高校秘书工作探讨

代启勋

(重庆文理学院电子电气工程学院，重庆 永川 402160)

高校办公室秘书的工作，就是当好领导的参谋和助手，为学校领导掌握情况、制定和执行各项政策提供服务.秘书工作的优劣，直接或间接地影响到学校工作的大局.因此，重视提高高校办公室秘书素质是确保高校办公室工作质量的重要问题.

正确认识近年来我国高等教育的发展形势，正确看待发展中存在的问题，以科学发展观为指导进一步明确高等教育发展的重大措施，是确保我国高等教育沿着持续、健康的良性轨道前进的重要问题，对在新形势下高校秘书的工作也提出了新的要求［1］.

1 高校秘书工作的重要作用和现状分析

作为培养高级人才的高等学府，面向21世纪需要什么样的高级人才，怎样培养适应21世纪需要的高级人才，是高校未来所肩负的任务.学校管理水平高低、工作好坏，直接关系到学校人才培养及教学科研工作的顺利进行.秘书工作是行政管理的一部分，秘书人员素质的高低、办事效率的有效与否是体现学校管理水平的重要标志之一.

学校各个部门都有秘书工作人员.这支队伍在高校占的比例不小，这支队伍文化层次不一，人员素质有别，离现代科学技术发展的要求还存在一定的距离.

一是整体素质水平偏低.现在高校各部门的秘书大多是非秘书专业人员，甚至没有接受过正规的秘书职业培训和教育，对秘书的基本素质、要求不甚明了，公文写作能力有限.秘书人员的整体素质不高，工作开展缺乏计划性和规划性，当真正遇到问题时，往往显得手忙脚乱，导致学校相关工作的开展达不到预期的目标，进而影响到学校正常工作的有效开展及落实.

二是工作事务繁杂.高校秘书的工作涉及教学管理活动的诸多方面，作为领导的参谋助手，他们要将上面的情况传达下去，同时还要做好与部门、教师、学生的沟通，将师生的信息及时反馈给领导.此外，他们还要做好日常的行政管理工作，负责日常管理维护、公文传送和信息资料的保存等.目前，高校扩招的同时开展体制改革，人员的精简给秘书人员的工作压了更重的担子.

三是重视程度不够.高校秘书的选择，大多是根据工作需要和领导需求选用秘书，管理上不够规范和科学.秘书承担了大量的繁重工作，但很多高校领导没有意识到秘书工作的重要性，秘书的付出得不到回报，福利奖金制度跟不上，上升空间小，所以人员流动性大，一定程度上影响到学校日常工作的高效顺畅开展.

2 高校秘书工作提高的策略

2.1 充分重视

高等学校要健康、快速、有序地运行，必须充分重视并发挥秘书的作用.一是要重视秘书队伍建设，加强秘书工作的培训，明确高校秘书的位置，明确其工作任务、工作责任，确保高校秘书工作高效、规范运行;二是体现秘书价值，形成保障制度.秘书工作服务性强，工作量大，无偿劳动多，承担的责任重.要想调动其工作的积极性、主动性和创造性，必须充分尊重秘书的劳动，体现其工作价值，设立相应等级，提高福利待遇，采取必要措施给予充分保障.

2.2 更新观念

更新观念是高校秘书工作亟待解决的首要问题［2］.在新的形势下，如果不主动“换脑筋”，不去学习新知识、研究新问题，高校秘书就会被飞速发展的知识经济社会所淘汰.当前要强化三方面意识:

一是强化超前意识，更新滞后服务观念.古人云:“凡事预则立，不预则废”，“宜未雨而绸缪，勿临渴而掘井”.长期以来高校秘书大多习惯于被动工作，只求按时完成领导交办的工作、让领导满意即可.现实证明这样的习惯应该改一改了.现代社会发展的一个突出特点就是竞争激烈，挑战和机遇并存.在素质教育日益深化的今天，高校秘书必须要增强敏感性、预见性和超前性，具有见微知著的推测能力，善于把握客观事物的发展规律，变被动服务为主动服务，变滞后服务为超前服务，对那些可能要出现的事物和即将出现的苗头性问题进行科学地分析预测，及时提出新对策、新见解、新办法，为领导科学决策当好“探索者”.

二是强化责任意识，更新无过即功观念.过去，有的高校秘书人员认为，高校秘书工作无过即是功，有功也不显，这显然是不正确的.这些同志责任心淡化，遇事绕着走，该管的不管，该干的不干，即使去管、去干，也不敢往前闯，缺乏独立负责的精神.客观地说，干工作就难免出现差错，但最根本的是要看干不干、干多少，是真干还是假干.不干工作的人，当然不会有什么差错;反之，真正干工作的人，不可能不出差错，即使出现差错，也不应埋没其功.在大力推进素质教育的今天，更应该坚持正确的是非标准和功过观念，倡导大胆、独立、负责的精神，使高校秘书人员勇于开拓创新，敢于挑重担子，在本职岗位上发挥更大的作用.

2.3 提高素质

秘书工作由人来做，秘书人员的素质高低，直接影响工作的效率，这一点是人所共知的.高效率的工作，有赖于高素质的人员，高效率的工作有助于改变秘书工作的被动局面，因为秘书人员的高素质包括了这样的一个宝贵品性，即对形势和工作的预见性.这一品性是化被动为主动的关键素质［3］.

众所周知，我们正面临一个大变革的时代，党的十四大提出了加快开放改革的号召，旧的整个体制全面地受到考验和挑战.其中合理的部分将被保留下来，纳入新的体制中去;而不合理或不适应形势的部分，有待破除.一套新的完整的体制将在实践中被发现、被建立、被完善.在这种形势下，我们将“摸着石头过河”，踏踏实实地在探索中前进.高校的管理、决策也同样如此，在工作中，我们时刻都将面临无先例、甚至可能是无参照体系的开创性任务.这是我们这一代人的历史使命，也是我们这一代人的光荣和特色，历史注定我们必须有所作为.作为领导参谋、助手的秘书，也必须带上浓厚的开创性色彩——为领导的开创性工作，提供开创性的服务.

2.4 创新思维

高校秘书人员要有创新思维，要有开拓进取的热情［4］.安于现状、对事业漠不关心的人是不会致力于创新的.秘书创新思维的途径很多，在实践中常见的主要有以下几种.

在探索中创新.在实践中，困难和问题往往是不可避免的.若消极被动应付就会形成阻力，若积极地探索解决问题的新办法，就能有效地促进下作.对困难和问题，从不同的角度，深入、具体、细致、系统地研究其原因、要素、内在本质的联系和与外在环境的关系，探索解决问题的新办法，就能在创新思维中使问题和困难得到解决.这样，每当解决一次困难和问题，就能使工作向前迈进一大步，使创新思维得到一次新的发展.

在综合中创新.秘书在信息综合、职能综合中要做到:将有关情况、有关要素从新的角度，按照新的思路进行新的思考、探求新的结构、新的功能，按照客观事物发展的趋势，在实践工作中采用新的方法或对领导提出富有新意的建议，从而促进工作新的进展［5］.比如，将群众中的一些新的思路、新的经验、新的建议进行综合，形成一套全新的方案，供领导参考.或将国内外、历史上出现过的对某一事物或问题处理的措施和办法进行综合，形成适用于本单位发展的新设想、新看法，供领导开拓思路等.

在适变中创新.当客观环境条件发生变化时，秘书不应墨守成规、无所作为，而应敏锐地观察和思考环境条件变化的新特点、新趋势、新要求，协助领导判断、分析，并得出应对的新办法.此外，在秘书自身业务工作中，也应适应新环境变化，快速想出新办法，有效地适变、应变，在变化中寻求的新发展，在发展中进行创新思维.

总之，秘书人员应注重办事的原则性和灵活性、工作开展的预见性和处理事务的果断性等能力的培养，不断提高秘书人员的综合索质，推进高校秘书工作的进步.

3 结论

高校秘书工作具有特殊的地位和作用.要做好新形势下的高校秘书工作，就要做到更新观念、提高水平、创新思维，同时高校秘书人员要适应知识经济和高校体制改革及发展的要求，直面挑战、敢于竞争，在竞争中不断学习、不断提高、不断完善自己，才能更好地发挥应有作用，更好地为教学改革和教学科研服务.

［1］张建堂，唐弋.刍议新形势下的高校秘书工作［J］.现代企业教育，2007(16):131-132.

［2］高玉林.浅谈如何做好当前高校秘书工作［J］.辽宁广播电视大学学报，2003(3):65-66.

［3］佘丽莎.浅谈高校秘书的基本素质［J］.湖南医科大学学报，1999(2):91-92.

［4］姜新文.增强创新意识，高效优秀服务［J］.秘书工作，1999(2):17-18.

［5］李洁，刘冬梅.创新思维在高校秘书工作中的运用［J］.现代企业教育，2007(5):103-104.