ISO9001质量管理体系在提高科研项目质量管理中的作用

张志霞

ISO9001质量管理体系在提高科研项目质量管理中的作用

张志霞

福建省环境科学研究院

通过对ISO9001质量管理体系的实践，以建立科研项目质量管理体系和实施运行为背景，论述了科研部门建立质量管理体系的必要性、方法，针对科研项目管理的实际需要，提出了实施运行质量管理体系的方法、步骤和相关保障措施，明确了对各过程有效控制的准则和方法，以及监视、测量和分析这些过程而采取的改进措施和方法，确保质量管理体系运行的充分性、有效性和适宜性。

科研项目 质量管理 有效控制

科研部门的主要产品是科研成果，为了提高科研的质量，建立完善的质量管理体系是十分必要的。以福建省环境科学研究院质量管理体系的运行为借鉴，对科研部门如何建立质量管理体系进行一些探讨。

1 任何组织都需要管理

当管理与质量有关时，称为质量管理。质量管理是在质量方面指挥和控制组织的协调活动，通常包括制定质量方针、目标以及质量策划、质量控制、质量保证和质量改进等活动。实现质量管理的方针目标，有效地开展各项质量管理活动，必须建立相应的管理体系，这个体系就叫质量管理体系。它可以有效达到质量改进。ISO 9001是国际上通用的质量管理体系。

质量管理体系是指“在质量方面指挥和控制组织的管理体系”，实现质量管理的方针目标，有效地开展各项质量管理活动，必须建立相应的管理体系，这个体系就是质量管理体系。

2 科研项目质量管理的全程控制

2.1 项目立项阶段（设定质量目标）

科研项目的特点决定了科研项目的质量目标很难完全用量化的方法控制，只能是定性、定量方法的结合，在科研项目的计划中对项目的质量计划往往也是作部分量化，大多是规范性的要求。结合科研项目的特点，以管理过程为基础进行质量控制，主要目的就是要保证科研项目能够在合理的工期内，用尽可能低的成本达到尽可能高的质量水平，并注意在管理和效果间取得平衡。

从提出需求开始，到签定科研项目协议为止，是项目管理的关键。这一过程主要包括三个方面，即组织和评审项目申报书、组织项目可行性论证和签订项目合同。

2.1.1项目申报人应根据《年度项目申报指南》，以及当前的研究热点，结合自己的专业特长，明确项目的研究方向，确定拟申报的项目名称和关键词。

2.1.2项目立项查新。项目申报人应查阅与项目相关的研究内容，了解该项目的研究背景，判断自己的项目是否已有人开展了相近的研究工作或其研究深度。

2.1.3项目申报人应综合以上内容填写《科技项目计划申报书》。科研管理部门根据项目情况组织本部门学术委员会和有关专家（与自己项目有关的专家应回避）进行审核，科研管理部门应将专家评审意见及时反馈，合理归纳与采用。

2.1.4《科技项目计划申报书》经评审合格，填写《项目评审/推荐意见表》。经批准后，签订合同。合同评审记录随质量记录一同归档保存。

2.2 项目研究阶段（制定质量计划和质量控制）

此阶段是科研项目全过程的重点和核心。科研项目管理工作包括科研项目的开展和控制两个方面：一是在课题开展过程中，提供项目合同书中确定的对项目的各种支持条件，对所依托的项目或子项目进行成本核算，对其经费开支进行监督，负责项目经费的财务管理和核算，审批仪器设备支出、协作费用支出等。二是对课题研究的正常开展进行检查监督和控制，建立起全过程、全方位的跟踪反馈的监督检查机制，了解执行情况，及时反馈问题，寻求解决办法，确保项目按计划顺利进行。

在合同签订后，项目负责人全面负责承担科研项目的综合技术、经济指标、质量、进度；负责组建项目技术组。负责人应组织对实施过程进行策划。策划应建立在项目组充分讨论的基础上，最终形成书面的项目组织实施方案。实施方案的内容应包括：项目的详细分拆情况、到某一阶段的任务与要求、实验的具体方案、人员的分工情况、重要节点的设置与检查方法、经费的使用计划、风险分析等等。项目组织实施方案应真实客观反映项目的实施路线，同时也是考核个人工作的依据。

项目组成员运用正确的设计方法进行具体的科研设计工作，对项目成品的质量和进度负直接责任。

在项目组织实施方案的基础上制定《项目专项质量计划》。报科研管理部门，科研管理部门组织相关专家对《项目专项质量计划》进行科学性、合理性审核。

科研管理部门负责全过程中项目组和各相关部门的信息交流及协调工作；负责监督项目工作进度有否按计划进行，《科技项目进展和经费使用报告表》（由项目组填报，科研管理部门核对）；有关信息应形成记录，并作为质量记录在项目结束后归档保存。

科技项目计划申报书的主要内容为项目概况、项目必要性和可行性、解决的主要问题和实现目标、关键技术、效益分析、项目实施方案、进度安排、经费预算、本部门审查意见。

科技项目进展和经费使用报告表的主要内容为项目概况、项目进展情况、经费使用情况、投入产出分析、下年度实施计划。

2.3 项目审核阶段（质量改进）

对科研项目的总结评价（审核），就是对科研项目的投入与产出进行学术价值、经济效益和社会效益综合性的绩效评价。福建省环科院对项目研究报告编制完成后，采取项目负责人、部门审核、院部审核和审定的三级审核制度，科研项目质量管理中的三级审核制度是科研单位全面检查项目完成情况，提高科研项目效率与质量的有效手段。对实施过程进行认真策划，注重项目负责人作用的发挥，对预研项目的主要过程实施分阶段质量控制，有利于掌握研究进度和解决关键技术，从而实现研究项目全过程质量管理。

项目研究结束后，项目负责人应组织项目组成员进行技术总结，应委托具有法定资质的单位就项目名称和关键词进行技术查新并出具《技术查新报告》。及时编制《研究报告》和《工作报告》。项目研究报告编制完成后，首先进行内部审核，填写《技术文件内部审核单》。《科研项目内部审核单》的主要内容为项目概况、项目负责人审查意见、责任部门审查意见、科研管理部门意见、院技术审核意见、审批或审定。项目组应根据部门审核、院部审核的意见再次组织编写人员进行修改并编制修改说明。

2.4 验收阶段、成果鉴定（质量保证）

验收过程主要是对研究项目的审查,包括科研工作总结报告和财务决算审计报告,验收部门对照任务书的有关内容(如研究目标、研究内容、预期成果、关键技术、技术文件)进行，并仔细核算财务决算报告和审计报告，确保项目以通过验收。

成果鉴定是确定预研成果水平的重要手段。鉴定时应尽可能收集证明成果水平的客观评价资料,如文章发表的档次、数量、被引频次、查新报告、成果的反响与应用情况等,鉴定结论应准确科学。

项目组根据验收意见修改完善报告，形成科研报告终稿。经审批后，项目负责人应填写《科技成果鉴定/验收申请书》，同时准备申请书附件正式向验收部门提出验收申请。科研管理部门应协助项目负责人做好专家评审工作。项目通过鉴定/验收后，项目负责人应填写《科技成果鉴定/验收证书》，送项目下达部门确认，《科技成果登记表》，报送有关部门。并按《环境科技档案管理办法》的有关规定归档。

2.5 科研项目归档

科研档案是指在科研工作中形成的、具有保存价值的科技文件资料，是科技活动的真实记录。严格规范科研档案管理在科研质量管理中十分重要，可以保证科研工作的准确性和科研记录的完整性，利于基础资料的保存并使其发挥应有的科学价值。

科研活动过程中将产生大量的技术文件和记录，科研项目验收（评审）通过后，项目责任人应按《科研项目成果归档目录表》中所要求的内容提供归档材料，以保证科研成果及时归档。

其中原始记录是科研活动的第一手资料，技术文件主要包括研究活动产生的记录：项目建议书、申请书、合同、调研报告、研究方案（实验记录、检测记录、讨论记录）、总结报告、验收报告等。

科研项目管理活动产生的质量记录记载了管理部门对科研项目的监督管理情况，如《合同评审记录》、《项目专项质量计划》、《技术文件内部审核单》、《信息交流记录表》等。科研档案工作是科研管理的重要组成部分，是追溯科研成果的源头，应高度重视管理，把科研课题档案工作与科研计划、检查、验收和成果管理紧密结合起来，实行同步管理。

3 结论

ISO9001系列质量体系已被世界上110多个国家和地区所广泛采用，在产品或服务责任日益受到人们重视的今天，已成为一项重要的预防性措施。按照ISO9001标准建立质量管理体系，构建科学合理、职责明确的质量管理体系的组织机构，建立文件化的科研过程质量管理。各机构（单位）通过第三方审核，为顾客提供了质量保证。对于通过了质量管理体系认证的机构（单位），说明已建立了一个完整质量体系;能够有效控制项目研发（生产）过程的质量；具有发现潜在的质量问题、提出相应的预防措施能力。

ISO9001质量管理体系是在不断改进中得以完善的，该体系进入正常运行后，仍然通过内审、管理评审等自我评价手段对质量管理体系进行监督控制，使质量管理体系能够保持完善。定期评审质量目标的实现情况，寻找管理中的差距和改进的机会，保持质量管理体系的持续改进，才能提高质量管理的有效性和效率，使认证资质的持续有效。

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