高校科研档案信息化网络平台构建

练红珍

（泰州师范高等专科学校，江苏泰州 225300）

高校科研档案信息化网络平台构建

练红珍

（泰州师范高等专科学校，江苏泰州 225300）

随着科技信息的日益增长，传统的基于数据的科研档案管理系统已不能满足信息时代的要求，在科研管理领域引入知识管理的理念，构建基于知识的高校科研档案信息化网络平台，并对高校科研档案信息化网络平台的运行进行探讨，目的完善高校科研档案信息化网络平台的功能，提高科研管理水平。

知识管理；科研管理；科研档案；网络平台

随着科技信息的日益增长，开发高校科研档案信息化网络平台是提高学校知识共享性、可操作性、可维护性和可应用性的一个有效途径，也是高校实现科研信息管理的必然趋势[1]。

1 现行管理系统存在的主要问题

1.1 知识共享问题

知识共享是知识创新的前提，现有的高校科研档案管理系统由于构建时的管理理念和技术原因，无法系统化地处理和利用信息、发掘知识内涵、提供知识交流渠道。知识与信息无法得到广泛的共享，这表现在三个方面：一是科研人员与相关领域专家之间没有形成一个网络，实现信息、知识、技巧、经验的共享与交流；二是科研人员之间的科研体会、科研方法、经验总结等宝贵知识无法共享，造成了知识资源的浪费；三是科研管理部门与科研人员之间信息不能流畅地传递。

1.2 知识发现与应用问题

传统的科研档案管理系统，没有从知识管理的角度出发，只能进行简单的信息搜集和整理工作，这样做的结果是系统内部拥有大量杂乱无章的信息，使科研人员和科研管理人员不在及时存取需要数据、信息和知识[2]。同时囿于系统开发技术的局限性，不能有效帮助科研管理人员提炼和挖掘有助于日常管理的知识和信息，最大限度地发挥知识与信息资源的价值。

1.3 科研管理的决策支持问题

知识经济时代的科研档案管理系统，不仅需要及时有效地获取信息支持，还需要科研档案管理系统提供知识上的服务和决策上的支持。但基于信息的科研档案管理系统，无法进行数据分析和知识管理，因而，对高校科研管理的决策支持极其有限。

2 高校科研档案信息化网络平台的构建

构建和开发高校科研档案信息化网络平台，目的是为了将知识管理的理念和方法贯穿于科研管理的全过程。依据社会知识大系统中知识管理的一般规律，可以把高校科研档案信息化网络平台的功能模块划分为知识生产模块、知识传播模块和知识应用模块，如图1所示。

图1 基础功能结构模块

2.1 知识生产模块

知识生产模块是高校科研档案信息化网络平台的核心。根据科研管理的业务分类，将知识生产模块又分为科研项目管理和科研成果管理。

（1）科研项目管理。科研项目管理是一个涉及信息、时间、人、财、物等诸多因素的动态。其管理的目的是为了实现对科研活动所涉及的人、财、物等资源的最佳选择和合理配置，对其运行进行有效控制。

科研项目管理之下包含三个组成部分：科研项目申报、科研项目中期检查、科研项目结项评估。如图2所示。

（2）科研成果管理。科研成果管理包括专利管理、论文论著管理和获奖信息管理，涉及专利数据库、论文论著数据库和获奖信息库，要对科研成果、专利、论文和著作进行登记、整理。其中，专利数据库和论文论著数据库的内容直接来调用科研成果数据库，无须重复输入。

2.2 知识传播模块

知识传播的能动因素是人，因此，知识传播对应于科研人员管理。根据具体业务，科研人员管理可划分为专家库管理、基本信息管理、业务进修管理和学术交流管理。如图3所示。

图2 科研项目管理

图3 科研人员管理

（1）专家库管理。专家库管理主要负责对与校内各学科专业对应的校外专家的研究领域、学术专长、科研成果及其学术活动等进行登记管理。当需要同行专家对学术成果进行评议、对项目申报进行推荐，当需要领域专家进行学术指导、开展合作研究，当需要领域专家对科研规划、科研项目提供决策参考时，科研管理人员可以随时查询某一领域的专家姓名、所在单位等信息。这种快速准确的查询，为科研管理的决策起到了支持作用。

（2）基本信息管理。基本信息管理负责对高校科研管理人员的专业、学历、职称、研究专长、科研成果及其学术交流、业务进修等情况进行登记管理。建立科研人员基本信息以后，这些信息可以随时被调出，避免了科研人员重复的机械劳动。

（3）业务进修管理。业务进修是知识传播模块的一部分，科研人员通过业务进修了解本领域学术前沿动态，开阔视野，通过进修学习，完善知识结构，拓展研究领域，提高科研人员的研究能力。为了对业务进修实行动态管理，及时制定业务进修和学历提升的激励机制，有必要对业务进修活动进行记录、存储。

（4）学术交流管理。学术交流活动也是知识传播模块的一部分，因为学术交流实际上是科研人员再学习、提高自身学术修养的一种有效手段。为了提高学习效果，有必要对学术交流活动进行记录、存储。而且科研管理人员也应积极承担安排的学术交流活动，促进这种交流活动的进行。

2.3 知识应用模块

构建高校科研档案信息化网络平台时，要注意运用信息技术促进这种知识的流动。科研管理人员可以通过科研成果发布平台，实时发布科研成果的信息，并且通过多媒体技术，生动有效地展示科研成果。普通的用户只要登陆校园网科研处子网，就能了解高校的科研成果。有效地促进了产学研的一体化，使科研成果迅速转化为产品。

3 高校科研档案信息化网络平台的运行保障

3.1 科研主管部门

高校科研管理部门必须充分利用计算机管理高效、安全、省时、系统、功能强大的优势，最大限度地发挥科研档案的信息服务功能和知识管理，并通过对外联机联网，通过数据挖掘和知识管理，做到资源共享。科研管理部门必须配备专职档案管理工作人员，每个系部也必须配备兼职档案员。学校要把科研档案管理工作纳入学校整体发展规划，把科研信息的立卷、归档工作纳入学校各部门岗位职责，把科研档案管理工作纳入学校各级科研管理人员的职责范围。

3.2 科研管理人员

科研档案的专业性，技术性决定了只能由科研部门整理、立卷。因此科研管理人员应当主动以现代管理学知识武装自己，不断优化自身的知识结构和能力结构，提高综合素质，以适应信息化社会对档案管理的要求。同时，科研管理人员学习计算机、信息、网络等知识和技术，尽快依托计算机和网络技术实现科研档案管理的电子化、网络化，将现代办公技术与科研档案管理相结合，从而实现科研档案管理的规范化，加快科研档案信息化的进程。

3.3 相关科研信息

科研管理人员要及时收集、整理科研全过程的科研信息，并确保科研档案材料的完整性，然后将科研信息系统、规范、准确地录入电脑。建立科研档案时一定要有关键词项，这样有利于对科研项目和科研成果实现知识管理，为本领域的研究者提供参考，也可供领导科学决策提供第一手资料。

3.4 科研管理硬件设施

要构建科研信息化网络平台，使科研档案管理工作顺利运转，还必须保证科研管理系统稳定运行。高校校园网络系统的建设，为科研档案信息化建设打下了良好的基础，只要配备专用的网络数据库服务器，就能形成w e b的开放型科研管理网络平台，保证所有的联网计算机都能共享服务器中的科研信息，科研管理人员也能利用网络便捷地管理科研数据。

4 结语

综上所述,构建基于知识的高校科研档案信息化网络平台,是适应高校科研档案管理科学化、标准化、信息化和规范化的迫切需要。同时,科研信息化网络平台的构建,能有效地提高科研管理工作效率和质量，全面、公正、客观地反映科研人员的业务能力和科研水平。

[1]刘名卓,张琴珠.知识管理的理念对教育知识管理的启示[J].中国电化教育,2003,（12）:17-23.

[2]韦艳.基于系统科学的辽宁省科技计划知识管理系统分析与设计[D].大连理工大学硕士论文,2002.

[3]江微.高校科研档案信息化建设[J].黑龙江科技信息,2010,（25）:108.

Construction of Knowledge-based University Scientific Research Archive Informatization Network Platform

LIAN Hong-zhen
（Taizhou Normal College,Taizhou Jiangsu 225300,China）

With the growing of scientific and technical information,traditional data-based scientific research archives management system cannot meet the requirements of the information age.The introduction of knowledge-based management idea in the scientific research management area has got wide acceptance.In this paper,the idea of construction of a knowledge-based scientific research archives information network platform is put forwarDAnd the operation of this platform is explored.The thesis is devoted to improve the function of knowledge-based scientific research archives information network platform and increase the scientific management level.

knowledge management;scientific research management;scientific research archives;network platform

G 647

B

1671-0142（2011）02-0035-03

练红珍（1975-）,女,江苏江都人,馆员.

（责任编辑刘 红）