关于做好新升本科院校档案工作的几点思考

江佩琼

（梧州学院，广西 梧州 543002）

关于做好新升本科院校档案工作的几点思考

江佩琼

（梧州学院，广西 梧州 543002）

随着高等教育事业的发展，学校的档案材料会大量地产生，在为教学、科研服务中如何提升档案管理能力，是新建本科院校普遍面临的问题之一。新建本科院校应该以服务科研、服务社会为发展目标，以满足教学需求为导向，在人文社会科学成果转化中发挥作用，以实现档案管理水平在短期内快捷提升。

新建本科院校；档案管理；思考

随着我国高等教育事业的迅速发展，近年新升本科院校也得到了长足的发展，这是高等教育发展到一定历史阶段的普遍趋势，是高等教育在新形势下全面落实科学发展观，实现教育公平、办人民满意的高等教育、建设高等教育强国、深入实施科教兴国战略和人才强国战略的重要举措。2005年12月，全国高校设置评议委员会通过了以广西大学梧州分校为基础，设立梧州学院的申请，梧州学院的发展从此翻开崭新的一页。

随着梧州学院教育事业的不断发展，学院的档案工作也得到了发展，在工作软硬件环境、管理制度和队伍建设等方面均取得了很好的成绩。但必须实事求是地看到，档案工作与学校教育事业发展的需要还有很大的距离，还有很多亟需改进和完善的地方。据笔者观察和与一些外地高校档案工作人员的交流，这些情况各地均有不同程度的存在，这也是新升本科院校所碰到的通病。如何在实践中不断地提升档案部门的功能，以适应学校建设与发展的需要，进而促进学校的建设与发展，是档案工作人员必须认真面对的、又是十分迫切的课题。

为此，笔者尝试以梧州学院档案工作为例，就正确认识档案工作对新升格为本科院校的发展意义，并通过建立高效实用的档案工作机制、打造高素质的档案工作队伍、不断地提升档案工作的功能，为科研教学服务、为学生服务和为社会服务，促进新升本科院校教育事业发展等问题，谈谈自己的基本思路。

一、档案工作是促进新升本科院校发展的重要基础，提高认识，充分理解档案工作对促进学校教育发展的重要性和必要性，并让这一理念根深蒂固地根植到教育工作者的思想中，有着十分重要的现实意义

学校的档案能真实地反映学校不同时期的教学工作和管理工作的情况，独具“原始记录”属性和凭证作用，学校档案对领导的决策、对学校的教学科研、对教师职称评定，以及为学生提供学历证明等方面均发挥着不可替代的作用[1]。因此，高校档案工作，既是促进学校教育事业发展的重要基础工作，也是维护学校历史真实面貌的一项十分重要的工作。

但是，由于种种原因，当前很多人对高校档案工作的认识和理解还十分模糊，档案工作得不到足够的重视和支持，档案工作相对滞后于迅猛发展的教育事业。而这种情况在有些新升本科院校更加明显。学校普遍将工作的重点放到教学科研方面，对档案工作方面的投入则大都只停留在硬件设施上，对档案工作软环境建设重视不够，对战略性规划，以及档案工作的连续性、工作人员的安排欠缺长远发展地考虑。不少人认为收集、整理档案是件单纯而简单的事情，无多少学问，谁都能干，致使档案工作人员变动频繁，工作难以连续系统地开展，档案工作的质量自然是大打折扣。在具体的工作安排上，容易受到其他工作的冲击，如经常是通知下发了很长时间，各系、部移交的档案材料总不能按时完成，严重地影响了整理档案材料的进度。一些从事档案工作的人员也认为承担的不是学校的主要工作，做好做不好对学校影响不大，所以工作热情不高，工作作风、工作态度不够认真。近年来，学生的在校生人数逐年上升，而收集回来的学生成绩表和学生学籍表却逐年减少，这一现象足以说明档案工作没有得到足够的重视。

为什么存在这些问题？根本原因是人们对档案工作在教育事业发展中的地位和作用认识不足。为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，2008年9月，教育部根据《中华人民共和国档案法》的宗旨颁发实施了《高等学校档案管理办法》。明确了高校档案工作在高校教育事业发展中的性质、地位和作用。2012年，梧州学院将迎来学校升格本科以后，教育部规定的对学校的办学条件、教学水平、教学质量、教学管理等进行综合评估和审核，档案工作的好坏，直接影响到我校能否顺利通过评估审核，毫无疑问，这既是对学校工作的一次检验，更是对档案工作的一次重要考验。

因此，提高认识，充分理解档案工作对促进学校教育发展的重要性和必要性，并让这一理念根深蒂固地根植到教育工作者的思想中，有着十分重要的现实意义。如何达到目的，我们认为：一要加强宣传。档案工作作为基础性的工作，它有赖于各部门的配合与支持，因此，各级领导和广大教职员工要增强档案意识，要从档案是学校的宝贵财富，是教育事业得以延续和发展的重要条件，是不可再生和替代的信息资源的高度去认识档案工作。二应结合相关法律、法规的学习与宣传，积极主动地开展《高等学校档案管理办法》学习宣传活动，充分利用学校的网站、刊报、工作简报及宣传墙报等传播工具进行宣传，使档案工作深入人心。三是以明年教育部对学校升格本科以后，进行综合评估和审核为契机，严格按照《高等学校档案管理办法》的要求，认真做好各项准备工作，为学校完满通过评估和审核而加分，不但要按评估达标的标准及时进行必要的整改和人员调整，健全完善档案工作制度，更要根据档案工作的特点和规律，着眼学校的长远发展，建设高效实用的档案工作机制，形成有鲜明特色的“梧州经验”。

二、健全完善档案工作机制，是新升本科院校可持续发展的重要保障，因此，我们必须把准档案工作的特点和规律，建立科学、规范、合理的档案工作机制，从组织上制度上确保档案工作顺利开展

高校档案工作是高等学校重要的基础工作，是学校教育发展不可或缺的重要组成部分，但是，目前的情况是档案工作这个基础很不牢固，远滞后于学校的发展。档案工作机制仍不尽人意，只重视人员编制机构的设置，却忽视了人员配备和作用的合理性；工作人员多有兼职，容易受到其他事务的冲击，以至档案的收集、保管衔接不畅；对教学、科研的档案归档不重视、不及时、不规范[2]。这些都说明我们现行的档案工作机制不完善、不合理、不科学、不规范。

健全完善档案工作机制，是新升本科院校不断发展的重要保障，因此，必须把准档案工作的特点和规律，建立科学、规范、合理的档案工作机制，从组织上制度上确保档案工作顺利开展。一是认真贯彻落实《高等学校档案管理办法》，使人们真正从思想上重视档案工作，从行动上自觉做好和配合档案部门的各项工作。二是建全完善高效的档案管理制度，包括各门类档案立卷归档制度，档案人员职责范围、考核制度、档案的保管、借阅制度，各门类档案材料的归档范围和保管期限表等，特别要严格明确各级档案管理人员，及其工作目标和工作要求。三是实行档案管理责任制。让所有教师都承担一定的教学档案责任，收集和整理各自的教学档案，定期或不定期地移交档案管理员，统一验收合格后存档，从制度上保证教学档案长期有效地收集和保存。

三、档案工作是一项专业性、科学性、技术性较强的工作，因此，建立一支政治素质和业务素质过硬的档案工作队伍，是新升格为本科院校档案工作上新台阶，进而促进学校教育事业不断发展的关键

客观地说，目前梧州学院的档案工作人员素质状况是不适应不断变化发展的形势的，这种不适应是全方位的，比较突出的问题是：一方面队伍的政治觉悟、职业道德素质和综合业务素质还有待提高，知识结构和年龄结构不尽合理，业务水平和工作能力不尽人意。

有的虽然拥有丰富的管理经验，但未接受过专门的档案管理方面的教育，知识更新缓慢，专业性和规范性较差；有的服务意识落后、不能满足日常工作的需要，成为档案工作顺应信息化社会发展的严重障碍。近年虽有一些专业人才充实进来，也因其工作不被重视，进来后难以留住，极不利于高校档案工作的发展。另一方面是档案兼职人员数量多，这些人员工作岗位变化很大，对档案业务又不太熟悉，一定程度上阻碍了档案工作整体水平的提高。目前，学校各系、部的档案员由系、部的秘书担任，其管理员虽然具有其他方面的专业特长，有的档案员学历还相当高，但因缺少档案管理技术知识，对档案材料的形成、档案的归档范围、档案的保管期限不熟悉，无法满足高校档案管理的工作的需要。例如：对于学校的基本建设档案，系、部的档案员是按他们的想法去进行整理归档，而不是按照档案的归档类型、归档范围、保管期限等进行保管。基本建设档案内容丰富，主体复杂，各施各法的管理很不规范，这样势必会给日后查阅档案造成很大困难，给日后的保管和利用带来隐患。

档案工作是一项专业性、科学性、技术性较强的工作，因此，建立一支政治素质和业务素质过硬的档案工作队伍，是新升格为本科院校档案工作上新台阶、进而促进学校教育事业不断发展的关键。那么，新升格为本科院校的档案工作队伍，应该如何适应迅猛发展的形势、并跟上形势，把握新形势下档案工作的主动呢？笔者认为，应着重做好这几个方面的工作。

一是加强学习培训，提高档案工作人员的政治素质和业务素质。一方面工作人员要加强自我学习，树立强烈的事业心和责任感，增强服务的意识，提高专业理论知识、语言表达能力及应用文写作能力，计算机管理能力和网络应用能力；另一方面加强学习培训，或定期在本校进行多种形式的学习讲座活动，或是创造机会，积极选派人员参加区域性或全国性的参观、学习和学术交流活动，通过多种途径提升档案管理人员的专业水平和业务能力。

二是加强档案工作人才的培养、引进和调整充实工作，优化档案工作人才队伍结构，建设一支具有较高专业素质和综合能力的管理型、技术型、服务型、研究型相结合的档案工作团队，夯实高校档案事业的基础。

三是引入竞争机制和奖励机制，改变“安于现状、不思进取”的状况，形成拔尖人才脱颖而出，激励人们奋发向上的工作环境，制定切实可行的岗位考核标准与管理办法，把考核与评优和晋级挂钩。充分调动档案人员的积极性，进而增强紧迫感和使命感[3]。

四是建立稳定的各级档案工作队伍，各系、部配备素质较高的专职或兼职档案人员，以保障档案工作有序、高效地开展。

总之，做好高校档案工作是学校管理的一项重要内容，《高等学校档案管理办法》明确规定，必须千方百计采取各种措施，使高校档案的管理纳入规范化的管理轨道，使新升本科院校的档案管理形成一个完整的、准确的、便于使用的档案系统，推动档案资源的开发和利用，提升高校档案的社会功能，让其更好地为学校服务、为社会大众服务。

[1]蔺海波.高校档案工作如何由边缘走向中心[N].中国档案报,2008-05-29（9）.

[2]以高校评估为契机加强高校档案工作[EB/OL]./[2009-4-1]www.bgsyw.com.

[3]刘孝峰.如何提高高校档案管理者的素质[N].经济导报，2010-10-29（3）.

G275

A

1673-8535（2011）03-0105-04

2011-01-20

江佩琼（1961-），女，广西梧州市人，梧州学院综合档案室档案馆员，研究方向：档案管理。

高 坚）