浅议如何提高城建档案工作水平

　　城建档案，是城市规划、建设以及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字，图纸，图表，声像等各种载体的历史记录，是城市建设和发展的重要依据和必要条件，是国家的宝贵财富。笔者认为，城建档案工作要充分抢抓机遇，破除当前存在的瓶颈性问题，进一步提高城建档案工作水平，应从以下三个方面着力做好：
　　一、不断加强硬件设施建设，推进城建档案数字化建设水平
　　（一）将科技引领作为城建档案工作发展的动力
　　各级城建档案馆大多成立于上世纪80年代初期，经过30多年的发展，管理的现代化程度得到了不断提高，增加了一些现代化办公设施，并自主开发了一些城建档案管理系统软件，但仍旧无法满足城乡建设快速发展的需要。网上归档、网上查阅还大多没有实现，更没有将数据资源向公众开放。数字化档案建设只停留在初级水平，城建档案资源库尚未建立，文件、图纸还未达到数字化处理。因此，只有将数字建馆、科技强馆作为当今城建档案工作发展的巨大引擎和强大动力，才能将现有档案资源的作用发挥到最大。为此，要通过完善的内部网络进行资源与信息的共享与流通，实现备案、整理、归档、查阅流程的完整，使城建档案工作由纸质化变为数字化。
　　（二）将丰富馆藏作为城建档案工作发展的基础
　　多年来，各级城建档案馆把丰富馆藏做为重要工作来抓，不断加强城建档案资源建设，但随着城乡建设的快速发展，产生的档案数量越来越大，人们的档案概念和对档案的法律观念认识不到位，使档案接收工作梗阻现象相当严重。一是政府建设行政主管部门个别单位的档案接收进馆难，分散保管现象严重；二是建设、施工单位形成的文件资料归档不及时，不准确，不规范，不全面，且损坏、丢失等现象普遍存在。因此，要进一步加大宣传力度，积极宣传《中华人民共和国档案法》、《城建档案管理规定》等法律法规，让人们了解有档可依带来的经济效益和无档可查造成的损失，从而自觉自愿地支持档案工作的开展。对一些有地方特色，国家重点部门的重点工程项目，我们还要主动工作，接收进馆。要积极主动与电力、热力、通信、广电、市政等相关单位联系，将地上地下管网档案情况了解掌握并接收进馆，以确保馆藏丰富，形式多样，资料多元，内容完备。
　　（三）将适当超前做为城建档案工作可持续发展的阶段要求
　　城建档案作为城市发展进程中必不可少的核心要素，无论是馆库建设还是数字化建设，无论是法规建设还是督导问效，都要尽量做到超前布局、超前谋划，打破传统观念的束缚。要敢于设想，敢于超前，敢于创新，使城建档案工作做得更深入，更细致，使城建档案作用发挥得更加显著。
　　二、不断加强软件应用建设，推进城建档案能力建设水平
　　（一）加大专业人才引进力度
　　将那些高学历、懂专业、爱岗位的人才引进过来，在政策上给予倾斜，在生活上给予关注，在物质上给予照顾，充分发挥人才优势，将先进的理念引进过来，将先进的工作方法引进过来，将先进的创新机制引进过来，从而有效带动全体工作人员的专业水平提升，推动城建档案工作快速发展。
　　（二）加大现有人员培训力度
　　进一步加大人员培训教育工作，特别是针对数字化档案馆建设、档案信息化技术、计算机应用技术等方面的培训。鼓励干部职工自学成才，参加专业技术考试，并通过精神和物质等方式对那些钻研岗位技能、解决实际工作中难题和有突出表现的个人进行表彰奖励。适时组织人员走出去，学习省内外城市的先进经验，以开阔视野。
　　（三）加大理论成果转化力度
　　广泛开展调研活动，注重“查找问题、调研求法、理论梳理、汇总创新”等环节的理论性、紧密性和连续性。将理论成果结合工作实际进行有效转化，真正将理论应用于实践，在实践中创新理论。同时集中优势，打造出一批精品理论成果，在城建档案工作发展进程中奠定坚实的理论基础。
　　三、不断加强标准服务建设，推进城建档案整体服务水平
　　城建档案工作人员作为城市建设的参与者和见证者，必须以为客户提供优质服务来提升城建档案整体工作为出发点，不断树立标准服务的观念。
　　（一）接收工作中的靠前服务是基础
　　建设项目前期文件、施工技术资料、监理文件、竣工验收文件和竣工图等资料的全套工程文件材料都反映了城市建设的“软件”成果，对城市的规划、建设及其管理具有十分重要的参考和凭证作用。所以抓好接收工作，是城建档案工作良好运行的基础和前提。尽管城建档案的验收工作已由经济制约向行政执法转变，但单纯依靠行政执法的刚性，很难使工作向纵深发展。所以必须不断加强工作中的服务意识，做到“刚柔并济”，使城市建设的软件和硬件相得益彰。
　　为突出接收工作中的靠前服务，各级城建档案馆可以依托行政审批一体化平台，充分利用和发掘行政窗口直接面对客户的便利资源，以客户为本，以服务为本，切实做到“三个到位”即理论知识掌握到位、个人素质体现到位和问题反馈能力到位。
　　（二）查档工作中的精品服务是关键
　　作为服务性事业单位，城建档案馆在做好档案归档和编研等基础工作前提下向全社会开放，确保任何有需要的单位和公民随时进行档案查阅。为达此目的一要从素质建设入手，努力培养干部职工的“精品服务理念”，使利用者“高兴而来满意而归”是对干部职工工作的重要衡量标准。这就需要档案馆进一步完善客户接待制度，提高相关人员的专业素养，公布人员基本资料，并将此项工作纳入职称晋升、评职定岗、加薪提职等考察范围，真正实现“客户满意”为最高标准。二要广泛采用现代化管理设备和技术，加速城建档案的服务向网络方向发展。力争在较短时期内，尽快建立起上下成线、纵横成网的档案信息化网络，方便档案查阅工作的顺利开展。努力建成“高效、便捷、顺畅”的档案查阅流程，真正实现网络资源共享的信息一体化建设。
　　（三）归档工作中的全程跟踪服务是保障
　　工程的建设通常会发生设计变更、项目阶段交替进行等情况。为了在第一时间掌握变更情况，城建档案馆工作人员需要具有前瞻意识和与工程设计、施工等单位的良好沟通渠道。适时组织相关单位召开座谈会、研讨会，利用施工淡季举办城建档案业务培训班等形式，加强联系和交流，明确制度，逐步建立快速信息资源利用与反馈机制，尽快掌握工程设计变更等情况，为归档和查阅工作顺利开展奠定基础，推进城市建设档案工作又好又快发展。