附属医院临床教学档案管理探讨

栗 蕴

（云南省第一人民医院/昆明医学院附属昆华医院,云南 昆明 650032）

高等院校附属医院是综合性教学医院，不仅承担着繁重的医疗卫生工作，还承担着医学生的临床教学任务，因而也形成了大量的临床教学档案，其既是学院基础临床教学档案的必然延续，也是医院体现教学职能的必要资料，是衡量医院临床教学质量和管理水平的一个重要标志。随着高等教育事业和医疗卫生事业改革的深入，特别是教育部本科教学工作水平评估的开展，附属医院的教学档案管理也面临新的机遇和挑战。如何让临床教学档案在新形势下充分发挥其价值，是值得探讨的重要课题。

1 教学档案的内容

教学档案是在教学实践活动中形成的，具有保存和查考利用价值，并按一定归档制度集中保管起来的文字、图表、声像实物等不同载体的教学历史记录材料的总称[1]。主要包含了党群工作、行政工作、师资队伍、教学工作、学科建设与科技工作、本科学生工作、研究生工作、设备仪器类等8类。

2 教学档案的作用及意义

2.1 凭证作用

临床教学档案是附属医院承担教学任务，从事教学活动的历史记录。它是整个教学过程的真实写照，是教学水平和教学质量的真实反映，是医院教学职能的有形体现，其为教学经验的总结及教学改革起到了重要的凭证作用。

2.2 参考作用

临床教学档案记载了医院教学活动的情况、成果、经验和教训。从教学评估、教学手段和方法到教学研究及改革等各方面的信息，可以作为提高教学质量和管理水平的科学依据和参考材料。

教学档案具备的这两个重要作用，为附属医院保证教学质量，提高教学管理水平奠定了基础；为制订有关决策和教学计划、考核教师工作成绩、探索人才成长规律及培养方案提供了重要依据，同时也为教学研究与改革提供了素材和证据。

3 临床教学档案的特点

3.1 多元性

临床教学档案不仅有纸质文件、音像资料、电子文档和数据等表现形式，参与其形成的人员也具有多元化，如管理部门人员、临床教师和学生等。

3.2 复合性

由于附属医院职能的双重性，使得临床教学档案的内容与医疗工作密不可分，也让收集变得更复杂、内容更繁多。

3.3 分散性

临床教学档案形成的场所有教学科、教研室、教研组和从事教学工作的教师个人，环境较分散，造成了大部分教学资料保存环节过多，给收集工作带来一定困难。

3.4 周期性

临床教学档案一般以学期、学制和课程体系为归档周期，具有跨年度（教学总结和计划）、成套性（学生自入院到毕业）和通用性（教材和教学大纲）的特点。

4 临床教学档案管理现状及存在的主要问题

4.1 重视程度不够

临床教师在承担教学任务的同时还肩负着繁重的医疗、科研任务，往往重医疗记载，轻教学记载。对教学档案工作重视不够，认为只要完成教学任务即可，忽视档案的正规化管理，教学档案长期以来无专人管理，导致许多重要的教学资料没有保存下来，档案材料不齐全、不完整，影响了教学档案的系统性。有研究指出，附属医院，从领导到医生，从职能部门到临床科室、教研室，总是把如何提高医疗水平和医疗质量、改善服务态度和就医条件作为医院管理工作的重点和核心，对教学档案管理认识不足，往往未引起足够的重视，甚至对教学档案的归档持抵触态度[2]。

4.2 规章制度不健全

教学档案管理缺少完整的规章制度，没有严格合理的考核办法和检查措施做保障，缺少统一的、科学的工作标准，造成了档案收集效率不高，档案不齐全。有研究认为，医院在临床教学档案管理方面的规章制度存在缺失或不完善的问题，对管理人员的职责、临床教学档案归档体系没有统一、明确的规定，使教学档案管理人员无章可循[3]。

4.3 传统教学档案管理方法受到挑战，开发利用效率不高

由于教学档案的多元性、复合性、分散性和周期性等特点导致其管理工作量巨大，档案收集工作难度高；档案工作硬件投入不足，字迹退变，鼠咬虫蚀及纸张霉烂等现象时有发生；档案检索利用工作繁重，查找质量与速度已越来越难满足利用者要求提高。附属医院中运用计算机及网络技术对教学档案进行管理的仍属少数，用手工进行收集、检索，信息量小，不利于教学档案的收集、利用和开发。

4.4 档案信息共享意识缺乏，信息孤岛现象严重

信息共享是实现信息价值最大化的重要途径，但附属医院大多数医教人员只重视教学活动的过程，轻视教学文件材料的积累；且认为教学相关材料放在档案部门使用不方便，不愿上交或不主动上交应当归档的文件材料，影响了档案的有效管理。另外，医学院校和医院均缺乏档案信息共享意识，没有把教学档案与提高教学质量和教研教改等活动联系起来，现有档案的有效利用也仅仅限于成果申报或资料汇编时的“模板”参考作用[4]。

4.5 院校间缺乏沟通

学校虽有统一的教学档案建设要求，但对附属医院教学档案的规范管理缺乏针对性的指导、监督和有效宣传。医院教学档案建设质量的好坏很大程度上取决于管理者的责任心，这使得临床教学档案的收集与整理处于被动地位。钱农的研究也指出，学校很少深入到医院，对档案的重要作用未能做到有效宣传[5]。

5 加强附属医院临床教学档案管理的建议

5.1 强化教学档案管理意识，注重教学工作的痕迹管理

教学档案是医院档案的重要组成部分，是重要的信息资源，是教学改革、教学研究的重要依据。附属医院应强化教学档案管理意识。首先，要增强领导的教学档案意识，使其认识到教学档案是医院重要的信息资源，其管理的好坏是医院教学管理水平和文明程度的体现，也是医院教学管理工作的基础之一[6]。其次，要加大宣传力度，并将职称、职务竞聘、成果申报等工作与教学业绩档案挂钩，让全院职工真切感受到教学档案建设与人人相关，在日常工作中注重教学工作的痕迹管理，自觉重视资料的收集并主动配合归档工作。

5.2 建立健全临床教学档案管理制度

附属医院应建立一套临床教学档案体系及一系列行之有效的教学档案管理的规章制度，对教学档案管理实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学管理制度，纳入教学计划、规划，纳入各级管理人员岗位责任；做到教学管理部门下达教学任务与相关归档材料要求同步，评价教学质量、业绩考核、晋升及成果上报与审核已归档的支撑材料同步，教学督查工作及检查教学归档材料同步，上报评审及教师晋升材料与档案部门出具归档证明同步。临床、教学实践活动及管理都是临床教学档案的形成过程，制定下发各级教学管理部门的档案题名注解，明确各级保存文件的类型和要求，全程跟踪、及时汇总是教学资料收集及时、完整的基础，是档案规范管理的前提。

5.3 树立档案工作服务新理念

临床教学档案产生于临床教学活动，又服务于临床教学活动。教学档案管理的最终目的是为教学工作、教学研究和教学管理部门提供优质服务。教学档案信息化建设能充分利用和发挥计算机潜能，弥补传统纸质档案查阅使用不方便，利用率低，反馈不及时、指导时效性差等缺点，提高教学档案信息的时效性及利用率，为临床教学质量持续提高提供支持。医院应积极创造条件，投入一定的人力、物力、财力，使档案管理在技术手段减少手工操作。利用计算机系统对临床教学档案进行管理，建立教学档案资源查询、利用服务平台，汇编具有实用性、时效性的教学成果，做到资源共享，信息交流，提高档案利用率，充分发挥临床教学档案的作用，为附属医院乃至医学院校教学研究、教学改革提供科学依据。

5.4 加快教学档案现代化管理进程，实现教学档案信息的传播和资源共享

《全国档案事业发展“十二五”规划》提出，档案信息化工作是今后的重点工作之一，要加强以计算机网络设备和数据库为主要内容的档案信息化基础建设；实施公共档案信息资源共享服务工程项目，打造“一站式”档案信息资源共享和服务平台，为社会提供全方位的档案信息服务。信息对于医院服务，公共卫生领域，药品管理过程等环节也很重要。国家发改委在新医改中提出要“通过信息化手段，建立共享服务”，明确了信息技术的应用也将成为医改的重要任务之一。做为既承担繁重医疗卫生工作，又承担临床教学任务的附属医院，更应利用先进的信息技术，实现教学档案资料信息的自动化有序整理，建立教学档案资源信息库，以网上查阅为手段，扩大教学档案的使用范围、提高档案的利用率、在完善保密条件的前提下，与公共网络连接，实现资源共享，方便使用者及时、快捷查找、阅读所需档案资料，以适应和满足医学教育事业的需要，真正做到档案信息的传播和信息资源的共享。

5.5 加强院校联系沟通

医学院校应加强对附属医院档案工作的监督、检查及指导，以促进临床教学档案工作的健康发展，为持续改进和提高教学质量奠定坚实的基础。临床教学档案是学院教学评估的基础和依据，而教学评估也能推动临床教学管理工作不断规范完善。建议相关部门能考虑采众家之长，在体现各高校办学特点，发挥办学特色的前提下，对教学档案中教学管理、教研教改等教学基本要素统一标准，从而进一步规范完善教学档案的管理。

[1] 向国春,刘 刚,陈志强.临床医学教学档案的建设和管理[J].重庆医学,2009,38(20):2642.

[2] 杜 鸿,梁 萍.做好附属医院教学档案管理工作的思考[J].医院管理论坛,2010,27(6):42-44.

[3] 孙 琳,周广民.浅淡教学医院的临床教学档案管理[J].现代医院管理,2010,(1):51-52.

[4] 杨至华.浅议学校档案现代化管理[J].广西中医学院学报,2004,7(3):148-150.

[5] 钱 农.联合办学医院教学档案管理初探[J].医院管理论坛,2010,27(6):45-47.

[6] 罗任新.关于加强医学临床教学档案管理的探讨[J].医学信息,2008,21(7):1100.