建筑工程档案的科学化管理

董 明

(武汉大学 基建管理部，湖北 武汉 430072)

建筑工程档案是建筑工程规划建设和管理过程中的重要基础资料,是建设各主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监管和执法监督的重要依据,是抗震防灾、应对突发事件的重要信息,也是工程建设、维修养护、改建扩建、审计稽查、维护权益的可靠信息和凭证。随着社会主义基本建设的高速发展，建筑工程档案作为一种重要的科技信息资源，它的充分开发利用，必将对社会现代化建设和发展做出重大贡献。建筑工程档案工作如何面对机遇和挑战并存的现实，档案工作者怎样及时转变思想观念和提高操作技能，使建筑工程档案管理工作在新的平台上发挥应有的作用，是摆在档案工作者面前的新课题。

1 建筑工程档案资料的主要内容及特点

建筑工程档案资料的主要内容有：

（1）综合性文件资料。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

（2）土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

（3）竣工图等。主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。

建筑工程档案具有以下特点：

首先是单一独立性。即一个单项工程竣工档案的整体性。这是工程档案最突出、最重要的特点。

其次是真实性。工程档案是该项工程实体的一面镜子似的真实写照。因为工程档案材料是与该工程建设同步形成的，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，单从档案材料就可以求和工程质量标准，是建筑工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。

然后是实用性。工程档案是该工程最原始的记录，所以有很大的使用价值，即实际性。通过档案，可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。

2 我国建筑工程档案管理工作存在的问题

目前，我国基本建设正在飞速发展，但建筑工程档案管理的现状不容乐观。综观建筑工程档案管理工作的整体状况，存在着发展不平衡、不稳定以及发展多样性等因素。这给建筑工程档案管理工作带来了诸多问题，具体表现在以下几个方面：①施工档案在工程管理中没有充分发挥有效工具、重要依据、有力武器必要条件和生动素材的一般作用；②施工档案在工程管理中没有充分发挥凭证、参考的特殊作用；③施工记录不够规范真实，以致归档后缺乏利用价值；④对工程发生的会议纪要、签证不够重视，以致在决算审计时得不到充分利用；⑤施工档案收集、整理、归档和移交过程不够流畅，缺乏时效性。

3 建筑工程档案的科学化管理

如何发挥工程档案在工程管理中应有的作用，为工程管理提供有效及时的作用，是一项严峻紧迫的课题。要使工程档案管理规范化，首先要对从事该项工作的管理人员进行培训，提高他们的素质；其次要完善相应的制度和管理办法，从根本上改变不规范状况，对症下药，逐个解决问题。

（1）思想上要重视工程档案管理工作。建议对工程资料进行定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。同时建筑企业管理部门、档案管理部门应该进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作。

（2）建立健全档案管理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标代理机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

（3）严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。

（4）加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。

（5）充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。现代工程项目的管理，是一个复杂、艰巨的系统工程，涉及投资、进度、质量、人员、风险、合同、图纸文档等多方面的工作及众多的参与部门，使得在工程项目管理过程中信息的采集沟通和协调工作量十分巨大。计算机技术在工程档案管理中的应用有效地解决了工程档案管理过程信息采集、处理和传递。目前，工程项目的规模和要求出现了许多根本性的变化，工程档案管理工作也日趋复杂。要收集大量的资料，单靠人工方法整理是远远不能满足档案管理的要求的。因此，提高工程档案管理水平，应用计算机辅助管理，进行工程档案管理信息的处理己成为档案管理发展的必然趋势，它可以极大地提高档案管理工作效率，提高工程档案管理水平。

（6）及时做好传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录，才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时、有效档案资料或信息。

4 结语

当前，我国的建筑市场面临严峻的挑战和激烈的竞争，管理体制必将渐进改革，建筑工程档案管理也会涌现新情况，同时也存有较大的发展机遇和空间。我们应以积极学习和借鉴国外先进建筑工程档案管理经验的态度，充分发扬我们已有的优势，重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结建筑工程档案管理的经验，使建筑工程档案更好地为我们的经济建设和构建和谐社会服务。

[1]《建设工程文件归档整理规范》（GBT50328-2001）.

[2]魏敏.关于加强工程建设档案管理的思考.山西建筑，2007（27）.

[3]王素卿，王早生.注册监理工程师继续教育培训（必修课）教材，北京知识产权出版社，2009.