同约定的结算方法审核签证金额。上述审核人员均应签署姓名、日期及审定内容与意见。不管对签证内容和金额的审核结果是否与施工单位上报情况一致，审核人员都必须将各自复核的结果在《现场工程签证单》内重新明确详细描述，而不能仅仅只填“属实”、“同意”等。在办理施工单位报送的现场签证时，要特别关注签证是否合理，如发现不合理签证，须做好记录，说明不予签证的原因，并完成正常的审批程序，存档备案。不予签证的情况如:重复的签证、未按规定时间上报的签证、属于施工单位工作失误造成的现场签证、工作内容已包括在合同中的签证、在工程招标过程中一般已经确定的工程取费标准等。

(5)造价管理部门审核完成之后，依金额大小，根据建设单位制定的签证审批权限，对签证进行审批。

(6)审批通过后即告生效，签证单汇总到造价管理组，盖章后，存档一份，其余三份由建设单位财务管理部门、监理单位、施工单位存档，作为工程结算的依据。

4 几点措施建议

在工程造价全过程管理中，现场工程签证不可避免，各种主客观因素导致现场签证出现漏洞。因此，必须加强现场签证管理，把现场签证费用降低到最低限度，使建设方的每一项投资发挥最大效益。我认为要从提高素质，健全制度，源头控制等几方面进行努力，来切实做好工程签证这项工作，有以下几方面的建议:

4.1 提高现场签证人员的责任心和业务水平

签证工作是一项政策性、技术性、经济性很强的工作，各方应委派具有相应专业知识的人员进行管理。要想把现场签证工作做好，现场签证人员必须加强职业道德教育，建立自律惩戒措施，具有良好的思想品质和高尚的职业道德，并不断提高自身的业务素质。既熟悉现场情况又熟悉合同及工程建设的相关法律、法规的内容，并具备预算定额的基本知识。

4.2 建立完善的管理制度和运行机制

4.2.1 建立工程签证每月统计汇报制度

建设单位造价管理部门每月定时将本月已通过审批确认签证单汇总统计的结果上报建设单位主(总)管，或组织工程例会进行汇报，通过必要的审核，从而在第一时间发现问题，进而采取有效的补救措施。

4.2.2 必须明确签证的权限

对单张签证涉及费用大小的权力限制:建设方应限制工程签证相关人员权限，根据签证费用的大小，建立不同层次的签认和审批制度。如涉及金额较小的内容应由建设单位造价管理部门和财务监督部门共同签字认可;对超过规定限额的内容应由工程总管来确认或建设单位召开专题会议，形成会议纪要，签署补充合同的形式予以确定。

对涉及签证内容的专业权限:建立专业分工的签认制度，如:有关水电专业内容的工程签证必须得到现场水电专业监理工程师的审核签署。

4.2.3 严格执行签证内容审核制度

现场签证单上每一个字、每一个字母、每一个数据都必须正确，有时只是一字之差，引起的造价就相差几倍以上，所以内容应实事求是，数据准确，必须和实际相符，并不得超出应签证的范围。如:对于材料签证，就应将材料名称、规格、品种、质量、数量、产地、单价、供料方式、时间、地点等表述清楚。这就要求建设方建立明确的审核制度，做到签证形式合法、内容实事求是，手续资料齐备，程序符合规定，保证签证内容与现场实际已发生情况相符合，不该签的坚决不签，维护签证的严肃性。

4.2.4 建立健全现场签证建档制度

工程签证应及时签办并编号归档，编号必须连续，严禁补办增编。对于一些重大的现场变化，还应及时拍照或录像，以保存第一手原始资料。现场签证必须有各方主体(建设方、监理、施工方等)代表签字，同时签证单由几方建设主体各保留一份。在审计时，统一由建设单位加盖“送审资料”章，避免在审核过程中，各方根据自己的需要自行补交签证单。

4.3 从源头控制，减少工程签证

4.3.1 严格控制设计变更

设计变更是保证施工质量，完善工程设计，纠正设计错误以及满足现场条件变化而进行的设计修改工作，设计文件一经审查通过，任何单位和个人不得随意更改。设计变更是引起签证最大的源头，工程开工前必须严格进行图纸会审，将施工图上的问题提前解决，尽量减少施工中的设计变更，一般情况下不允许设计变更，除非不变更会影响项目的正常运行。由于项目建设条件的改变或施工实际需要而更改原设计，必须经过深入的调查研究并充分论证，并遵守项目合同中的全部规定，对必须发生的涉及费用增减的设计变更必须经设计单位、建设方代表、监理单位总工程师共同签章认可方为有效。

4.3.2 在制订合同时就明确工程签证方面的内容

工程签证方面的内容在甲乙双方订立工程合同专用条款中必须制订得详细周到且具可操作性。工程签证的范围、由谁签字、通过什么程序，签证的规范格式，加盖公章等，这些问题都应当在工程合同中加以明确。合同双方当事人必须对行使签证权利的人员进行必要的授权及签证权力限制。针对目前在工程结算时大量产生的补签证问题，可以通过设立合同条款来防范补签证的发生。

总之，在工程建设中，只有重视并加强现场签证的管理，提高现场签证的质量，充分发挥建设方在投资控制方面的作用，明确规范建设方、施工方和监理方的职责，建立完善的工程签证管理制度，使工程签证得到控制，从而有效地控制施工阶段的工程造价。

［1］ 叶华章，任宏．探索中国建设工程造价管理新模式［J］．工程造价管理，2001

［2］ 林镥海，建设工程施工合同司法解释操作指南，［M］法律出版社，2006