安阳市公路建设路网项目工程档案归档情况调查

　　1调查概述
　　1998年至2007年，安阳市公路局负责新建改建的国道107线（市境段、城区段）、国道106线、东上线（滑县段、内黄段）、大林线(城区段、吉村至鲍家堂段)、横水大桥等26个项目，是经河南省发改委、省交通厅、省公路局批准立项的全省路网改建项目，也是安阳市重点基础设施建设项目。目前，26个路网项目全部通过了河南省交通基本建设质量检测监督站的验收，工程质量等级全部为优良。
　　为了较为全面地掌握路网项目工程档案资料的形成和归档情况，我们采取访问与统计的方式进行了调查，以下是此次统计调查的基本情况。
　　
　　2归档情况调查表
　　3调查情况分析
　　从以上调查情况看，按照河南省交通厅豫交办[2003]1045号文件中所要求的基本建设项目档案资料应归档的八大类目中，有六个类目归档文件较为齐全，占总类目的3/4；另外两个类目，即设计基础文件和工程科研文件基本没有归档，占总类目的1/4。
　　六个类目归档较为完整的原因主要是：在工程项目立项时，市局档案专业人员同步介入，对重要资料进行收集整理，使工程立项审批、可行性研究报告、招投标、资格预审、合同协议等重要文件得以妥善保存。在工程的施工阶段，各项目工程指挥部都要对各施工、监理单位的档案收集整理工作进行统一安排，建立健全档案管理制度，要求各施工、监理单位不仅要配备专兼职档案人员，还要配置相应的档案柜架和装具，确保现场档案资料的安全存放。同时在交工验收时，规定档案资料不齐全的施工、监理单位不得交工，工程款不予结算。市局档案专业人员还要定期对各施工、监理单位的档案工作进行督导检查。
　　在工程的竣工验收阶段，各工程指挥部要求各施工单位必须做好施工、检验、交工验收等记录，按规定编制好竣工图，施工单位不按时提交合格竣工图的，按未竣工对待，并承担相应的责任。同时，加强了对工程总结、工程决算、质量鉴定、竣工报告等文件的收集，从而保证了工程资料收集的善始善终。
　　从调查表上看，设计基础性文件类目收集不够齐全，究其原因：一是工程项目的线路勘察设计时间与开工的时间相隔较长，给资料的收集带来了一定困难；二是勘察设计人员档案意识相对薄弱，没有把水文、地质、勘察设计记录等文件资料收集纳入日常管理；三是缺乏档案专业人员的介入，形成档案管理空当，致使这些资料没有得到妥善保存，造成了不应有的损失。工程科研文件类目缺失严重，主要原因是对科研项目管理重视程度不够，在政策、资金、项目、科研办公条件改善等方面不到位。
　　
　　4调查结论
　　从以上调查分析来看，公路建设施工存在着点多、线长、野外作业等特点，给档案的收集整理工作虽然带来了一定的困难，但是，在工程的各个环节中，不断强化档案意识、建立健全规章制度、执行严格的管理程序，是做好档案工作的关键。档案人员的“三参加”(即档案人员参加重要计划工作会议；参加科研课题、设计项目及产品评审鉴定会；参加工程竣工验收和设备的开箱等工作)，档案管理工作的“四同步” (即下达计划任务的同时提出文件材料的归档要求；检查计划进度的同时检查文件材料形成情况；评审鉴定成果的同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况；上报等级和评审奖励科技成果以及科技人员提级考核，档案部门同时出具专题证明材料)，是保证档案材料收集齐全完整的切实可行的控制措施。
　　（作者单位：安阳市公路管理局   来稿日期：2011-01-18）