高校人事档案信息化管理的问题与对策分析

　　1高校人事档案实现网络化管理的受限条件
　　1.1缺少相关法律法规条文及实施细则。目前，在全国高校中，“干部人事档案管理的信息化”仍缺乏系统化、规范化、科学化的实施标准；随着信息网络化的普及利用，网络犯罪行为时有发生，但缺乏规避网络风险的法律法规条文及监管机制。
　　1.2人事档案涉及机密不能随意公开。人事档案管理工作涉及重要的人事机密，关系人事档案主体的隐私权及其未来的发展前途。公民隐私权受法律保护，人事档案不能随意公开。
　　1.3人事档案网络化建设需要大量人力、财力、物力的投入。目前，我国高校人事档案管理具备实现信息网络化管理的条件薄弱。
　　1.4技术限制。档案标准化、规范化滞后和应用软件的不统一，严重影响了系统整体水平的提高，致使档案信息的获得滞后，造成人力、物力资源的浪费。
　　
　　2实现高校人事档案工作信息化管理之对策
　　2.1宣传法律政策，增强法规意识。中国国家档案管理部门有责任与国家人事部门及立法部门共同制定出相关法律政策，《2006~2020年国家信息化发展战略》中，对人事档案信息化管理工作也提出了明确要求，但还需档案管理部门在以后的实践中不断完善。各高校要针对本校建设人事档案信息化的网络化管理工作，制定适宜的规章、条文。并加强人事档案工作的宣传力度，争取各部门的支持和配合。
　　2.2确定人事档案信息等级。依照《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》，使我国人事档案信息的开发与利用有法可依、有章可循。在相关法律政策的制定过程中，应对网络环境下，我国人事档案信息利用的条件、范围及其分类等级、授权条件、查阅权限等问题予以充分考虑，逐步实现人事档案在网络环境下的资源共享。
　　2.3建立人事档案目录数据库。在高校实施信息化、网络化管理人事档案工作，要循序渐进，稳步过渡。根据国家档案局和中央档案馆于2002年印发的《全国档案信息化建设实施纲要》这一要求，河南省高校人事档案管理部门统一安装了人事档案目录数据库管理软件“干部人事档案辅助管理系统”，建立了人事档案目录数据库。此系统使用数年，经过不断完善，使其功能不断加强，登录此系统，即可了解档案主体的简历、学历、奖惩等基本情况及工资级别变化情况。
　　2.4借助校园网络平台收集档案信息。校园网的使用，使人事档案信息的获取较以往更加及时、快捷和方便。高校人事档案工作者应利用网络，做好档案材料的收集工作，不断完善人事档案的内容。如，组织部门的职务任免、材料考察，师资部门的人才引进、教职工接受继续教育、职称评聘等材料，尤以反映个人业绩、能力方面的材料为重点收集内容。建立一支档案信息员队伍，以明确职责，确保收集渠道畅通。各单位、各职能部门，应明确本部门档案材料的归档范围，建立归档制度，确保人事档案材料的及时归档，变上门催要为主动上交。人事档案部门应及时收集原始纸质材料，经仔细鉴别、审核并确定为真实、规范、完整的档案信息，再将信息通过校园网反馈给材料形成部门，并以人事档案部门审核过的信息为准，保证各部门人事档案信息的统一完整，避免形成条块分割、各自为政、缺乏系统管理的局面。通过利用整合后的信息，最终达到资源共享。但档案管理信息化的目标是档案内容数字化、信息资源网络化、利用方式便捷化。为了达到信息共享，必须建立统一的信息系统，使用标准规范的软件，形成科学、有序、规范、协调的运行机制，为社会提供准确、有效的信息资源。
　　纸质档案是最原始的凭证，具有电子档案无法替代的作用。高校人事档案管理部门在实施人事档案的信息化网络化建设的同时，还应进一步加大纸质档案的管理力度，确保原始信息的完整性和准确性。同时，要注意坚守档案的保密性。
　　当前，高校人事档案的管理模式正处于向信息网络化管理的过渡时期，档案工作者要作好前期准备，提升干部人事档案管理系统的容纳性与兼容性，提升人事档案管理工作效率，充分发挥人才信息资源的使用价值。同时，保证人事档案的信息安全，解决好录入与检索、保密与开放、资源共享与资源权属的关系。
　　（作者单位：郑州轻工业学院人事处来稿日期：2011-01-18）