我国高校档案利用问题研究综述

　　摘要：统计1990年至2010年我国高校档案利用问题研究成果，从高校档案利用工作存在的问题、特点、建议与对策、效益反馈、工作内涵的深化和外延的扩展、发展趋势和走向等方面进行了归纳、总结和评价。
　　关键词：高校；档案利用；研究综述
　　
　　作为高校档案馆的一名新人，为尽快进入角色并为今后的工作打好基础，笔者从利用环节入手，在对本校档案馆2000年至2009年的档案利用情况进行统计分析的同时，对已有研究成果进行了文献回顾。
　　
　　1资料统计分析
　　笔者选择中国知网的《中国学术期刊网络出版总库》、《中国博士学位论文全文数据库》、《中国优秀硕士学位论文全文数据库》、《中国重要会议论文全文数据库》，检索时间为1990年至2010年，以“题名”为检索项，以“高校”并且包含“档案利用”为检索词，共获得相关文献127篇，剔除其中一稿多发的4篇，得到123篇研究成果。其年度分布如下表所示：
　　从各年度成果统计数据来看，我国高校档案利用问题的研究可以分为两个时期，1993年至2003年是初步探索和总结的时期，2004年至2010年属于逐步深入和发展的时期。从内容来看，1993年至2003年主要集中于高校档案利用方式的探索和利用情况的分析，2004年至2010年，研究更为深入，研究的面更为广泛。
　　
　　2我国高校档案利用问题研究的主要内容
　　2.1高校档案利用工作存在的问题和不足。时代发展为高校档案利用工作带来机遇的同时，也带来了巨大的挑战，其突出表现是在新时期下，高校档案利用工作还存在诸多问题。
　　就利用对象——档案本身而言，存在着门类不全、内容单一和文件材料收集不全的问题。肖伟芳具体将其概括为室藏结构不合理、成分不优化和室藏档案数量匮乏，一方面，是室藏档案结构单一，具体表现为门类单一和档案载体形式单一；另一方面，是室藏档案质量不高，重量不重质，保存了许多无保存价值的档案材料。[1]
　　就利用主体而言，还存在着主体面窄、利用目的单一的问题。姚青通过对本校档案利用情况的调查，发现“利用者多为行政管理部门的人员，且大多是查找与自己工作内容相关的案卷，如，文书档案、人事档案、基建档案等。而教师和科研人员利用档案的较少，利用档案进行学术研究的几乎没有”。[2]
　　就档案馆本身来讲，也存在着许多问题，汪利锋、杨梦梨将其总结为四点：自我宣传不够；重保管、轻利用；市场经济大潮的负面影响，打破了档案人员的心理平衡，产生了悲观情绪；被动服务。[3]徐亮认为，高校档案利用工作中存在着“金字塔现象”，“即往往是档案提供者需要耗费大量的劳动（体现为时间的无意义消耗），但是，结果却比较单一和纯粹，甚至这一结果的社会价值也并不高。这是一个严重不平衡的倒立金字塔模型：金字塔的上层代表了档案信息提供者在浩渺的档案信息中搜寻，但结果却只体现为倒立金字塔塔尖。”[4]
　　就大环境而言，领导不重视、全民档案意识薄弱等，也严重制约着高校档案的利用。吕长生提到的“由于传统的观念，大部分教职员工对档案有一种神秘感，往往一提起档案馆（室），便认为是不可涉足的地方，不敢问津。甚至有的同志认为档案可有可无，不了解档案有什么利用价值”，[5]问题还比较普遍。
　　2.2高校档案利用工作的特点。高校的特殊性，使得高校档案的利用呈现出不同于其他档案利用的特点：社会性不强，时效性很强，周期性明显，波动性强等。一些作者也注意到了这一点，并不同程度进行了探讨。在123篇研究成果中，明确分析高校档案利用工作特点的论文有7篇，大致可分为三类：
　　第一类，是将档案利用的共性当做高校档案利用工作的特点。如郭鸿雁认为，高校档案利用应具备“档案服务的多效性、档案内容的系统性、档案利用的长效性”。[6]
　　第二类，是将档案利用中的问题当做特点。如邓琦认为，高校档案的利用特点是：“高校档案种类较多，但利用类目比较单一；档案利用主体为校内部门、教职工及学生，社会人员较少；档案利用手段以传统方式为主，利用现代技术手段获取远程档案信息服务较少。”[7]持类似观点的还有陈舟俐[8]、马冬雪和李岩[9]。
　　第三类，是根据高校档案工作实际总结出的带有规律性的特点。如刘书荣认为，高校档案利用的特点是“档案利用对象和利用领域呈多样性；档案利用呈规模性、专题性；档案利用的周期性；档案利用的方式呈多样性”；[10]周晓云、向艾君从高校档案利用情况分析，得出教学档案利用频率最高，财会档案次之，党群、行政类档案第三的规律，从利用周期性分析，发现高校档案利用具有明显的周期性规律，从利用方式分析，得出高校档案利用方式具有多样性特点。[11]
　　2.3做好高校档案利用工作的建议与对策。几乎所有与高校档案利用问题有关的研究，在文章的最后，或多或少都提出了自己的建议和对策。何达多、胡凌秋提出，用大档案思想加大高校档案利用力度；[12]严建南提出，高校档案利用工作要走出校门、主动服务[13]等，从指导思想方面作出了有益的探讨。虽然，大多数研究所提建议与对策，缺乏针对性、可行性，但一些研究者以本校档案利用工作实际为例，所提出的建议和措施具有很强的可操作性。如周晓云、向艾君以湖南科技大学档案利用工作为例，提出高校档案利用工作存在类别性、周期性和多样性等特点，并据此提出了相应的三条具体措施；[14]齐建华以集美大学档案编研工作为依据，具体分析了高校档案利用中编研工作的重要意义和具体措施，[15]都很有说服力和参考价值。
　　2.4高校档案利用工作的效益反馈。一次完整的利用工作，应该包括效益反馈这个最终的环节。通过分析浙江师范大学档案馆2001年～2006年六年间档案利用的情况及数据，梁守英指出了高校档案馆在档案信息资源开发和信息反馈中存在的问题，进而阐述了了解和掌握高校档案利用实际效益的意义，提出了做好效益反馈工作，一要认真做好查（借）阅登记工作，二要建立用户联系制度，三要开展实地调查和电话采访，四要分发档案信息反馈表，五要及时编发档案利用社会效益、经济效益实例。[16]叶仙以衢州学院档案利用工作为实践基础，提出“树立正确的档案利用效益观是提高高校档案利用综合效益的关键；实行高校档案标准化管理是提高高校档案利用综合效益的基础；加强档案人员素质是提高高校档案利用综合效益的保证；实现档案现代化管理和加强档案编研工作是提高高校档案利用综合效益的手段”。[17]
　　2.5高校档案利用工作的内涵深化和外延扩展。随着时代的发展，高校档案利用工作在深化加强传统工作内容的同时，也面临着一些新情况、新问题，高校档案工作的外延也随之扩大，相关的研究成果虽然数量较少，但为我们提供了很好的思路。
　　2.5.1深化加强传统工作内容。张爱蓉对北京大学1972年～1992年21年中党政档案利用情况进行统计分析，得出结论：“档案利用量总趋势是上升的，具有波浪式发展特点；对形成者利用与对社会利用同时存在，但前者远大于后者；社会对本校历史与现实档案的利用同时存在，但前者略大于后者；因工作查考对档案的利用远大于编史修志和科学研究对档案的利用。”[18]张志敏分析探讨了高校学生档案利用的现状、问题及对策。[19]龚佑清具体分析探讨了高校毕业生档案利用中的问题与对策。[20]徐君平分析了会计档案利用的影响因素，并提出了加强利用的措施。[21]徐启俊、陈永华探讨了高校学术档案利用过程中权利保护的问题，具体分析了学术所有权、著作权、专利权的保护问题和相应的对策。[22]
　　
　　2.5.2工作外延的扩展。主要表现在两个方面：一是出国学生的档案利用问题。随着我国出国留学人员的激增，出国学生成绩档案的利用问题日益提上日程。李清、严建南从出国学生成绩证明的内容、信息储备、部门协作、利用规范化等四方面展开了有益的探讨，并提出“在高等教育全球化的今天，每一所高校出具的其学生学业成绩证明都体现着学校的办学状况与特色。我们每一位办理出国学生成绩证明的工作人员都要树立高校的品牌意识”。[23]二是合并高校的档案利用工作。随着高等教育的发展和高校管理体制改革的深化，我国许多高校走上了强强联合之路，并随之给合并高校档案工作的利用带来了一系列的影响、提出了新的要求。郭良辉从探讨高校合并对档案利用工作带来的影响出发，提出了具体的应对措施；[24]张绍英、黄维川、胡永华分析了合并高校档案利用工作中存在的问题，也针对性地提出了三条措施等。[25]
　　2.6高校档案利用工作的发展趋势和走向。时代的发展对高校档案利用工作提出了新的、更高的要求。杜香兰指出，新形势下的高校档案利用工作，一要抓好管理，强化服务意识；二要搞好档案利用工作，直接为市场经济服务；三要加强档案业务基础建设，为改革开放服务。[26]叶柱琼提出，高校档案利用工作的走向应包括以下几个方面：必须重视档案的收集和征集工作，丰富馆藏，打开利用工作的新局面；必须加强检索工具体系建设和三次文献开发，促进档案利用工作向高层次发展；档案利用工作必须改变观念，面向社会，为公民个人服务；切实加强现代高新信息技术研究，建立一支复合型的档案技术干部队伍。[27]
　　
　　3总结
　　纵观1990年～2010年高校档案利用问题123篇研究成果，对实践提出问题，实践推动研究不断深入，研究成果又指导实践开展等有了更深刻的认识。但毋庸讳言，该主题的研究仍存在许多不足：一是浅谈多，研究不够深入；二是低水平重复研究多，理论联系实际的少；三是对高校档案利用与国家综合档案馆、专门档案馆档案利用共性与差异性的比较研究少。在研修班第三阶段的学习中，我将进一步围绕这一主题，对新时期高校档案利用工作的特点，根据利用工作效果调整、修改各立档单位文件材料归档范围和高校档案馆接收范围规定，加强编研、办好校史馆陈列展览变被动利用为主动等问题进行深入研究思考。
　　
　　参考文献：
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　　[2]姚青．浅谈高校档案的利用[J]．济宁师范专科学校学报，2006(12)：91～92．
　　[3]汪利锋，杨梦梨．关于高校档案利用情况的思考[J]．天中学刊，1997(12)：123～124．
　　[4]徐亮．档案利用过程中的“倒立金字塔”现象的发生和克服[J]．档案学研究，2009(2)：26～28．
　　[5]吕长生．浅议高校档案的利用[J]．扬州教育学院学报，2001(9)：79～81．
　　[6]郭鸿雁．论新形势下高校档案的利用水平[J]．商丘职业技术学院学报，2009(6)：118．
　　[7]邓琦．浅谈高校档案的利用[J]．机电兵船档案，2009(1)：40．
　　[8]陈舟俐．浅谈高校档案的利用[J]．中国高新技术企业，2007(8)：251～252．
　　[9]马冬雪，李岩．高校档案利用浅析[J]．黑龙江科技信息，2009(32)：255．
　　[10]刘书荣．高校档案利用工作的特点及发展趋势[J]．河北能源职业技术学院学报，2007(12)：31．
　　[11]周晓云，向艾君．高校档案利用特点探析[J]．兰台世界，2005(9)：96～97．
　　[12]何达多，胡凌秋．用大档案思想加大高校档案利用力度[J]，浙江档案，2000(7)：20～21．
　　[13]严建南．高校档案利用工作要走出校门主动服务[J]，档案与建设，1993(3)：19～20．
　　[14]周晓云，向艾君．高校档案利用特点探析[J]．兰台世界，2005(9)：96～97．
　　[15]齐建华.以编研为中心是当务之急——试论高校档案利用工作之重心转移[J]．集美大学学报（哲社版），1999(9)：50～52．
　　[16]梁守英.高校档案利用数据统计与实际效益分析——以浙江师范大学档案馆为个案[J]．云南档案，2008(2)：51～53．
　　[17]叶仙.刍议提高高校档案利用综合效益的途径[J]．浙江档案，2007(10)：52～53．
　　[18]张爱蓉.高校党政管理档案利用情况的统计与分析[J]．档案学通讯，1995(2)：16～19．
　　[19]张志敏.高校学生档案利用的现状、问题及对策[J]．兰台内外，2010(2)：31～32．
　　[20]龚佑清.浅析高校毕业生档案利用中的问题与对策[J]．湖南档案，1999(1)．
　　[21]徐君平.影响高校会计档案利用的因素分析[J]．浙江档案，2006(11)：54．
　　[22]徐启俊，陈永华.高校学术档案利用过程中的权利保护[J].武汉科技大学学报（社会科学版），2001(9):：31～34.
　　[23]李清，严建南.高校出国学生成绩档案利用的思考[J]．档案与建设，2003(10)：21～22．
　　[24]郭良辉．高校合并对档案利用的影响[J]．科技信息，2009(9)：364～365．
　　[25]张绍英，黄维川，胡永华.浅谈合并高校的档案利用工作[J]．四川理工学院学报（社会科学版），2006(7)：135～136．
　　[26]杜香兰.新形势下的高校档案利用工作[J]．档案学研究，1996(2)：48～49．
　　[27]叶柱琼.试述高校档案利用的走向[J]．中山大学学报（社会科学版），2001(4)：132～136．
　　
　　（作者单位：陕西师范大学档案馆来稿日期：2011-02-18）