我院医疗设备档案管理的做法和体会

周学武

兰州军区临潼疗养院 药械科，陕西西安 710600

我院医疗设备档案管理的做法和体会

周学武

兰州军区临潼疗养院 药械科，陕西西安 710600

医疗设备档案是设备管理的基础，本文阐述了疗养院医疗设备档案管理的具体做法和体会。

医疗设备；档案管理；设备管理

医疗设备是疗养院提高服务保障能力的重要物质基础，随着现代医疗技术的飞速发展，疗养院大量引进国内外各种先进诊疗设备，因此对医疗设备的科学化管理就显得尤为重要，医疗设备档案管理又是设备管理的基础，其管理水平的好坏，直接影响到疗养院的医疗质量、技术水平、社会效益和经济效益，所以加强医疗设备档案管理极其重要。

1 医疗设备档案的内容

医疗设备档案是疗养院在设备论证、引进、安装、使用、报废过程中形成的以纸质或光盘等介质为载体的文字或音像材料，我院规定单价 500 元以上的医疗设备必须建立设备档案，内容主要包括：

（1）各种文件 ：如设备申购材料、可行性论证报告、有关调查材料、批复文件、协议、定货合同、开箱报告、验收报告等；

（2）各种记录 ：如谈判记录、招标记录、安装调试记录、验收记录、人员培训记录、日常维护记录、使用记录、故障维修记录；

（3） 各种原始凭证 ：如下拨通知单、到货通知单、提货单、发票复印件、装箱清单；

（4）操作使用说明书、技术说明书、设备布置平面图、线路图纸、安装光盘；

（5）设备报废申请、批示及处置结果；

（6）计量室建标报告、计量设备历年检定证书及原始检定数据；

（7）全院医疗设备的总帐、分户帐等。

设备档案的形成过程涉及到设备从立项申请到最终报废，其时间周期长，中间环节多，参与人员杂，因此，设备档案管理是一项既耗时又耗力且工作量相当大的工作。

2 医疗设备档案的作用

（1） 是工程技术人员的得力工具。齐全准确的技术资料、软件，可以使维修技术人员在不依赖厂家的情况下充分发挥自主维修的作用，摆脱被动从属地位，并可通过分析研究故障规律，积极地进行主动维修，减少维修成本。

（2）评定设备使用率、完好率、经济效益和社会效益的直接依据。

（3）可以为设备的引进及同类设备的更新换代提供有力的重要依据[1]。避免重复购置，降低成本，减少浪费。

（4）解决医疗纠纷的原始凭证。

3 我院医疗设备档案管理的具体做法

3.1 坚持集中统一管理的原则

医疗设备档案管理坚持“集中统一管理”的原则，由药械科统一管理，这样可以保证其完整性和利用效率。因为医疗设备档案有其特殊性 :① 档案材料多，归档时间长，如一台大型医疗设备，从论证、购置到安装将会形成大量材料，并且还有以后的使用和维修直至报废，有一个很长的周期 ；② 载体形式多种多样，设备有国产的、进口的，档案材料势必牵涉到多种文字，如中文、英文等，其载体有纸张、照片、录音带、录像带、光盘、U盘等 ；③ 档案使用牵涉多个科室，特别是设备的构造图表、操作和维修说明书等一类材料，使用很频繁。因此，如不集中统一管理，很容易造成文件的破损和丢失，破坏档案的完整性，影响档案的利用价值。

3.2 制定制度并明确职责分工

明确的制度和要求是做好档案管理工作的基础[2]。我们根据疗养院实际制定了《医疗设备档案管理制度》，购买统一透明的档案柜，制定规范的档案盒，对设备档案的目录，资料的归档，档案的借阅、保存、销毁等内容进行规范和明确。同时我们还针对工作中不断出现的新问题对制度进行适时补充、修改，制定配套的规章制度和管理措施，使档案管理工作更加制度化、规范化、科学化。

我院成立了由医疗副院长直接领导的，医疗科长、各科室主任（护士长）为组员的疗养院医疗设备档案管理领导小组，设备较多的科室如门诊部、检验科、特诊科等成立科室设备档案管理小组。实行疗养院、科室、操作人员三级管理网络。将设备档案管理工作作为疗养院目标管理责任制的一部分，纳入科室的绩效考核[3]。明确设备操作者在负责设备的日常维护保养的同时，做好设备日常使用维护记录；每半年将记录整理好上报给药械科负责人，经核查后交档案室存档。药械科负责档案管理的人员不但负责平时文件资料的入档、整理、分类工作，而且利用互联网、展销会、讲座、培训班等形式不断完善和丰富档案内容。

3.3 档案管理数字化

传统档案管理方法存在诸多问题 ：① 有些设备属于科室新购进且第一次接触，所以要求将说明书放在使用科室，这样由于人员更替和经常交接等原因，说明书容易出现磨损甚至丢失，导致信息不全面 ；② 设备出现故障，多数需要工程师现场进行维修，为了查找故障所在，有时需要随身抱一本甚至几本厚厚的说明书到现场，翻阅起来比较困难，而且检索不方便 ；③ 随着设备数量的增多，设备说明书数量剧增，查找难度逐渐加大。为此我们将主要设备的说明书等档案资料输入电脑，特别是近几年购置的设备我们都要求提供电子文档说明书，通过疗养院局域网全院共享，这样便于调阅，同时避免经常翻阅原始资料引致磨损和丢失[4]。而且我们将每台设备的操作规程、历次出现的故障和处理方法也发布到网上，这样首先可以确保使用人员按规范操作，减少人为损坏；其次不受阅读人数限制；再者，当设备出现类似简单故障时，操作者可以按照以前工程师的排除方法第一时间解决问题，缩短机器停机时间。

4 体会

设备档案归根结底就是关于设备历史的记录，在很大程度上反映了设备管理的好坏。必须高度重视设备档案的管理，在全院已经形成共识。完备的技术资料对保证设备的正常运行有着不可低估的作用。医工人员或使用人员通过对技术资料的研究学习，不仅可以使现有设备的功能得以有效发挥，还可以使部分潜在的功能得到合理的拓展利用，充分发挥设备的经济效益和社会效益[5]。加强疗养院医疗设备档案管理，充分发挥档案作用，对于提高疗养服务质量具有重要意义。

[1] 张鲁闽．医疗设备档案在医院管理中的作用[J]．中国医疗设备,2009,25(5):90-92．

[2] 冯丹,胥慧一,郝璐,等．医疗设备综合管理系统与应用服务设计[J]．中国医院管理,2008,28(6):46-48．

[3] 邱伟,刘仕福．浅探数字化医疗设备管理系统的构建[J]．中国医疗器械信息,2009,15(8):28-33．

[4] 周学武．浅谈运用微机对医疗设备说明书的管理[J]．医疗卫生装备,2002,23(4):108．

[5] 朱学君．医院医疗设备档案管理工作实践与体会[J]．现代医院,2010,10(3):146-148．

[6] 戴红军．医疗设备管理中存在的问题及案例分析[J]．中国医疗设备,2010,25(4):81-82．

[7] 蒋跃金．医疗设备档案管理探讨[J]．中国医学装备,2010,7(11): 43-44．

Practice and Experience of Medical Equipment Files Management

ZHOU Xue-wu
Medicine and Equipment Department, Lintong Sanitorium of Lanzhou Command, Xi'an Shaanxi 710600,China

Medical equipment files is the basis of equipment management,this paper elaborated medical equipment files management practices and experiences in sanitorium.

medical equipment; file management; equipment management

R197.39

B

10.3969/j.issn.1674-1633.2011.06.031

1674-1633(2011)06-0088-02

2011-03-04

作者邮箱：xuewu-zhou@163．com