中原油田会计档案鉴定销毁工作思考

　　  2010年7月，中原石油勘探局下发了《关于印发〈中原油田会计档案鉴定销毁办法（试行）〉的通知》，在全油田范围内，进行了一次1993年前会计档案的鉴定、销毁工作，其中，对50多个单位、149288卷进行了设置分组集中鉴定。这是中原油田成立31年来的第一次开展会计鉴定工作，优化了档案库藏结构，避免了档案资源的浪费。
　　
　　1会计档案的鉴定销毁原则
　　  中原石油勘探局根据《中华人民共和国档案法》和《会计档案管理办法》，结合中原油田的实际情况，制定了具体的鉴定销毁原则。凡符合保管期满但包含下述内容的会计档案，禁止销毁。① 未结清的债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证；
　　②正在项目建设期间的建设单位的会计档案；③征地及相关补偿、房产购置的原始凭证；④合资企业出资各方的股权认证原始凭证；⑤含有员工工资发放表的会计凭证；⑥各类会计账簿、财务报告。
　　
　　2鉴定销毁的组织实施
　　2.1成立油田会计档案鉴定销毁领导小组。此小组由油田财务工作的分管领导、档案管理处、财务资产处、审计部、法律事务处、局纪委等部门领导组成，负责审批油田各单位会计档案销毁清册。
　　2.2会计档案初审。档案部门向档案形成单位财务部门提交保管期满的、1993年度以前的会计档案案卷目录及清册。
　　2.3会计档案形成单位鉴定。
　　2.4组织销毁。由档案管理处、财务资产处、财务资产部共同派员监销。
　　
　　3鉴定后的处理
　　3.1禁止销毁的凭证由财务部门鉴定人员负责单独抽出立卷，档案部门保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
　　3.2 会计档案销毁清册按永久档案归档保存。
　　3.3在进行不得销毁和可销毁甄别的同时，文字档案均要转换成电子档案作为备份。
　　3.4油田各单位所有转换形成的电子文件在硬盘保存的同时，需要刻录成光盘保存，一式两份，本单位、档案管理机构各一份。
　　
　　4对会计档案销毁的几点看法
　　4.1档案鉴定工作必须有组织有计划地进行。档案鉴定工作是一项既复杂又困难的工作，由于涉及面广、数量大、费时长、政策性强，必须有计划、有组织地进行，并需要多方面的协作与支持，认真加以协调，保证鉴定工作的顺利进行。
　　4.2要制订切实可行的档案鉴定方案。鉴定前，油田档案管理处经过调查研究，结合油田实际情况，从会计档案是否还有保存价值等情况入手，针对会计档案“查实”价值是否存在，进一步细化鉴定销毁办法，使档案鉴定人员有据可依。切实避免了难以下手的情况发生，可操作性强的档案鉴定意见成为档案鉴定工作有条不紊顺利开展的保障。
　　4.3鉴定工作要配备专业能力较强的专业人员。档案鉴定工作者须具备一定的鉴别水平和能力，有较高的政治、业务水平和严谨认真的工作作风。这次鉴定，销毁凭证档案数万卷，油田参加鉴定人员共500多人。其中，从事会计专业人员近400人、从事档案管理人员36人，76%以上具有中级专业技术职称。这支精干高效的队伍，保证了鉴定工作高质量的完成。
　　4.4鉴定工作要纳入档案管理工作规程中。在日常保管利用工作中，要依据档案借阅情况，将档案按价值大小和重要程度划分级别，把档案鉴定工作任务与日常管理工作紧密结合。省时、省力，既为在一定时间内剔除无保存价值档案作了充分准备，同时，又对馆藏档案充分发挥作用留有余地，既保证档案鉴定的质量，又避免了盲目性。就会计档案来说，一般每年就应该销毁一次，避免鉴定数量大、任务重的现象。
　　4.5把销毁档案转换为电子档案保存有备无患。中原油田把这次1993年前的会计档案，利用高拍仪选择性地转换成了电子档案保存，为以后再次利用档案作好了充分的准备。
　　 由于时间紧、任务重、覆盖面大，本次油田会计档案的鉴定工作在某些方面还存在一些问题，例如，一些在1993年以前存在的三级单位，现已归属别的单位或已改制，会计档案较难确定应由哪方会计人员鉴定。需要在今后工作中，对此类问题不断加以改进。
　　 （作者单位：河南省濮阳市中原油田档案管理处来稿日期：2011-01-18）