高职系部教学档案信息化管理的SWOT分析

杨 大 伟

(黑龙江生态工程职业学院 资源环境系，哈尔滨 150025)

作为执行教学任务的基本单位，系部在实现学校人才培养目标的过程中积累了大量具有保存价值的文字、图表、声像等各种信息资源。而教学档案是系部日常教学、科研及管理等重要工作原始记录的真实记载及高度汇编，是高职教学档案管理中极其重要的组成部分。随着计算机技术的迅猛发展及互联网的快速普及，传统的档案管理方式已经不能够适应信息社会高速发展的需要，高职教学档案的现代化管理势在必行。此形势下，对系部教学档案信息化管理的SWOT进行分析将对高职院校教学档案的现代化管理产生积极而深远的影响。

1 SWOT分析法概述

SWOT模型是最早由美国旧金山大学韦里克(H·Weihrich)教授于20世纪80年代初提出的，其四个英文字母分别代表：优势(Strength)、劣势(Weakness)、机会(Opportunity)、威胁(Threat)[1]。此模型可以客观分析高职系部教学档案信息化管理的限制因素(劣势和威胁)及利好因素(优势和机会)。

应用SWOT分析法不仅可以直观呈现高职系部传统教学档案管理方式改革与发展过程中存在的新情况及新问题，为进一步认清形势及制定解决方案提供重要依据，而且可以在内外部各方面环境条件高度综合的基础上高屋建瓴，制定出符合教学档案未来长期发展的科学战略。

2 系部教学档案信息化管理的SWOT分析

2.1 系部教学档案信息化管理的S(优势)分析

2.1.1 信息资源直接可获

结合职业教育特点，高职系部教学档案建档内容包括：高职课程标准、教学计划书、教学进度表、上课教室安排表、教学反馈表、高职教育立项课题、学生毕业论文设计、系部教学科研成果奖、考试试卷、考试试卷评价、学生成绩等。系部作为积累上述原始资料的第一部门，充分具备了收集和汇总上述信息资源的优势条件。

2.1.2 归档制度严格

档案管理纳入系部教学工作计划。为了做好各学科及专业教学档案的归档工作，系部制定了严格的制度。下达了教学任务与相关资料归档证明同步的重要指示并规定了相应的奖惩措施。相关教学及教辅人员将据此严格上交每学期、每年度甚至是每个特殊重要阶段的(上级教学质量评估)的有关资料。严格的归档制度是系部教学档案信息化管理的有力保障。

2.1.3 管理手段与时俱进

毋庸置疑，电子档案的利用比纸质档案更快捷。为了适应科技社会知识信息快速更新及查阅的需要，高职系部在教学档案的收集和整理采用传统纸质原始材料(或复印件)及电子文档双收集的方式，并设专门存贮设备设施及专业档案管理人员管理。此外，有关档案管理数据库建立及应用的研究成果也适时地借鉴到高职系部教学档案的现代化管理之中。

2.2 系部教学档案信息化管理的W(劣势)分析

2.2.1 管理人员面临考验

教学档案信息化管理要求档案管理人员不仅要有专业档案管理经验，还要精通计算机及网络技术。双重标准的高要求迫使目前高职档案管理队伍不得不直面自身的劣势。

2.2.2 学生素质参差不齐

系部教学档案要求保留有价值的教学信息，由于高职招生的局限性，生源素质的参差不齐成为限制系部教学档案快速有效归档的客观实际，毕业设计是高职学生三年学习效果的一次综合大考核，在整个高职教育阶段具有重要意义。而和学生直接相关的毕业论文设计等材料的收集是系部教学档案年度管理的一大难题。

2.3 系部教学档案信息化管理的O(机会)分析

2.3.1 周期性教学质量评估提供了发展契机

2003年，我国正式确立了周期性教学工作评估制度[2]。作为黑龙江省示范性骨干高职院校，笔者所在部门在2009年迎来了省教学质量的首次评估。此次评估工作为档案工作的顺利开展提供了宝贵机遇。评估前，系部教学档案管理制度尚不健全。评估准备期，系部档案管理工作得到了高度重视。从计算机软硬件设备的添置到管理人员的继续培训以及系部专业教师内的宣传及规范，大量的有效措施得以落实并取得初步成效。周期性教学质量评估是数年一度的号角，每一次的吹响都将是一次集结优势资源、寻求高速发展的新契机。

2.3.2 校园网的普及提供了信息共享平台

校园网络环境的出现使高职系部教学档案信息化管理走上新阶段。新阶段的发展目标是实现所有教学第一手非保密信息资源的共享。校园网的普及为校内外的信息传递及共享提供了平台，为高职系部教学档案信息管理形成体系奠定了基础。

2.4 系部教学档案信息化管理的T(威胁)分析

2.4.1 忧患网络系统安全

由于系部教学档案信息系统采取集中存放、统一管理数据的方式[3]，在网络环境条件下，任何人都可以通过计算机进行访问，因此这些信息的安全至关重要。系部教学档案信息系统的建立及应用无疑是一柄双刃剑，实现信息共享的同时也面临巨大的安全隐患。

2.4.2 质疑电子档案的原始真实性

从节约资源的角度，并不是所有的信息资料都可以实现纸质材料和电子信息双归档。而电子档案可数次更改而不落痕迹，一方面，其原始真实性面临威胁；另一方面，一些极其重要的原始资料可能被窃取和修改，被用于伪造和欺诈。

3 高职系部教学档案信息化管理的若干建议

3.1 加强档案管理人员队伍建设

高职档案管理人员的整体素质亟待提高。鉴于档案管理工作的特殊性，信息时代的档案管理人员的专业素养既包括专业道德素养，也包括专业业务素养。优秀的专业道德素养可以有效确保历史档案的原始真实性，杜绝人情的腐化及功利的弄虚作假。而专精的业务素养可以确保档案管理工作的安全、完备、长效及系统发展。为此，高职院校有责任举办短期教学培训班，对所有档案管理人员进行继续教育和培养。此外，引进具有高学历的专业技术人才补充到此队伍中，可以为高职档案管理人员队伍注入新的活力。

3.2 加强信息化档案管理工作的立项研究

系部教学档案管理起步较晚，虽然在评估的大前提下受到了重视，但是相关理论在众多领域存在着可提升的空间。诸如系部档案的分类尚存不明确之忧、系部档案的功能及应用存在着限制因素、系部档案保存价值评价体系尚未建立、系部档案数据库建立及网络安全问题仍然需要再研究等等。只有立项研究可以提高档案管理人员探索的积极性，为深入解决问题提供支持。

3.3 加强档案信息利用的宣传及教育

系部教学档案信息系统支持全校教职人员及学生的访问。因此，安全守法地利用网络技术是和谐发展的前提和基础。全校范围内的宣传和教育工作不可轻视。此外，由于档案可能和校园内备案在册的每一个成员息息相关，有关收集信息档案的具体要求也要通过各种宣传途径传达给相关人员，以确保归档历史信息的真实有效及完整性。

3.4 建立评估体系

基于SWOT分析，有必要将竞争机制引入系部教学档案的信息化管理。建立评估体系是有最佳途径。每学期组织人员进行阶段性小评，每年度进行年度大评。评估工作要争取到院领导的支持，以助于奖惩制度的落实及相关政策的渗透。

综上所述，高职系部教学档案信息化管理限制因素(劣势和威胁)及利好因素(优势和机会)并存。只有抓住机遇、扬长避短并有的放矢地解除威胁才能确保高职系部教学档案工作的良性循环及持续发展。

[1]张珺.我国档案信息化建设的SWOT分析[J].湖北档案,2007,(15):12～15.

[2]郭洪莉.高校教学评估与系部教学档案建设[J].黑龙江档案,2011，(1):73.

[3]冒红.浅议校园网络环境下的高校系部教学档案管理[J].行政管理,2010,(4):286～287.