近十年来高校图书馆与资料室关系的研究

唐山学院图书馆 〔河北省唐山市 063000〕 刘君君

高校图书馆与院系(所)资料室的关系是多年来图书馆学研究的重要问题之一。笔者用 CNKI中国期刊全文数据库,于2009年10月28日,检索当日该数据库共收录综合性和专业性特色期刊8 200余种,全文总量达2 300多万篇。笔者要研究的课题是近十年来高校图书馆与资料室的关系,在高级检索界面输入的检索关键词是“高校图书馆”、“资料室”,布尔逻辑算符为“并且”,检索范围为全部期刊,检索模式为模糊匹配,时间段选择为 1999年～2008年,共计10年,检索到相关论文总计993篇。1999年以来,正好是中国高等教育大规模扩招的一段时间,各高校图书馆和资料室都得到了很大发展。中国期刊全文数据库是我国权威的全文数据库之一,利用该数据库得出的检索数据也同样具有权威性和代表性,本文即是利用这组数据讨论近十年来高校图书馆与资料室的关系问题。

一、高校图书馆与资料室关系的政策性规定

到目前,我国还没有一部成文的图书馆法。对高等学校图书资料工作的主要依据是教育部 2002年2月21日印发的《普通高等学校图书馆规程(修订)》(以下简称《规程》)。《规程》规定:“高等学校图书馆是学校的文献信息中心”、“组织和协调全校的文献信息工作,实现文献信息资源的优化配置”、“高等学校的院系(所)资料室是全校文献保障体系的组成部分,在业务工作和资源配置上,接受学校图书馆的指导与协调。应面向全校开放,提供文献信息服务,实行资源共享”。这里明确了高校图书馆与资料室的定位,即资料室是图书馆系统的子系统,是全校文献信息保障体系的组成部分,是对学校图书馆功能的补充。校图书馆面向全校读者提供必须的文献资料信息,为培养与提高读者的全面素质服务;而资料室由于专业性、针对性较强,其提供的资料具有“专”而“精”的特点,直接为本院系师生的教学和科研服务。由于资料室的服务范围依据《规程》是对全校师生开放,因此,资料室应该发挥不同于图书馆“广”而“博”的文献资源建设与服务,具体分析读者状况,研究读者对专业文献信息多样化、个性化的需求,合理配置室藏资源,走“专”而“精”的专业文献资源建设与服务之路。

二、高校图书馆与资料室关系的历史考察

高校图书馆与高校院系(所)资料室的关系是多年来图书馆学研究的一个重要问题,并且比较平稳,没有明显的热炒和冷落,图书馆与资料室的关系有如下三种结论:

(一)取消资料室

取消资料室即废掉现有的各院系(所)资料室,将现有图书资料和人力资源都合并到校图书馆,实现全校图书资料的一体化管理,建立全校统一的文献信息中心。这样做的好处是,统一了文献资源配置,避免造成资源浪费;存在的问题是,教师利用图书资料不够方便,不利于教师随时跟踪学科研究进展。因为高校专任教师并不坐班,每周可能只有两个半天到校参加例会,其余时间上完课便回家了,如果各系都保留有资料室,在会余或课余就可方便地到资料室翻看专业期刊,了解学术前沿信息。当然,教师也可以到图书馆借阅图书资料、了解学术信息,但现在各高校图书馆都进行了改革,教师专用的参考室、阅览室基本上都与学生阅览室合并,其目的是提高资料利用率,避免机构重复设置。但从笔者的观察来看,教师对图书馆的依赖性远比对资料室的依赖性要小。对教师来说,利用资料的便利性原则是第一位的。唐山学院历史上对资料室的管理,在存废问题上经历了一个轮回。20世纪90年代初,曾将各系资料室收归图书馆管理;但经过几年的实践,广大教师感到利用图书资料非常不便,后又应教师的强烈要求恢复了各系资料室的建制。从近几年发表的相关论文来看,取消或合并资料室的呼声还是有一定市场的。2009年10月28日,笔者通过 CNKI中国期刊全文数据库进行检索,检索入口选“主题”,检索词为“取消高校资料室”,时间段为 1999年～2008年,检索结果为 10篇,输入检索词若为“合并高校资料室”,得到的检索结果为77篇,表明取消或合并高校资料室还是有很大比重。

取消或合并资料室的原因归结起来有:(1)经费严重不足和严重浪费并存。由于相当一部分图书资料经费被分割给各系资料室,使得多数学校的图书馆难以购置像《四库全书存目丛书》那样价格昂贵又有极高收藏价值的大型丛书;系资料室仅有一杯羹,在购藏珍贵文献资料方面更是捉襟见肘,望书兴叹。但是,另一方面,各类相近系资料室往往又重复订购大量的图书和期刊。据唐山学院的调查,全校各系资料室与图书馆期刊重复订阅率达 63%,有两种杂志竟订了20份,仅有一个系资料室未订。(2)文献信息资源严重短缺和严重闲置并存。经费严重不足和浪费的直接后果是,有价值的图书资料入藏量逐年下降。但是,另一方面,系资料室这有限的藏书多数只对本系教师和研究生开放,少数还接纳本系写毕业论文的本科生,使得本系更广大的学生和全校其他师生无法享受其信息服务,使得有限的文献信息资源被长期闲置。有关调查统计显示,系资料室的图书期刊平均年利用率只有 10%。(3)资料人员角色尴尬,素质难以提高、工作难以到位。资料人员在高校教职员工队伍中,过去长期处于勤杂工的地位,资料人员多被视为调入家属的安置岗。近年来资料人员的地位虽有所提高,但也只是被划入教辅人员的行列。这就决定了资料人员的业务素质起点普遍不高,学历水平和专业水平难以跟踪本专业前沿信息。加上编制少,多数资料室只有1人,有的还身兼系务或学生工作,使得资料室难以发挥信息服务职能。(4)管理上具有行政系统条块分割的弊端。现在很多高校对系资料室管理体制是资料人员在行政上属所在系管,在业务上属图书馆管,实际情况往往是图书馆因资料室分散在各系,管理起来力不从心,而各系领导对资料室建设往往重视不够,主观随意性较强,这种体制很容易形成两不管的管理真空。因此,高校资料室应予裁撤。

(二)加强资料室建设

持加强资料室观点的学者认为,高校资料室不但不能裁撤,而且还应该在保存的基础上进一步加强,其理由是:图书资料是为了用的,高校图书馆是学校教学和科学研究工作的重要组成部分,要履行教育职能和信息服务职能,为教学和科研服务。保留各系部资料室,就能极大地方便教师利用图书资料,最大限度地发挥图书资料的情报价值。2009年10月28日,笔者利用 CNKI中国期刊全文数据库,检索入口选“主题”,检索词为“加强高校资料室建设”,时间段为 1999年～2008年,得到检索结果为 203篇。

持资料室应加强观点的论文作者多数为资料室工作人员。他们认为:(1)资料室处在教学第一线,它的工作具有直接性、动态性、时效性的特点,有利于教学科研人员充分利用资料。(2)图书馆主要是通过外借、阅览、新书介绍等具体工作为广大读者服务,它的大量工作是文献的基础工作和管理工作,是一种文献服务。而资料室是以资料、情报工作为主,非常注重最新、最活跃、最热门的情报资料的收集与交流,这是资料室最具特色的功能。鉴于图书馆担负的是全校广大读者的服务工作,很难开展具有深度和活力的情报工作,而资料室恰恰具有专业情报工作的条件和优势。(3)图书馆与系资料室面对的情报需求层次不同。图书馆的服务对象主要是学生,而资料室的服务对象主要是本系的教师。学生和教师的需求层次是存在较大差距的。这种需求层次的差异也决定了各自对情报资源开发有着极大地不同。

系资料室藏书的最大特点是所收藏的文献具有很强的专业性,紧密结合本系教学与科研。资料室重点收藏本系专业和相近专业的国内外文献资源,其中包括中外文图书、学术论文、研究报告、专利文献及本学科近期中外文核心期刊等。除了收藏保管图书外,资料室的另一重要任务是根据教学、科研的需要,对专业资料开展二次与三次文献搜集、整理、编制工作。资料室工作具有极强的专业性,与图书馆不同的是,它面对的读者主要是教师和研究生,它的收藏是专业化的,能比较全面系统地反映本学科的状况。同时,系资料室具有优越的地理位置,系资料室一般都设在本系教学楼内,师生可利用空闲时间随时查阅资料;并且它的开架阅览直接向读者展示了室藏,既省去了读者查抄目录的时间,又提高了图书资料的利用率和流通率,最大限度地满足了读者的不同要求。

(三)资料室分馆化

资料室分馆化是 “存”和 “废”的结合,是图书馆与资料室关系的折中,也是目前图书馆与资料室关系的主流思想,在北京大学和北京师范大学都已实现。1997年～2000年左右,发表的相关论文讨论的主题还是加强校园网络化建设,实现校内文献资源共享。这一时期,我国刚刚提出建立中国教育科研网(CERNET)和中国高等教育文献保障系统(CALIS),有作者就提出利用网络建立高校内部统一的文献资源体系。然而,因为观念的问题,这一时期主要是理论探讨,研究的针对点是高校图书馆不能对资料室实行有效的管理,缺少统一规范与协调,图书馆既未能对资料室实行真正统一的业务领导,也很难真正成为学校的文献情报中心,图书馆的图书资料总目录不能反映出各资料室的自购文献。现在这个问题,随着计算机和网络技术在图书馆的广泛应用,已能够很好地解决了。2000年以后,随着各高校校园网络建设的成熟,各高校整合内部的文献信息资源、实现共享已成为现实,资料室分馆化管理是这个时期的突出成果。

四、网络时代图书馆与资料室的整合

现代高校里信息资源共享已从理想逐渐变成了现实,这是计算机技术和网络技术带给图书馆的革命性变化。传统的图书馆时代,我们通过手工目录、交换目录、邮寄图书资料、复印等达到资源的共享,还有成本更高的是亲自到其他图书资料部门去借阅。然而,在现代这样一个网络无处不在的时代,图书馆与资料室不再拘泥于由谁来管理,而在于能够使资料得到共知、共建和共享,共知、共享的方式是通过OPAC来检索馆藏信息。同时,电子资源在图书馆的广泛普及使得资源共享更为便捷,期刊数据库以清华同方、重庆维普、北京万方数据为代表,电子图书以超星、书生、方正阿帕比为代表,其他如学位论文、标准、专利、学术报告等都有了电子版并可网络检索。图书馆与资料室依赖校园网络环境整合完成后,达到了信息资源的一体化和共建共享,就“无须在组织上实行图书馆、资料室、情报室的一体化”。

唐山学院历史上对资料室的管理正应了“合久必分、分久必合”这句老话,上世纪 90年代初期,我院将图书馆与资料室合并,资料室的人、财、物都收归图书馆管理,想法是构建一个统一的馆藏体系,合理使用有限经费采购文献资源,并且可以有效地节省人力资源;但合并几年后取得的经验和教训是,老师们利用文献不便、意见很大,因为老师们都不坐班,都想利用有限的到班上集中的时间看看最新资料,这样又在各系恢复了资料室的建制,方便了老师们的借阅,也形成了负面影响。资料室与图书馆互不通气,任意采购,使得本来紧张的购书经费并未真正花在刀刃上。另外,资料人员缺乏图书馆在学术上的扶持和工作中的激励,严重影响了他们的工作质量和积极性的发挥。

2000年,我院升本后建设了新校区,硬件设施上了一个很大的台阶,建成了高速校园网,图书馆购买了中国期刊网全文数据库、优秀博硕士学位论文数据库、万方外文期刊数据库、超星数字图书馆等数字资源,还有若干种免费数字资源在校园网上运行,各系资料室的计算机及校园网上的任一台计算机都可以使用这些电子资源。这些电子资源的使用大大提升了我院文献信息资源为教学和科研服务的水平。校园网络环境的建立,为整合图书馆与系部资料室的文献资源打下了硬件基础,图书馆对资料人员进行培训后为各资料室安装了编目软件,18个资料室的 6万余册图书的书目信息进入了图书馆的OPAC系统,并且统一制定了文献资源借阅规则,实现了校园内的文献信息资源的共知、共建和共享。这实际上是“分久必合”的结果。当然,这种“合”已不是原先意义上的“合”,它已不再拘泥于资料室的管理模式,让广大师生在校园网内任何一台联网计算机上了解图书馆和各系的文献资源并可以借阅使用,这是文献信息资源系统建设的最终目的。

总之,在网络环境下,高校图书馆与系资料室将构成一个统一的信息资源体系,来为高校的教学和科研做强有力的保障。

[1]中华人民共和国教育部.教育部关于印发《普通高等学校图书馆规程(修订)》的通知.附件:普通高等学校图书馆规程(修订)[Z],2002-02-21.

[2]江凌.浅议高校学院资料室的体制改革和发展方向 [J].河北科技图苑,2009,22(5):30～32.

[3]杨勤.浅议新形势下高校图书馆与院资料室的互补作用 [J].河北科技图苑,2008,21(2):37～39.

[4]吴艳玲.普通高校系资料室应予裁撤[J].大学图书馆学报,1999,17(2):73～74.

[5]赵哲明.高校发展更应加强系级资料室建设[J].辽宁教育行政学院学报,2006,(5):176.

[6]陆金凤.如何进一步加强高校院系资料室的建设 [J].科技情报开发与经济,2007,17(2):封 2,82.

[7]余燕.加强高校系级资料室建设的几点探讨 [J].现代情报,2002,22(7):41,35.

[8]史竞.实现校园网络化是高校图情工作的当务之急 [J].大学图书馆学报,1997,15(1):58.