浅议高等学校毕业生档案管理工作

　　高校毕业生档案是毕业生政治表现、学习成绩、个人特长、以及在校奖惩等情况的综合记录，是用人单位了解毕业生，挑选人才，合理使用人才的重要依据。做好毕业生的人事档案管理工作，既是社会主义市场经济发展的需要，也是高校学籍管理工作者义不容辞的责任。随着毕业生就业制度的改革，如何做好毕业生档案管理工作，真正发挥毕业生档案的作用，已经引起高校学籍管理工作者的高度重视和深刻思考。
　　一、毕业生档案管理存在的问题
　　毕业生人事档案是人才信息的重要载体，是反映毕业生综合素质的最重要依据。但是就目前毕业生人事档案管理工作来看，还存在不少问题，主要表现在：
　　1、档案管理不规范
　　档案管理部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和制度，在执行过程中也存在不严格现象，收集、归档工作被动不及时；另外管档人员在管理上流于形式，仅充当档案“保管员”的角色，对接收到的毕业生档案，只是按学校或接收时间不同在原档案袋上直接编号，这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题，影响了人事档案管理工作的严肃性，降低了人事档案工作效率，更谈不上为毕业生提供优质服务了。
　　2、档案管理手段落后
　　目前档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利用计算机管理，也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。
　　二、毕业生放弃档案的原因人事档案是我国人事管理制度的一个重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，是记载人生轨迹的重要依据，它与每个人密切相关。高校学生档案是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据。高校毕业生如果没有档案，将来面对的工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报以及出国留学等都将是很难解决的问题。既然人事档案对于每一个人来说都非常重要，为什么还会有那么多高校毕业生弃档案于不顾呢？究其原因，主要有以下几点：
　　1、毕业生对人事档案的重视程度不够
　　随着市场经济的发展，组织人事政审工作相对减少，在目前就业竞争激烈，毕业生就业实行双向选择的情况下，高校学生档案作为高校毕业生就业工作的一项重要凭证，仍然有着难以替代的作用。但就目前看，越来越多的高校毕业生对人事档案的内容、功能、管理、转递认识不清，把档案弃置学校或人才服务机构不管不问，认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”。还有一些就业于私营企业、民营企业c934866ce940543e582e096b3321f779等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生，干脆就是“遗忘”了自己的档案，抱有一种要不要档案无所谓的态度。这种对人事档案重要性的欠缺认识，势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用。
　　2、多数毕业生对档案的性质、地位、作用认识模糊，档案观念淡薄。并且随着就业压力越来越大，大量的高校毕业生漠视档案，甚至抛弃档案，除了毕业证能引起他们的重视外，离校时根本就没有想过办理转档或托档手续，以至于自动放弃档案。
　　3、有些部门档案管理不规范、用人单位不重视档案等因素，使得很大部分毕业生觉得保管档案“没有价值”。他们认为档案与当前利益没有太多冲突，相反每年交几百元的保管费，对他们来说是一笔“冤枉钱”，给自己的生活造成一定的负担。
　　4、很多毕业生为获取就业机会，往往先就业再择业，而繁琐的人事档案调动程序及档案对工作调动的限制，阻碍其择业自由，于是就放弃个人档案或将档案随身携带。
　　5、也有不少毕业生对档案存放抱着一种侥幸心理，钻学校毕业生档案管理上的空子，认为在刚毕业的一、两年内，学校也不着急催着把档案取走，就在学校先保管着吧，这样一来既省掉了档案托管费，在学校存放也比较方便，可以不闻不问，将来用时再回学校取。
　　三、改变档案管理现状的措施及对策
　　人才正常流动是社会进步的表现，搞好流动人员的人事档案管理工作，是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要措施。因此，人事档案在现阶段和今后一个相当长的时期，无论对国家、单位和个人都有不可替代的作用。不妥善处理好个人档案，最后只能给自己造成麻烦。那么如何改变这样的现状呢？
　　1、提高对毕业生人事档案工作重要性的认识
　　加强宣传力度，提高毕业生对人事档案重要性的认识。通过学校加强对毕业生的就业指导，树立重视个人档案，保护自身利益的观念。做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，毕业生人事档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活等方面都有着极其重要的影响。
　　2、加强对毕业生人事档案的科学规范化管理
　　一是要全面普查案卷，去粗取精。对接收到的毕业生档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷资料重新组卷，尽可能将那些相互关联的资料组合在一起，并编写页码、目录、标题，一一对应，装订成册。要加强收集工作，完善档案内容，全面收集材料，准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值。二是建立专门的毕业生人事档案库，实行科学、规范的管理。将所有毕业生的人事档案统一整理，按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用。三是增强创新意识，加强现代化技术在档案管理工作中的应用并解决具体问题，要在立卷制度上更新，在工作手段上改进。