浅析物业服务的精细化管理——从中飞物业管理公司精细化管理的实践谈起

刘玉涛 李小健

中国试飞院动力运行中心 710089

浅析物业服务的精细化管理
——从中飞物业管理公司精细化管理的实践谈起

刘玉涛 李小健

中国试飞院动力运行中心 710089

细节决定成败。作为趋同性很强的物业管理行业，高低优劣的区别根本在于细节的管理。从中飞物业管理公司精细化管理的实践可以深刻感悟到：物业服务成功的秘诀在于精细化管理，精细化管理的精髓在于，将管理覆盖到每一个环节，控制到每一个细节，规范到每一项操作，精确到每一项数据，达到全程控制和跟踪，以此提升服务质量和管理水平，降低成本，增强企业的核心竞争力。

物业；服务；精细化

物业管理服务发展到今天，已从粗放型演变到精细化。中飞物业公司隶属于中航工业某研究院，成立于2001年，经过初步物业服务尝试，已经逐步发展到优质化管理阶段，服务质量的品质化、服务方法的个性化和人性化，以及内容和形式逐渐多样化和精细化。近年来，精细化管理已经渗透到各行各业，追求细节管理的思想越来越受到全院上下的关注，特别是对物业管理等三产服务业来说，精细化管理无疑是降低成本、提高效益的一把利剑。假如说，企业都应该把精细化管理作为一种追求目标的话，那么，物业服务行业更应把这一举措放在至关重要的地位。中飞物业管理公司十年以来，经过不断的实践积累，各项服务工作无不透视着精细化的光环，而且受益匪浅。

一、物业服务精细化管理的意义

物业服务行业的最大特点是所管理和服务的事务繁杂、琐细和随机。中飞物业管理公司的服务对象—— 全院职工家属，他们的情况千差万别，他们的一切合理需求，都是企业应该努力、关注或设法满足的，由此派生出来的事务就不可胜数、没有穷尽了。这些事情因关系到职工的生活质量，大事不少，小事更多，事事不可忽视。因此，在总体上把握好管理和服务的质量，就不可忽视细节管理。

同时，物业服务行业的又一大特点就是它的趋同性很强。由于行业的准入门槛不高，业务的科技含量相对较低，基本操作较容易把握，没有多少高深难懂的东西，企业间的创新手段或某项新举措容易在同行中传播和普及。这些年，公司不断派人到深圳沿海发达地区进行参观学习，吸取了不少先进的管理知识和服务理念。其正面效应是新经验、新措施、新思路的推广较快，有利于提升整个物业服务行业的整体水平；但带来的问题是作为一个服务个体，要做到领先同行、胜人一筹，着实不易。因此，在物业服务领域可以区分高低优劣、能够一较高下的，往往在于比拼——管理细节。

由此可知，在物业服务企业中大力推进精细化管理，并非偶然，势在必行，意义重大。

二、精细化管理的内涵

精细化管理的内涵完全是一个见仁见智的问题，很难也不必做一个统一的定义。中飞物业管理公司在成立之初，就积极引入ISO9001质量管理体系，并经过长期的实践摸索和充分论证，最终将“精细管理”确定为公司的质量方针之一，并对这一方针做出如下诠释：“精细管理”就是将管理覆盖到每一个环节，控制到每一个细节，规范到每一项操作，精确到每一项数据。

因为，管理是作为过程展开的, 过程是由诸多环节组成的。因此，要有效地控制好管理的全过程, 必须把管理覆盖到每个环节； 管理是一种服务，服务体现为精神，精神蕴涵于细节，于细微处见精神, 所以要取得良好的管理效果，必须把管理控制到每个细节；管理也好，服务也好，都得通过具体的操作来实现，为保证操作质量，必须制订出严密的操作规范，而且这种规范要一一对应于每一项操作；精细化管理必定追求量化管理，量化管理体现为尽可能地以数据来描述事实，数据的精确就成为精细化管理的必然要求。对中飞物业管理公司来说，这就是精细化管理的真正内涵。

三、精细化管理就是要把管理覆盖到每一个环节

业主投诉，是物业公司经常遇到的也是必须妥善解决的一项重要工作。按照中飞物业公司ISO9001质量管理体系程序文件，该项工作由 9 个环节组成 : 接受投诉——记录并承诺——核准事实——查找原因——传达责任部门——制定措施——协调处置——反馈顾客——直到满意。这个流程应该说已比较规范了，但实际操作下来往往出现的问题是，快到承诺期限处置工作量却较大，难以提前完成来满足顾客期望。经过仔细推究，发觉忽视了一个环节，就是处置过程的跟踪，也就是整个过程的监督检查。根据 ISO9001 关于持续改进的原则，公司就对原程序做出修订，增加了“过程跟踪”这一环节，又将这一环节细化为“责任分配”、“材料准备”、 “人员安排”、“1/3节点检查”、“1/2节点检查”、“3/4节点验收”六个方面，每一方面都要做具体展开。此后任何一件投诉,在承诺周期内就增加了对这一环节的控制，把上述这些工作都做到位了 , 结果就顺畅了，整个过程显得紧张、有序而高效，并往往在承诺周期内提前（一般在3/4节点处）就能给顾客一个满意的答卷。

四、精细化管理就是把管理控制到每一个细节

2008年5.12 地震期间，中飞物业管理公司立即启动应急预案，全公司职工进入抗震救灾的紧急状态。首先，成立抗震指挥部和抢险队、巡检队和疏散队，绘制应急平面图，严格震灾期间的工作纪律和程序。全体职工24小时进入戒备状态，按职责分工、按时间要求进入设备设施的巡视检查、抢险和人员的疏散工作中。为了保证预案的顺利实施，公司在细节上下了功夫。组织人员仔细推敲人员疏导方法，确定疏散路线，学习抢险知识，为了保证效果，对水源地、低配室、锅炉房、电梯、电气线路、上下水管道等主要设备设施进行24小时监护，对异常情况进行抢修处理。在人员具体疏散上公司又事先做了模拟演练，发现了在预定的疏散过程中有出现人员拥挤点的可能，于是对每个点上的疏散工作人员分布做了调整，把可能拥挤不畅的概率降到最低。其次，加大宣传，搜集防震常识，放大打印张贴在小区明显处。并对24小时服务热线进行专题培训，耐心回答业主提出的各种问题，消除小区的紧张气氛。这样从大处着眼、小处着手的精细安排，在“5.12”震灾期间给全体业主留下了深刻的印象。

五、精细化管理就是要把管理规范到每一项操作

其实，每一项服务工作都是由若干具体操作环节组成的，每一个操作环节到位了，这项服务工作的质量也就提高了。而每一个操作，就是具体规范到每一个动作和语言。对中飞物业管理公司来说，维修服务是日常大量碰到的事务，要做好维修服务，有许多服务细节要特别注重。就拿维修服务中最平常而又最经常碰到的工作 —— 上门维修来说，里面就大有讲究。在总结经验的基础上，公司制订了“上门维修”规范操作的十二要点: （1）敲门：有门铃时，轻按门铃，按门铃时间不要过长，无人应答再次按铃，按铃时间加长；没有门铃时，则轻叩门三响，无人应答再次叩门，叩门节奏渐快、力度渐强；若无人应答，等候十分钟；若主人仍未返回，填写留言歉意条。（2）标志：要求上门维修人员统一着装，佩戴胸卡，标志明确。（3）介绍：主人闻声开门或在门内询问时，首先自我介绍：“您好！对不起，打扰啦，我是中飞物业管理公司维修员XXX，前来为您服务。”（4）致歉：必要时，双手递交歉意条，诚恳地说：“对不起，X X（设备）出了故障，给您添麻烦了”。（5）进门：如进入十分整洁的房间，员工应在门外穿好自备鞋套，如经主人允许进门可不必套鞋套，进入室内步子要轻，工具袋背在肩上，如提在手中，应高于地面一定距离，不能在地上拖拉工具袋。走到工作地点后，将干净的工作布铺在主人选定的位置，用于存放工具和需要拆卸的零配件，不能将工具和拆卸下的零配件直接放在地上。（6）维修：认真查找故障原因，确认原因后向业主说明故障问题及维修方法，若是收费项目向业主说明收费标准，所用材料，业主无异议后进行维修。维修工作中手脚要轻，尽可能不发出噪声。实在无法避免，应事先向业主打招呼。必要时电话或当面通知左邻右舍。（7）整理：修理完毕，用自备抹布将设备擦干净，收好所有的工具、零配件，工作现场清理干净并将垃圾带走。（8）试用：当业主的面试用维修好的设备、设施，证实设备、设施恢复正常使用，并请业主验收。（9）讲解：向业主讲解故障原因，介绍维修保养知识，并告诉业主正确使用设备、设施的注意事项。（10）收费：属收费项目的按规定标准收费，并向业主开收据，请业主签字确认。（11）填单：如实填写服务维修单，并请业主对维修质量、服务态度与行为进行评价并签名。（12）辞别：向用户告辞，“打扰啦”走出房门步子要轻，工具袋背在肩上，如提在手中，应离开地面一定距离，走在门口时，应转身面对业主说：“今后有问题，请随时拨打我们24小时报修电话”。

当然，假如不按这十二点去做，也可完成上门维修服务工作，一般业主对此也不会很在意，但按此规范去做，给顾客的感觉就会大不一样。因此，管理的粗细之分，品质的高低之分，就是通过这样的细节体现出来的。

六、精细化管理就是要把管理精确到每一项数据

如何在物业服务行业里引入统计学，提升管理手段的科学性以及管理的质量和品味，这一点这需要试验和摸索。中飞物业管理公司为了提高服务质量，增强顾客满意度，在ISO9001质量体系文件中制定了服务质量目标共18个数据，包括顾客（业主）满意率、零修服务及时率、投诉处理及时率、质量目标完成率、客户接待满意率、投诉处理及时率、社区人文环境建设满意率、采购维修材料合格率、公共区域设施完好率、零修服务满意率、消防设施设备完好率、保洁服务满意率、公共绿化管养护满意率、消杀服务满意率、特约服务满意率、安全事件处理及时率、安全防范突发事件处理率等等。并对每一项内容都明确了数据来源、测量方法、责任人和期限要求等，为持续改进提供了重要依据。

这样对管理现状做到了心中有数，通过对数据的分析较易发觉问题，用数据说话，员工的责任心大大增强，对责任部门和员工工作量的考核有了客观依据，对公司整体工作的成效有了量化评价，管理水平明显提升。

七、结语

事实胜于雄辩。从中飞物业管理公司精细化管理的实践和效果来看，要真正有效地实行精细化管理，根本在于提高管理层的整体素质，提高服务人员的业务能力和水平，只有坚持按照精细化管理的要求持之以恒地做下去，物业服务才有可能达到完美的程度 ——为全体业主创造高品质的人居环境。这是中飞物业管理公司朴实无华、默默工作的积淀，也是物业服务人永远追求的最高境界。

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.10.134

刘玉涛，女，大学本科，工程师。