试析档案信息化建设与管理

冯春爽

（唐山师范学院 人事处，河北 唐山 063000）

在当今网络技术、信息技术和现代管理学知识飞速发展的社会条件下，档案工作也面临着挑战，档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。档案信息化是现代档案管理的重要组成部分，档案信息化建设与管理已经成为档案事业发展的一项具有全局性和战略性的重大工作。

1 档案信息化的定义和内涵

档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。也就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。

档案信息化可以从以下三个方面来理解：实现档案信息的数字化和网络化；实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；实现档案信息高度共享，而这必将引发档案管理模式的变革。

2 档案信息化建设

在信息社会的建设环境下，随着档案信息化的逐步深入，在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件，加强档案信息化建设是做好档案管理工作的关键。

2.1 建立网络档案应用系统、档案信息资源数据库，加强档案信息化资源建设

应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。档案信息化资源建设是档案信息化建设的基础和核心，也是档案信息化建设成败的关键，档案信息资源建设主要内容为：将现有馆藏档案的数字化和采集、接收的各种形式的电子文档，集成到统一的档案数据库中。只有做好档案信息化建设的基础性工作，加快档案数据库建设，尽快形成数据规模，使计算机检索系统实用化，才能把馆藏档案信息进一步深入开发出来，使档案工作的服务水平和服务能力得到提高。

2.2 提升档案信息化标准体系建设水平

档案信息化建设必须要在统一规划的基础上，采取统一的数据格式，统一的软件程序，统一的技术标准，统一的工作规程。档案信息化的应用和发展离不开政策法规标准体系的支持，要逐步研究和完善发展相关政策法规标准。

2.3 加强档案信息化基础设施建设

档案信息化基础设施主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。其核心是计算机网络。档案信息化基础设施是档案信息化建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提，并制约着档案信息化建设的发展水平，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。为此要进一步增强对档案信息化建设的重视和支持，进一步加大投入。

2.4 加强人才队伍建设

档案信息化技术应用型人才和青年档案信息化人才的培养，必须坚持以人为本，始终把提高人的素质放在第一位，这是档案信息化的成功之本。 培养大量既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才，建立复合型、多层次的专业队伍，优化人员结构，这是进一步推动档案信息化工作的人力保证。

档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路，是深化档案社会化服务的必然要求。在进行档案信息化建设时，还应遵循如下基本原则：（1）文档一体化，是档案信息化建设的前提。（2）归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。为使档案工作更好地适应社会和时代发展的需要，并能将档案信息化建设落到实处，还应该注意前瞻、协作、实用、人才储备四个方面。

3 档案信息化管理

随着社会现代化的发展，计算机管理广泛应用于各类单位管理的方方面面，档案信息化管理就成为档案工作适应社会信息化发展的必然要求，也是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。

3.1 提高档案信息化管理水平

电子文件的载体稳定性差，易损坏，随着计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输到网上。根据档案管理的要求，对各种不同类型载体的档案(如：纸质档案和照片、录音、录像档案)进行数字化处理和转换，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性。电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。

在实施电子文件管理过程中，要通过技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。同时利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。

3.2 管理人员应实现从杂业型向专业型转变

要实现档案信息电子化首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识和先进的技术水平，从目前看，大部分档案管理人员现代技术水平偏低，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更为奇缺，所以尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥其作用。档案管理领域需要懂软件开发又精通档案专业知识的复合人才，所以提高队伍素质，创造条件有针对性地进行知识更新是必要的，以适应档案管理的对外指导工作和内部基础管理工作。

3.3 提高现代化管理手段，实行资源共享

随着当前信息技术的高速发展，档案系统也要实现“数据化档案” 和“网络化管理”，从而实现信息的共享、共建。因此，开展现代化管理工作，必须做到慎重选择档案管理软件，所选择的软件应具备规范化、通用化功能和很强的包容性。