加强机关事业单位档案室管理的思考

　　随着社会的发展和现代信息技术水平的提高，档案室管理作为一项软件指标成为了衡量一个单位整体管理水平的有效参数。正规化的档案室管理可使其职能充分的发挥出来，从而影响到档案的开发利用和为机关全面建设服务的能力。目前各单位对档案室的硬件建设积极性较高，但在管理使用中却存在着一定的问题。
　　一、档案室在管理使用过程中存在的问题
　　一是认识不到位，存在着重建设轻管理的问题。部分单位领导由于认识上存在着误区，把大量的人力、物力、财力投入到档案室的外部建设上，甚至把档案室的建设当作一次展现自己工作能力和全面建设的标志牌，当作自己的“政绩工程”。平时大门紧闭，无人问津，上级工作组来检查时打开，忽略了档案室本身的作用。二是工作不到位，存在着不注重档案的收集与整理的问题。认识上的不到位，必然带来管理上的不到位；管理上的不到位，必然造成具体操作者不注重档案的收集与整理，由此产生了环节上的恶性循环。有的档案盒名称与所装内容不符，有的档案分类混乱，有的档案不回收或回收不及时，普遍存在着档案不完整、要素不全、内容不实、不规范的弊病。而且有的档案尘封多年，上面灰尘满布，有的甚至把档案的收集与整理当作一种累赘与负担，可想而知其利用率较低的程度。三是人员不到位，存在着档案人员的素质亟待提高的问题。大多数单位没有专职的档案管理员，档案人员一般由其它岗位人员兼职担任，由于受自身素质和管理权限的限制，工作仅限于借阅登记和打扫卫生，有的连基本的文件档案分类、查询、文件检索、书目类别和管理常识都不懂。而且，档案人员保密意识不强，存在着借阅档案不及时登记和收回，文件销毁不符合规定程序，随意性很大。
　　二、加强档案室正规化管理应注意的问题
　　（一）加强重视，创造有利条件，切实从“环境”上下功夫。
　　一要明确管理标准，加强制度建设。要加强档案室正规化管理，首先要建立健全《档案工作人员岗位职责》、《档案保密制度》、《档案室管理规则》《档案室安全保卫制度》、《档案资料查阅利用制度》、《立卷归档制度》和《档案室工作考核评比方法》等配套制度，使档案室管理工作有章可循，有据可依。二要投入一定的“财力”，加强“硬件”建设。档案室要专房专用，配备防火、防盗、防虫、防尘、防光、防潮、防高温等基本设施及必备的办公设备，以确保档案的安全及档案工作顺利开展。三要投入一定的“精力”，加强“软件”建设。要开展经常性的监督检查，督促档案室工作的扎实开展。检查内容主要包括：文件档案、图纸档案是否放在档案盒或图柜内；档案是否按档号排放，档案柜是否编顺序号；档案柜、图柜、档案盒和目录标签的设置是否做到统一标准；立卷归档的文件材料种类、份数、页数是否完整，文件的印件与底稿、正件与附件、请示与批复、转发文件与原件是否齐全；日常技术维护是否到位；是否存在安全隐患等方面。监督检查是主要手段，目的是要促进档案室各项管理制度的严格落实，进一步巩固工作成果。
　　（二）对照标准，完善档案管理，切实在“内容”上下功夫。
　　《中华人民共和国档案法》和《<中华人民共和国档案法>实施办法》，以及有关档案工作的方针、政策及规章对档案室的管理和工作程序提出了明确的要求。各机关事业单位要严格按照相关制度规定，加强各种文件、记录、业务档案、报表、预案和其它档案的收集、登记、分类、整理和归档工作管理；规范档案室入库登记、档案借阅审批、销毁审批制度，确定审批权限，规范相关手续。同时要组织业务骨干详细地对各种档案进行分类、整理与收集，对各类档案进行分析论证，保证档案的真实性、准确性、系统性与完整性。
　　(三)以人为本，提高人员素质，切实从“源头”上下功夫。
　　一要加强档案人员的培养教育。档案人员最好由经过院校档案管理专业正规培训的素质好、业务能力强、工作标准高的干部、职工担任。在工作中，对档案人员要严格要求，注意教育他们要热爱档案室工作，有热忱为人民服务、为档案事业作奉献的思想，有认真负责、吃苦耐劳的精神，有不怕麻烦、耐心细致的工作作风。各级档案部门要通过多种形式进行宣传教育，要定期组织档案业务培训，要深入各部门、单位宣讲档案法规，指导专（兼）职档案人员的业务工作，不断提高档案法制观念和档案管理规范化意识，增强全员参与档案管理工作的自觉性。二要增强档案人员的保密意识。各机关事业单位要高度认识档案保密工作的重要性，定期组织档案人员进行培训考核，使档案工作人员牢固树立高度的保密观念，提高泄密防范意识，严格遵守党和国家各项保密制度，确保党和国家秘密安全。三要明确档案人员工作权限。让档案人员熟悉了解自己的工作权限，遵章办事，按照程序、权限办事，严格履行请示或审批手续及做好相关记录。四要调动档案人员工作积极性。档案工作看似简单，其实是一项复杂而又严谨的工作，需要档案人员具备很强的专业知识。因此，各机关事业单位要进一步提高对档案人员的重视，积极为档案人员考评晋升有关职称提供方便和帮助。另一方面，要采取有效措施，形成科学的奖惩机制，把档案工作完成的好坏与个人的成长进步和年终的评先评优相结合，实行“一票否决”制，充分调动档案人员的工作积极性，更好地促进工作开展。
　　(四)依靠现代科技，拓宽管理手段，切实从“形式”上下功夫。
　　随着办公自动化技术的日益普及，计算机在档案管理领域中发挥着越来越重要的作用。各机关事业单位也当顺应形势的要求，加大物质和技术投入力度，逐步实现档案管理的自动化，从而实现档案管理和利用由繁杂而效率低下的手工操作，向利用计算机进行立卷、检索、编目、统计、借阅方向发展，实现纸质和电子文件以及纸质和电子档案的管理和保管工作并重，充分发挥计算机技术对档案工作的完善简化作用，有效提高档案室管理水平和效率。不少单位已经开始这方面的尝试，取得了良好的效果。例如，对档案分类储存编制目录后，建立档案管理数据库，开发档案管理信息平台，与办公室联成局域网，文件的查找、检索和使用非常简便，极大地提高了办公效率，同时可以及时地对档案进行动态更新。