刍议档案后保管模式的理论依据

　　摘 要：电子时代的电子文件与传统的纸质档案有很大的不同，比如电子文件是虚拟的，不能像纸质档案一样，一份一份逐一地进行鉴定，而且在电子环境下由于网络的便利使得电子文件来源可能是由多个机构或个人共同完成的，所以其来源具有不确定性等等，这些问题打破了原有纸质档案保管的方式。由于一种理论的产生都是在实践的基础上而形成的，又反过来对实践起到指导的作用，基于以上在实践中出现的现象，文章阐释与之相适应的理论，以便为后保管时代档案的实践工作给予实践指导。
　　关键词：档案 后保管模式 理论依据
　　中图分类号:G271 文献标识码:A
　　文章编号:1004-4914(2011)01-218-02
　　
　　传统的档案理论是把文件的归档作为文件与档案的分界线，对其进行分别管理，这种做法在纸质档案的手工操作时期是具有一定的合理性的，但是电子文件的产生，使两者之间的界限模糊了。因为从文件的起草、传输、办理到归档、鉴定、整理、保管以及再利用，均可以通过电脑网络进行，即文件工作与档案工作在同一工具上联为一体。这样，传统的档案理论显然已经不能适应电子时代的档案保管方式了，因此就引出了以下笔者要阐述的问题，档案后保管时代的新理论的解读。
　　一、新来源原则理论
　　新来源原则是为了适应电子文件的出现才应运而生的一种理论，所以我们在阐释新来源原则之前有必要先来了解一下电子文件的构成要素。众所周知，档案区别于图书与情报的最大特点就是具有原始记录性，也就是说档案是有凭证性价值的而其它信息不具备这种特性，从功能角度来看，电子文件和传统档案文件一样，是反映人类社会实践活动的历史记录，是历史的真凭实据，它的原生性、可靠性构成了它的基本价值——凭证价值，而凭证价值正是它优于其他各种最基本的特点。我们都知道，同传统档案文件一样，电子文件的凭证价值也是由内容信息、背景信息与结构信息三个基本要素来确立的。不同的只是电子文件的这三个要素所描述的对象更为广泛，描述的内容更为深入。首先，内容方面：内容是指文件中所包含的表达作者意图的信息，包括文件形成者形成的文字数字、图像、声音等。其次，背景方面：背景信息是关系着电子文件内容信息产生环境的文档，包括内容信息为什么产生，它与别处已有的其他内容信息对象间的关系等。澳大利亚档案馆在其《电子文件管理策略》中指出，电子文件的背景信息包括能增强对技术理解的背景信息以及与文件有关的公务环境的背景信息，并鼓励电子文件形成部门收集以下背景信息：文件形成的机构；与文件有关或曾经有关的其他机构；文件履行机构职责的目的；文件的年代；与文件有关的时期；与机构职能有关的文件价值与重要性；曾与文件有过关系的文件保存系统；该文件与其他文件或资料间的关系；对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划与条件等。最后，结构方面：电子文件的结构是指便于存取、参考和其他目的而提供的文档。电子文件的结构信息包括文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落安排，电子文件所使用的代码、格式，以及载体附件等方面的信息。
　　新来源观主张的概念来源尽管不像传统的实体来源那样直观和明确，但它决不是一种没有依据的主观臆断，而是有着特定内容和客观的实在。这种来源不仅指文件的形成机关，而且包括其形成目的、形成活动、过程、处理程序和职能范围等等。概括而言，它的含义是指文件的形成过程和背景，即文件是由谁、在什么条件下、运用哪些数据、为了何种目的、采用怎样的结构形成等方面的综合背景信息。这些来源信息正是了解、管理和利用电子文件的关键所在。因为电子文件的形成者往往不再单一，形成过程也相当复杂，但无论它们是某一机构独立产生的、还是由来自若干机构的数据组合而成的，只要掌握它们的形成过程和背景，把这些来源信息随同文件信息内容一同保留下来，就可以寻根溯源，了解该文件的原委始末。新来源原则不再直接研究档案产生于哪个行政部门，而变成一个虚拟的更为灵活的概念。它反映出文件产生过程中形成者的作用和行为活动，并存在于不断发展变革的环境之中；它体现了不断变化的当事人相互作用；它反映了不同的组织文化和管理方法，它与人们的工作习惯和人际关系相协调。因此，在电子时代要求档案人员的关注焦点不应仅仅是原始文件形成机关这种实体来源，更多地需要关注变动、临时、甚至虚拟机关中文件形成者的职能和业务活动这种概念来源。新来源观的核心是使来源原则更加概念化和抽象化，它的实质是来源原则面对电子文件的新特点和新挑战而作出的自我适应和自我发展。
　　二、宏观鉴定理论
　　宏观鉴定理论是加拿大档案学者特里·库克于80年代末提出的，他认为为了适应电子时代的要求，传统的鉴定理论需要革新，他倡导档案人员在鉴定前需要了解整个社会的运行方式和文件的形成过程，通过宏观的鉴定来准确反映社会发展趋势与文件形成者及其职能的有机联系。这一宏观鉴定理论不再局限于传统理论中的价值标准，提出应全面考虑社会结构、文件形成过程、文件形成者及其职能等多种因素。它使鉴定的重点由根据研究目的判定文件价值转变为根据文件形成者的职能和结构来鉴定文件形成背景或文件来源的重要性。简单地说，就是在电子环境下鉴定方法往往必须在一份文件产生之前在计算机系统设计阶段完成，鉴定将因此侧重于职能、业务和风险分析，而非文件及其潜在价值，这种方法从文件实体转向文件的形成过程，从分析个别文件的性质和特征，转向更好的了解导致文件产生的业务职能、活动、事务处理和工作流程；从根据文件内在价值或研究价值进行鉴定，转向鉴定形成者的主要职能、计划和活动并挑选出反映它们的最精炼文件永久保存。后保管鉴定法彻底抛弃了根据当前和未来社会需要来确定和预测文件价值的观点。它们使鉴定的标准脱离了文件的具体内容，上升为文件形成者的宏观职能，从而使鉴定方式和方法从分散变为集中、由个别变为系统。
　　宏观鉴定论的视野广阔，内涵深刻。它由社会运转方式入手，认为社会的运转通过各机构职能的履行而实现，文件是职能活动的真实记录，即“证据”，文件价值的大小取决于职能活动的重要程度，以职能因素为标准鉴定文件能较为客观地反映各个历史时期社会的真实状态。宏观鉴定论与新来源观在理论上同属一脉，它是当代档案学者对来源原则进行反思得到的新理论，长期以来人们所理解的来源是指文件的形成机构（即全宗），是实体来源，而新来源观认为来源的实质是文件形成过程中的属于文件本身的历史联系，是概念性的来源。电子文件的形成过程就是文件形成者执行职能的过程，电子文件的历史联系来源于职能活动，评价职能活动的重要性也就是对文件来源的关注。宏观鉴定法依据电子文件形成过程、机构职能活动、文件的本质联系，其思路是宏观的，它考虑的是机构的哪些职能、举措、工作计划、事务活动是重要的，哪些是次要的，并用软件化、规范化的方法把次要的文件从重要文件中分离出来，分别予以销毁和保存。因此，职能鉴定法从总体上判断机构形成有价值文件的能力，而不是直接对文件加以处理，换句话说，它面对的是某种职能的文件，而不是单份文件，故而常常表现为一种“批处理”的方式，较直接阅读卷帙浩繁的电子文件的方法更有效率。
　　三、知识服务理论
　　知识服务是自1996年加拿大档案学者特里·库克在第十三届国际档案大会上对其进行介绍后，知识服务的思想才逐步走进我国的档案界，并促进我国档案界以用户满意为目标，变被动服务为主动服务。在此思想的指导下，档案工作者应将档案馆内、馆间的档案信息资源等显性知识与自身经验等隐性知识加以集成提炼、虚拟整合，实现显、隐（下转第220页）（上接第218页）性知识之间的循环转化，满足用户个性化的需求，为其问题提供有用的知识。库克后保管模式中的知识服务是后保管模式的目的，他指出档案工作者要由实体保管员向知识提供者过渡，最终实现档案管理由“保管时代”向“后保管时代”的过渡。
　　档案的知识服务，首先是一种新的观念、认识和组织服务的理念。它不同于传统的信息服务，而是带有前瞻性的一项研究活动，是对档案信息资源的深层次开发利用。知识服务所关注的不再是为用户是否提供了信息，而是通过服务是否解决了用户的问题。通过提供人性化、开放化、立体式的服务，使得档案馆成为人们生活中必不可少的一部分。这一服务理念要求我们必须由以提供信息为服务理念向以获取知识来解决问题为服务理念的转变。不仅顺应了知识经济时代对档案服务的新要求，而且有助于档案实际工作的顺利开展和长期良好发展。知识服务是适应知识经济和知识创新的需要产生的，它以用户问题的解决为直接目标，通过对用户知识需求和问题所处环境的分析，向用户提供经过智能化处理的符合用户需求的知识。知识服务开展的目的不是向用户提供所需的信息，需是解决用户所面临的问题。因此它是一种以用户满意为目标的主动服务。知识服务是一种基于集成化、专业化和个性化的动态创新服务，针对用户面临的具体问题展开，整合显、隐性知识，集成系统、服务等多种方式，融入用户决策的全过程，因此知识服务提供的服务形式是一种过程而非实物。并且知识是一种目标驱动服务，是一种全过程的服务，是一种面向知识增值的服务。
　　[基金资助项目：黑龙江省教育厅人文社科研究项目“信息化背景下高校档案馆信息服务策略研究”（项目编号：11552225）阶段性成果之一；黑龙江大学学生学术科技项目的研究成果；作者硕士毕业论文的研究成果之一。]
　　
　　参考文献：
　　1.[加]特里·库克.电子文件与纸质文件观念[J].山