会展标准化发展的作用与趋势

穆绿洲

1 会展标准化的内涵

会展是会议、展览等活动的总称,即通过举办各种形式的会议和展览活动,吸引大批商务和旅游客流,促进产品和服务市场开拓、信息和技术交流、对外贸易和旅游观光,以此带动交通、住宿、商卖、餐饮、金融、保险、电信、广告等多项产业的发展。会展业是一个综合性和关联性极强的产业,会展服务涉及到方方面面,既包括发生在展览现场的租赁、广告、保安、清洁、展品运输、仓储、展位搭建等专业服务,也包括餐饮、旅游、住宿、交通、运输等相关行业的配套服务。会展标准化主要是以会展的一系列相关活动为主要对象,开展会展基本概念、服务管理规范、服务质量规范、安全环境要求等标准的制定,主要包括会展基础标准、会展技术标准、会展管理标准、会展服务标准、安全卫生标准、环境保护标准等,形成会展标准体系,并对制定的会展标准开展标准的宣贯和实施监督。

关于会展业标准主要应用于举办会展以及与之相关的活动,包括从策划、搭建、运行实施、后续利用的全部产业链。因此,会展业标准化对保障城市国民经济和社会发展将发生直接的和间接的影响,对扩大城市经济总量,增强地区综合实力,促进技术进步、规范市场行为、扩大对外贸易和推动产业升级等方面具有重要的引领和支撑作用,受到了政府及全社会的高度重视。

2 会展标准化的发展进程

会展业标准化是伴随着会展事业发展而发展的。会展业的快速发展是近些年的事情。我国在实行计划经济时期的订货会就是我国会展业的前身,1990年亚运会之后,中国的会展业开始发展壮大起来。据中国贸促会发布的《2007年度中国会展经济发展报告》显示:2007年我国举办的具有一定规模的展览会数量约5 400个,展览会总面积达到240万m2,会展经济的规模效益超过140亿元人民币。但是,面对会展业日新月异的发展势头,我国会展业的标准化工作还处于探索阶段,会展业既没有科学完整的标准体系,更缺乏真正体现现行行业特征的相关标准,许多会展业发展过程中迫切需要统一的基本概念没有厘清,会展分类的等级、会展统计方法等许多重要问题都尚未有统一的标准,造成了一定混乱。截至目前,我国尚未有任何会展业国家标准,仅有一项行业标准,即SB/T 10358—2002《专业性展览会等级的划分及评定》,另外有40余项可用于会展业图形符号、导向系统、安全卫生环境保护等行业标准和国家标准,远无法满足会展业目前发展需要,出现了对标准强烈需求的现象。

全国会展业标准化技术委员会(SAC/TC 348)于2008年4月正式成立,该委员会的成立标志着中国的会展业标准化工作正式发端,也为会展业标准化研究奠定基础。2008年10月,全国会展业标准化技术委员会在宁波召开了第二次工作会议。会议对全国会展业标准体系建设及近期会展国家标准制定计划展开了深入细致的讨论,并决定迅速启动《展览术语》、《展览术语量度方法》、《国际展览会分级与评估》、《展览场馆分级标准》、《展览场馆等级评价规范》等一批基础性和具有迫切社会需求标准的起草及立项工作。同时,会议还决定于标委会年度工作会议上正式推出《会展业国家标准体系》,作为全国会展业标准化工作的指导文件。该体系表突出了会展行业的综合性、聚集性、带动性、服务性的特点,重点对会展行业的硬件、人员资质和企业管理方面进行规范,指导会展业的标准化实际工作。这个会展标准体系表是在掌握会展标准化工作现状和发展趋势的基础上,对会展现代经营、管理、操作方式、运营模式进行了较为系统的分析、研究,经反复讨论、修改之后,按照国家标准体系表编制的要求进行编制的,将成为会展标准发展的规划蓝图,为国家和行业会展标准的制、修订提供技术依据,将使会展标准全面配套、层次分明、内容科学、结构合理。会展标准体系分为四层:第一层为基础性和通用性标准,包括会展基础标准和通用支持标准,是广泛使用于整个会展行业的共性标准,是对下层具体类别标准的支持性标准。第二层根据标准的对象和作用分为会展技术标准、会展管理标准、会展服务标准、会展安全卫生标准、会展环境保护标准和会展信息标准等6个子体系。第三层是在第二层各子体系的基础上,根据各自所涉及的专业内容、实施环节和标准性质进一步细分形成。第四层是对第三层中某些涵盖子类较多或需要进一步明确的子体系进行细分得到的,根据所属子体系的不同,其分类原则也不相同。

3 会展标准化的作用与效果

在会展业,技术、管理、服务、安全环保、信息等工作的开展以标准为依据已成为共识。会展标准涉及会展业以及与会展业关联度紧密相关的其他行业,包括会展的展前、展中、展后的各项活动都离不开标准,都必须以标准为依据,标准化工作已成为会展行业中重要的基础工作。会展标准是对行业实施规范管理的重要依据,是推动行业发展和技术进步的重要手段,是产品服务质量和环境安全的保障,是促进国际竞争力提升的有效措施。会展标准在会展业中发挥了至关重要的作用,主要体现在以下几个方面。

3.1 标准可以推动会展业快速发展

目前,我国的会展业发展还不成熟,需要学习和完善,需要借鉴国外的先进经验,但是由于各国在会展的认识上有着不同的学派,造成了我们对会展理解不同。所以,制定统一标准,弄清会展的有关概念,并对会展涉及的有关内容达成统一的认识,对加快我国会展业的发展扫清理论上的障碍意义重大。

3.2 标准规范会展业准入门槛

会展企业中,按经营性质划分,有场馆、会展中心、展览公司、服务商、办展公司、展台搭建、展览展示器材经销、租赁企业等;按所有制划分,其中有国有企业、民营企业、股份制企业、中外合资合作企业等。目前,我国会展企业数量和从业人员呈现不断增加趋势,会展队伍发展良莠不齐,会展业发展整体水平不高,不同程度地存在着市场定位不准确、服务产品不合格、内部结构不合理、运作经营不规范等问题,影响了会展业的健康发展。建立与会展业相关的国家标准,对已进入会展市场和即将进入会展市场的企业进行规范化、标准化管理,是确保会展业稳步发展的需要。通过制定相关标准,提高了会展行业准入的门槛,不满足标准要求的企业必须加大投入力度,更新设备和设施,提高管理水平,不断技术革新,否则将被淘汰出局。

3.3 标准提升会展行业办事效率

会展业是一个综合性和关联性极强的产业,它涉及展览现场的租赁、广告、保安、清洁、展品运输、仓储、展位搭建等专业服务,也包括餐饮、旅游、住宿、交通、运输和信息等各个方面。由于传统的会展被人为地割裂为很多阶段,而各个阶段不能很好地衔接和协调,加上信息不能共享,造成会展的效率不高。会展标准化是以会展作为一个大系统,制定会展相关的技术标准、管理标准和工作标准,以体系为出发点,研究各分系统与分领域中技术标准与管理标准、工作标准的配合性,统一整个会展体系的标准;研究会展体系与相关其他系统的配合性,进一步谋求会展体系的标准统一。

3.4 标准是与国际接轨的重要保障

全球经济一体化的浪潮,使世界各国把发展目光集中到中国,我国会展业也不可避免地受到来自国外公司的冲击。所以,会展业与国际接轨,接纳国外先进管理理念和管理方法,以提高国际竞争力势在必行。从我国目前的情况看,会展的标准化建设是引导我国会展企业与国际会展接轨的最佳途径,也是打造“国际性、国家性、区域性、地方性”展会,培育国际会展品牌的技术保障,促进我国会展行业在更大范围、更广领域和更高层次上开展国际经济技术合作与交流。

4 会展标准化发展趋势和要求

会展行业标准化未来发展的工作重点是,按会展行业标准体系规划,开展相关标准的研究制定等体系建设工作。会展行业标准体系,重点突出会展行业的综合性、聚集性、带动性、服务性的特点,分别对会展行业的硬件、人员资质和企业管理方面进行规范,指导会展业的标准化实际工作。会展标准化发展的主要趋势表现在以下方面。

4.1 推进会展服务运作模式标准化

会展服务运作模式标准化是会展行业走向现代化、国际化的必由之路,也是提高会展服务水平的必然要求,其根本目的是提高企业管理水平,减少多头管理、行业配套协作不紧密、运行低效等现象,实现服务流程规范化、标准化,加强会展相关行业的分工合作,形成行业配套、协作紧密、运行高效的会展服务体系,为会展活动提供优质、高效的全方位服务。为保证运作模式标准化,要制定大量的包括展览业务经营、展览工程、展场租赁、会展物业管理等标准,形成较为完善的会展服务标准体系。

4.2 推进会展业信息化标准体系建设

加快会展行业信息化建设步伐,是会展业走向现代化、国际化的必由之路,也是提高会展业整体发展水平的必然要求,其根本目的是增进会展业合作,提高会展管理水平,方便会展相关业务的实时交流,实现会展信息共享,同时也加快了整个会展工作的进度,简化了办事程序,形成了一套完整的标准化信息管理系统。标准化是实现全国范围及城市各部门之间业务数据交换、资源共享和对接的前提,是会展业信息共享高质量、秩序化的运行和数据的高效、准确的传输以及应用的保证。标准体系可以从整体到局部全程规范会展业务数字化工程的开展和实施;可以保证会展各业务应用系统在各层面和各环境下进行正确的数据交换,实现数据共享和对接。

4.3 加强管理、服务标准制定,建设会展标准新体系

会展业标准化工作要在结构上突出重点。适应国家产业结构调整的需要,加快现代服务业的发展,大力加强服务业领域标准的制修订工作。会展业是现代服务业的重要组成部分,由于这个行业发展历史不长,标准化工作几乎处于空白阶段,会展业从业人员对专业知识、专业培训十分渴求,因此,在服务业领域标准的制定工作中,会展业的标准化建设在整个服务业领域标准的制定工作中,显得尤为重要和迫切,所以,我们要大量补充制定会展行业安全管理、质量管理、服务规范、参展商行为规范、广告服务规范、停车场管理等标准。这也为会展业的标准化体系建设创造了良好的环境和氛围,将使会展标准体系建设更健全和完善。

4.4 开展职业培训标准化,进一步提高国际竞争力

为了适应全球贸易的发展趋势,参与国际竞争,逐步缩小与发达国家先进管理水平的差距,学习和借鉴国外的会展运作经验和管理标准,职业培训标准化是十分有效的途径,是与国际接轨的重要手段。

会展业要建成现代化企业,参与国际竞争,培养高水平会展人才,企业必须在会展礼仪、策划、运作、管理、服务、岗位等方面都有具体的、科学的、先进的标准的支持。要站在国家和行业高度制定职业培训标准,要通过建立并不断完善会展职业培训标准体系,全面提升会展队伍的整体素质,使会展企业培训工作上新台阶,实现会展行业国际竞争力的提高。