论高校学生干部的“抽屉式”管理

张德荣

(广东省国防工业职工大学，广东 广州 510420)

“抽屉式”管理是一种通俗形象的管理术语，一般称之为“职务分析”或“工作分析”，指在每个管理人员办公桌的抽屉里，都有一个明确的职务工作规范，对每个职位的职、责、权、利进行明确的规定，做到四者统一。同时明确每个职位的分工协作关系、横向纵向联合事宜等，达到理顺管理关系的目的。它也包括方法和时间研究，其任务是改进工作方法和制定劳动定额。

“抽屉式”管理是用于企业的管理方法，不过，根据其性质和特点，在其他领域，它也应该大有用武之地。在此，根据高校学生干部管理的特点和现状，笔者认为，在高校学生干部管理中运用抽屉式管理将有重要意义，它是解决目前存在于学生干部中的各种问题的有效办法。

一、学生干部工作中存在的问题

1.职责不明，角色定位不准

笔者曾对任教的大多数班级进行过调查，结果发现，清楚地知道自己职责的学生干部几乎没有。比如许多学生会干部并没真正明白学生会是干什么的，它有什么职能;怎样定位自己，自己应该干什么。东北财经大学修新路的《高校班级学生干部工作现状调查及对策研究》一文中提到，很多学生认为有三个职位最应取消，分别是体育委员、学习委员和生活委员，说明这三个职位的职责在很多学校都没有明确过。

2.承担工作量严重不均，协作参与意识差

根据修新路的调查显示，80.55%的学生认为班级工作的一半以上是由班长一个人来完成的，正所谓大事小事一把抓，累自己闲他人。很多学生会干部往往也忽视团队的协作，常常是主席、部长单打一。

3.工作能力不够，工作效率不理想

兰州大学李艳霞的问卷调查显示，分别有54.6%和44.6%的学生团干部认为自己的公文写作能力和口头表达能力不高，有60.9%的学生团干部承认自己不会做或做不好PPT，工作中缺乏良好的组织协调能力的学生团干部则占到了41.7%。在修新路的“辅导员老师对班级干部工作的指导性”调查中，54.74%的班级干部认为辅导员给予的指导不够。但老师们又担心学生干部无法解决可能出现的困难，不敢放手锻炼学生干部的能力。许多学生组织的主要领导成员中还不同程度地存在大权独揽、我行我素的现象，形成了大头说了算，下边围着转，一般学生干部学不学业务管理知识也无所谓的歪风，这也影响了学生干部实际能力和整体素质的提高。

4.不能合理安排工作和学习，学习成绩不佳

根据温州大学裘丽娜的《对温州大学学生干部的问卷调查报告》，很多学生干部的成绩不理想，只有21.5%的人是在班级的前10名，37.4%处于中游，18.7%在中游偏后，21.5%的人已经不愿提起自己的成绩了。

5.工作积极性不高，责任心不强，进取精神不足

根据修新路的调查，只有37.89%的班级干部认为自己有较高的工作积极性，51.98%的班级干部积极性一般。另外，还有10.13%的班级干部工作根本没有积极性。现在校园流行一句顺口溜:一年级满校园跑，二年级找不到，三年级没法找，四年级别想找。这句话充分反映了当前学生干部工作的韧性不足和持久度不够。

6.对学生干部的绩效考核不客观，奖罚不公平

在高校，普遍存在因学生干部考核的明确标准缺乏，从而导致结果严重失实、奖罚不公的现象。根据修新路的调查，59%的班级干部认为自己的付出和回报不成正比，31.52%的班级干部认为自己没有和学生会干部在评优评奖方面享受同等待遇。奖惩不公，会严重影响学生参与管理的积极性，影响工作绩效。

对以上问题，很多学校从不同的角度出发，想了很多解决办法，但都收效不大。如果对高校学生干部实行“抽屉式”管理，将能有效地解决以上问题。

二、“抽屉式”管理的特点

1.职责明确

“抽屉式”管理能理顺组织内部的责任、权力、利益，明确各职务之间的分工和协作关系，能准确地给每个学生干部进行角色定位，强化学生干部的工作责任心，促进协作，平衡工作量。

2.能促进学生干部自身素质的提高

“抽屉式”管理通过工作分析，明确了从事某项工作所应具备的技能、知识和各种心理条件，从而可以按照工作分析的结果和学生干部的实际，有区别、有针对性地安排培训内容和方法，以促进学生干部能力的增强和素质的提高。同时，它还通过平衡工作量、强化职责来增加学生干部实践的机会，提高学生干部的实践能力。另外，工作说明书对任职资格的明确规定，使招聘录用学生干部有了明确的标准，有助于把好学生干部的入口关。

3.有助于提高学生干部的工作积极性

因为职务分析体现了职、责、权、利四者的统一，每个学生干部都有明确的工作任务、岗位责任的要求，可以有职有权地工作，对自己努力的方向明确，不用请示，不当二传手，提高了他们对工作的满意度，工作起来心情舒畅。

4.有助于学生干部高效率地工作

工作效率提高可以腾出更多时间用在学习上，提高学习成绩。因为职务分析能寻找最佳的工作程序和操作方法，充分利用和安排工作时间。学生干部只需将自己的职务工作规范放在“抽屉”里，遇事看一看，就知道该谁去做，该怎么做，克服工作的被动性和盲目性，提高了工作效率。

5.“抽屉式”管理便于对学生干部进行准确的绩效评估

职务分析是绩效考核的前提，可以为考核的内容、项目和指标体系的确定提供客观的依据。根据职务分析得出的工作说明书对每个学生干部的德、能、勤、绩进行考核，公平奖罚，也能有效强化学生干部的工作责任心，提高工作积极性。

除此之外，在学生干部中实行“抽屉式”管理，将有助于这种管理方式在全社会的推行。当今一些经济发达国家的大中型企业，都非常重视“抽屉式”管理，世界500强企业中的绝大多数都在实施“抽屉式”管理。调查显示，1998年美国和泰国的企业90%以上采用“抽屉式”管理，中国香港的大中型企业现在也普遍实行“抽屉式”管理。这种管理方式最大的好处是使企业分工明确、职责权限清晰，大大提高了企业管理的效率。大学生干部，作为大学生中的精英，未来将成为社会的精英和中高层管理岗位的重要力量。在学校他们就接触和使用“抽屉式”管理，能让他们尽早地掌握这种先进的管理方法，在实践中学习，以便走上社会后在工作中推行这种管理方法，从而提高社会管理效益。

三、对学生干部实施“抽屉式”管理的具体步骤

1.建立一个由各个部门组成的职务分析小组

这个职务分析小组可以由下列人员组成:

(1)主管学生工作的校级领导，以表明这一工作的重要性和权威性，便于工作的协调;

(2)职务分析人员，可以是人事或学生工作部门中的专职人员，同时还可以考虑抽调其他部门的代表，使工作小组更熟悉情况，体现民主性和参与性;

(3)专家顾问，包括学校人事部门、学生处、招生就业部门、人力资源管理教师等熟悉职务分析的人员，以提高职务分析的科学性和客观性。

2.正确处理学生组织内部集权与分权的关系

学生组织内部的集权与分权程度首先取决于组织自身的制度安排。如果学生组织的制度体系是充分、适宜和有效的，那么分权的程度可适当增大;反之，则应加强集权控制。

其次取决于人的因素。如果主要学生干部决策能力强，而中下层学生干部有着积极的工作态度和工作能力，那么分权的程度可适当增加;反之，则加强集权。

再次，取决于学生组织所处的阶段。在组织的初创期，应加强集权;而在稳定成长阶段，可适当增加分权。

最后还取决于学生组织的规模。一般来说，学生组织规模小，人员少，集权可以多一些;反之，则分权多一些。

正确处理好集权与分权的关系，有利于职、责、权、利四者的统一，有利于发挥学生干部的积极性和创造性，有利于学生组织重要作用的发挥。

3.围绕学生工作总体目标，层层分解，逐步落实职责权限范围

目标是一个团队共同努力的方向。在制定学生工作总体目标时，要求每个成员以主人翁的身份参与讨论、出谋献策，共同制定出切合学生组织实际的总目标。比如有的班级要达到的目标是形成“文明、团结、勤奋、进取”的班风;有的班级要建设一个“环境高雅、举止文明、学风浓厚”的班级;有的班级建设目标是“文明、健康、和谐、优秀”。在制定目标之后，要层层分解目标。目标分解是明确目标责任的前提，是使总体目标得以实现的基础。它包括横向和纵向两个方面。

(1)横向分解。横向目标的外延涉及学习风气、组织纪律、班风班容，等等。要根据“鱼骨图”模型把总目标分解到不同的部门，再到不同的工作岗位，最终落实到个人。对每一项目标，都尽可能量化，变软性任务为可检测的硬性指标。

(2)纵向分解。是“横向目标”在不同时期、不同阶段的具体化，也就是将目标转化成具体的行动和时间表上的细节。

学生管理组织的目标，如能按时间和空间关系同时展开，形成有机的、立体的目标系统，不仅使每个成员对目标的整体一目了然，也能明确各部门或个人的目标在目标系统中所处的位置，有利于调动学生的积极性、主动性和创造性。

4.编写“职务说明”和“职务规则”，制订职务工作要求准则

进行工作分析，编写“职务说明”和“职务规则”，是人力资源管理的首要环节。只有对每个岗位进行分析，制定出不同岗位的《职位说明书》，并向每个成员下达，才能让每个成员明白自己的工作内容和职责。职位说明书一般用表单形式编制，通常包括如下内容:1)职位的基本信息;2)工作的时间特征;3)工作目标与职责;4)工作内容;5)任职资格:包括教育背景、工作经历、专业技能、专门培训、体能要求等;6)工作完成结果及考核标准;7)工作环境。其中的工作内容和职责，是职位说明书的重点。学生干部管理条例中很少有学生干部的职责分工，即使有，也很笼统。应该制定详细、明确的职务说明书，如有的高校对学习委员的工作职责作出了详细规定:

(1)负责本班书费的收取、交纳和结算，负责本班教材的领取、发放;

(2)负责本班同学成绩的汇总、统计和分析，及时向班委、班主任、相关教师提供成绩汇总;

(3)负责与教务部门的联系，及时掌握本班每一个同学的课程学习情况与安排，并按时通知到有关同学;

(4)负责本班有关补考、重修、选修、辅修等事宜的联系和通知工作;

(5)做好科任老师与本班同学的联系工作，负责落实科任老师对同学的要求，及时向科任老师反映同学们的建议;

(6)负责本班同学的学习方法与学习心得体会的交流。要特别注意同学们普遍感到难学的课程的学习交流与沟通等。

学习委员的工作职责共11个方面，规定得较为详细、全面。

除工作内容和职责之外，还应对所需具备的能力、考核标准、工作环境等做出详细说明，才能为学生干部的招聘、培训、考核、奖惩等提供有效的评判标准和办法。

5.必须与考核、奖惩制度相结合

考核与奖惩制度是“抽屉式”管理得以有效落实的保证，如果不能有效地检验学生干部履行职责的真实情况并给予相应的奖惩，管理将是无效的。要根据职务说明书的内容及考核标准，严格考核，并给予相应奖惩。要使团队保持战斗力、凝聚力，就要奖优罚劣。有人曾说过:“我不懂技术，但我懂人的激励，就是对公司20%优秀的人不断加薪、加薪，对公司10%最差的人不断淘汰、淘汰。”“流水不腐”，考核就是区别好与差，提高团队战斗力。

除上述五个方面之外，在使用“抽屉式”管理时，还要注意以下几点:第一，防止部门之间的山头主义和各人自扫门前雪的本位主义;第二，防止交界或交叉部分的工作出现真空或多头管理;第三，要从学生组织的实际出发;第四，及时进行持续改进，定期轮换体现活力。

[1]赵曙明.人力资源管理与开发[M].北京:北京师范大学出版社，2007.

[2]斯蒂芬·P·罗宾斯.管理学[M].北京:中国人民大学出版社，2004.

[3]包志伟.对高校学生干部队伍建设的几点思考[J].齐齐哈尔大学学报，2007，(5):184－185.

[4]马俊杰.论坚持“以生为本”的高校学生工作理念[J].学校党建与思想教育，2009，(1):63 －64.

[5]孔晓慧.激励理论在高校学生管理工作中的应用[J].中山大学学报论丛，2000，(4):86－87.

[6]吴云飞.浅谈新时期高校学生干部队伍建设[J].职教探索与研究，2006，(4):50 －52.

[7]谭长福.高校学生干部培养探析[J].河南工业大学学报(社会科学版)，2005，(1):86 －87.