地名档案作为地名信息的载体,是地名管理工作中不可缺少的一部分,地名档案工作也随着地名管理工作的发展而逐步地发展起来。如今地名档案信息已渗透到社会生活的各个层面,与人类社会活动紧密相连,那么随着时代的发展,如何更好地对地名档案信息加以保管与使用,使之能更方便、快捷的为社会提供服务,成为地名档案管理工作的重要问题。以下根据地名档案特点与工作实际相结合,谈谈新时期如何更好地做好地名档案管理工作:
一、先谈谈对地名档案基本概念和特点的认识
地名档案是地名工作的重要一部分,它是在地名工作中直接形成的,并按照归档制度集中保管起来的一种包括文字、图表、声像等各种形式的历史记录,反映了整体地名工作的全过程。它除了与一般档案一样具有科学性、完整性、服务性等特点外,还有其以下几种自身专业特点:
1、它的专门性特点
专门性主要表现在专业性和专指性两个方面。首先地名档案是在全国地名普查及地名资料更新的基础上形成的,可以分为几个种类,但大多是以地名调查和成果类的形式存在,形成方式非常独特。另外从载体上也很特殊,地名档案中的地名调查和成果类中没有一份是以公文和信件为载体,其全部由地名普查和地名资料更新后形成的文、图、表、卡、照片、地名录组成,内容非常单一,具有鲜明专业性。专指性是指根据地名不断发展变化的特征,采用了为个体地名建档,也就是建立了一个地名一个卷的个体