企业基建档案收集工作的难点与对策

　　企业档案管理工作包括收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等六项工作。收集工作是档案工作的起点和基础。只有把应归档的资料收集起来，才能保证档案材料的完整性和系统性。收集工作质量的好坏，收集的齐全与否，直接关系到基建档案的利用价值。收集工作是一项很复杂的工作，涉及方方面面，不但需要档案人员的辛勤劳动，还需要有关单位和个人的积极配合。
　　在企业中由于基建项目多，环节复杂、建设周期长，参与建设的施工单位多，施工单位人员更换频繁，以及本单位相关部门归档案意识差，工作方法陈旧等人为因素，导致归档渠道不畅通，进馆档案数量不足，从而困扰着企业基建项目档案工作的发展。
　　一、落实好基建档案收集责任。每一个基建项目都会涉及诸多部门，环节较复杂，因此在不同时期的各个阶段、各部门会形成不同的档案材料。项目前期阶段形成的文件材料基本上都是由本单位各个部门形成。越是本单位的，往往越难收集。由于制度不健全或是没有很好地去执行考核制度，导致各部门人员档案归档意识差，归档渠道不畅通。项目施工阶段是由所有参与项目建设的各家施工单位进行归档。如果基建是实行总承包的，需由各分包单位负责收集、整理分包范围内档案资料，然后交总承包单位汇总、整理。如果基建项目由甲方分别向几个单位发包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的档案资料，并直接交甲方汇总、整理。工程项目监理阶段由监理单位负责收集、整理和监理有关的档案资料。在工艺设备阶段由本单位相关部门负责收集、整理档案资料，涉及到安装调试阶段还应由施工单位负责收集、整理档案资料。引进项目阶段也是由本单位相关部门负责收集、整理档案资料。投产准备、试生产、竣工验收阶段及科研攻关阶段都是由本单位相关部门负责收集、整理。
　　二、采取有效措施，控制各个环节。为了确保基建项目档案资料能够按时、按质、按范围收集齐全、完整，就应在各个阶段采取不同的措施。(一)建立健全档案管理网络。本单位各相关部门、施工单位、监理单位等应有专人负责基建项目资料的收集、整理与归档工作，并将其纳入有关领导、部门和有关人员职责考核范围，做到职绩挂钩，奖惩兑现。（二）使基建档案管理做到“四同步”。即：项目筹备立项与项目建档同步；签订勘察、设计、施工、监理、设备订货等有关合同、协议与提出项目档案归档同步；项目建设过程与档案形成、积累同步；项目交付验收与项目竣工档案交付验收同步。(三)本单位档案管理部门从每个基建项目申报开始就应指派专人深入基层做到前端控制，全程管理。（四）档案人员要参加基建项目调度会，及时了解项目进展情况，在施工技术文件形成、积累阶段就要把施工技术文件编制竣工文件的要求灌输给施工单位。从而保证了归档文件的质量。在施工阶段照片档案、声像档案的收集是个薄弱环节，那么档案人员要在项目调度会上适时地强调此类档案的收集，就会丰富档案馆的馆藏。在施工过程中档案人员要有针对性地解决问题，避免施工单位在工作中走弯路现象。在参与项目管理的同时要随时掌握好设计单位设计图纸的质量。要求图纸反差效果良好，能够满足日后缩微和计算机扫描的要求，图纸不能缺边框，尤其不能缺左侧会签栏。对于一张图纸改动超过三分之一的就要重新出图。
　　三、保证措施。（一）实行项目竣工档案交付验收保证金制度、额度分别为工程费、设计费、监理费、设备费等的5%，在签订工程设计、监理、设备合同时，要明确其条款。在约定期限内（一般在工程交工验收三个月内），档案资料不交付，档案部门不签章，财务部门不得给予结算，并扣除保证金。（二）实行项目竣工档案交付验收滞纳金考核制度。工程交付验收三个月内，施工、设备、监理等单位要办理项目档案交付验收手续，因责任单位原因逾期不能交付合格竣工档案的，每月按保证金的10%一次性扣除滞纳金，扣完为止。（三）实行季度同步检查考核制度。为保证项目档案形成、积累与工程建设同步，每季度由本单位相关项目管理组检查考核一次，考核结果纳入工期和本单位经济责任制考核范围。
　　企业基建档案管理的好坏直接关系到企业的整体建设。作为档案管理工作者应充分认识到基建档案管理工作的重要性，认真履行职责，在档案收集的各个环节中充分发挥主观能动性和工作积极性，使企业基建档案更好地服务于企业建设。