河南省档案馆民国档案编目项目的实践

　　河南省档案馆民国档案是馆藏档案的重要组成部分，由于部分民国档案没有文件级目录，无法提供日常借阅利用。2009年，河南省档案馆正式启动民国档案编目项目，工作程序如下：
　　
　　1制定编目相关规定
　　1.1河南省档案馆馆藏民国档案共有75个全宗43997卷，其中，已编文件级目录的档案有25340卷，另有未编制文件级目录的档案18986卷。
　　1.2本着对历史负责，保证档案资源的完整和安全，为将来的档案利用和信息资源开发打好基础，为档案查阅、编研等工作提供完整、准确的信息资源为原则，制定了《民国档案文件级目录编目及检查细则》、《民国档案文件级目录文件标题拟制规定》。内容包含：（1）民国档案文件级目录编目项目。（2）民国档案文件级目录文件标题的拟制方法。（3）民国档案文件级目录文件作者、文件名称如何规范。（4）民国档案文件附件的拟制办法。（5）编目工作指导及检查验收。
　　
　　2编目项目管理工作
　　2.1民国档案编目人员的选用
　　2.1.1民国档案编目项目组聘请了我馆已退休懂业务的老同志，担任民国档案编目工作的培训、指导、检查验收人员，为编目工作的顺利进行奠定了基础。
　　2.1.2招聘编目人员。编目人员须具备大学以上学历，以档案、图书或文史专业的文科生为主。编目人员录用后，有三天试用期，十天培训实习期，培训期满正式上岗。两年来，共聘用编目人员多名，他们部分为大学毕业生，部分为在校研究生。由于在校学生时间不固定，所以，对其工作时间能灵活掌握，从而解决了编目人员不固定的问题。
　　2.2编目业务管理。主要是对编目人员进行业务培训和指导，解决民国档案公文知识、用语习惯以及编目质量的验收。
　　2.2.1编目人员的业务培训。民国档案编目是一项实践性很强的工作，为了让编目人员尽快掌握编目方法，项目组与老同志多次研究制定了跟踪培训指导的方法。（1）指导编目人员熟悉编目项目、民国文件公文类别及公文用语，指导编目人员仔细阅读《民国档案文件级目录编目及检查细则》及《民国档案文件级目录文件标题拟制规定》。（2）民国档案使用的是繁体字，招聘的编目人员中大多数不能熟练辨认，项目组把《简化汉字表》复印后发给编目人员熟悉。培训老师在编目过程中，也不断强化繁体字训练，结合讲解民国公文的使用常识，使编目人员在较短时间内熟悉掌握繁体字。（3）让编目人员独立拟制民国档案文件级目录，指定专门老师对拟制完成的档案目录迅速修改，及时指导，做到发现特殊问题随时改，发现普遍问题统一改。经过重复几次对拟制完成目录的修改，使编目人员较快掌握了民国档案文件级目录的拟制方法。
　　2.2.2严格检查验收，提高编目质量。（1）不定期地召集项目相关人员开会，对编目项目管理、标准执行、编写质量等方面出现的问题及时进行沟通，提出解决方案。（2）选用一名有经验和责任心的编目人员担任质检员参与编目工作的管理，并负责民国档案的调卷归卷。质检员如发现有质量问题，需交项目组老同志重点处理，在指出存在问题，重点指导后，退回编目人员重新编目。（3）对检查验收完毕的纸质档案目录进行电子输入，直接进入档案目录数据库管理系统，在录入过程中进行最后检查修改。
　　2.3编目人员的日常管理。（1）本着维护档案实体安全、内容保密的原则，不定期对项目组全体成员进行档案安全、保密意识教育。在民国档案编目工作间安装监控镜头，与编目人员签订《河南省档案局（馆）保密协议书》。（2）对编目人员实行计件工资制，按多劳多得、保证质量、适当控制的原则，制定合理工资标准。（3）制定《档案编目工作间管理制度》，对卫生值日、人员进出等方面提出明确规定，创造良好的工作环境。
　　
　　3工作成效
　　3.1编目工作开展两年来，完成了民国档案35个全宗1万余卷档案的编目任务，拟制民国档案文件级目录50余万条，录入民国档案目录14万余条。
　　3.2通过对民国档案的编目发现了许多珍贵的民国档案。有民国时期银行的保单、汇票、契约；银行各种面值的印花税；民国复兴公债、民国统一公债、民国广东金融公债样张及暗记图说；银行的关金券、钞票样张、节约建国储蓄劵等；有清代乾隆年间到民国时期的几百张房产、地产契约；民国时期的房屋土地纠纷文书、信件、房屋租折、家产分单；民国司法行政部门印制的各种面值司法印纸等。
　　3.3对编目过程中发现的破损严重的档案，及时送装裱室进行装裱，之后送珍品陈列室妥善保存。
　　严格的业务培训，严谨的工作流程，严密的管理制度，是民国档案编目项目有序开展的根本保障。
　　（作者单位：河南省档案局保管利用处来稿日期：2011-01-21）