2004年~2010年我国电子文件中心建设研究述评

　　摘要：近年来，我国电子文件中心建设研究如火如荼，各种观点纷呈，本文仅就电子文件中心建设的诞生背景、归属问题、角色功能、建设模式等四个核心问题的研究成果进行综述。
　　关键词：电子文件中心；诞生背景；归属问题；角色功能；建设模式；综述
　　
　　 我国对“电子文件中心”的研究起步较晚，直到2004年姚磊在《图书情报知识》上发表《试论电子政务环境下电子文件中心的结构、原则和角色》一文，才揭开了电子文件中心研究的序幕。笔者在“中国知识资源总库——CNKI 系列数据库”中，共检索到2004年～2010年题名中含“电子文件中心”的文献58篇（检索日期为2010年12月6日）。文献涉及电子文件中心建设各个方面，本文只对其诞生背景、归属问题、角色功能、建设模式等四方面的核心问题进行综述，以期引起研究的深入。
　　
　　1诞生背景研究
　　 关注“电子文件中心”诞生背景的研究，实际决定着对电子文件中心建设归属问题、角色功能、建设模式等核心问题的定位。目前的主要观点有：
　　1.1社会信息化大发展说。邱晓威认为，电子文件中心建设有着较深刻的社会需求背景，我国信息化建设和体制改革的大环境就是电子文件中心建设需求的大背景。[1]丁梅在论述电子文件中心建设之必要性时也指出，电子文件中心建设是国家和社会信息化发展的要求。[2]
　　1.2电子文件数量激增说。张照余认为，电子文件中心是在电子文件数量激增的推动下，顺应电子文件保管、利用的需要而建立起来的电子文件保管、利用中心。[3]所以，姚磊也认为，电子文件中心建设首先是电子文件自身的需要。[4]
　　1.3电子文件利用矛盾说。胡杰等认为，电子文件中心的出现，源于电子文件在利用方面面临的两大矛盾：一是电子文件非科学管理与利用需求的矛盾；二是电子文件的网络化利用趋势与信息安全的矛盾。[5]丁梅也认为，电子文件管理和利用中面临的两大矛盾决定我们必须建立电子文件中心。[6]文艺则直言，建立电子文件中心正是解决两大矛盾的良策。[7]
　　1.4电子政务发展需求说。曹书芝认为，电子政务系统下电子文件管理出现的一系列新变化、新问题，使得文件信息安全问题尤其重要，为了满足电子政务的建设和发展，必须建立一个新的、集中的电子文件管理机构即“电子文件中心”。[8]胡杰也指出，政务发展带来的政务网建设、政务信息公开、政务信息资源管理趋势等，都要求一种能提供数据集中存储管理及数据共享和交换平台的新管理模式出现。[9]基于此，肖秋惠认为，电子文件中心产生的直接原因是满足电子政务对电子文件的集中管理、安全保护和实时利用的需求。[10]与此同时，许桂清指出，政府组织结构的发展为建立电子文件中心奠定了基础，《政府信息公开条例》的发布为建立电子文件中心提供了新的支撑点，电子政务系统的实施为建立电子文件中心搭建了可行性平台，[11]以上三个方面，足见电子文件中心与电子政务发展之密不可分。
　　 从上述文献来看，由于研究者切入问题的角度不同，其得出的结论也不同。笔者认为，电子文件中心的诞生由多种因素促成，是电子文件自身、电子政务发展的需要，更是信息化建设发展的必然产物。
　　
　　2归属问题研究
　　 电子文件中心的组织管理机制问题，实质上就是其归属问题。
　　 曹书芝认为，电子文件中心应置于档案馆的管理之下，这样，有利于更好地体现档案馆的文件管理中心、档案信息管理中心、档案信息传输中心等三大功能。[12]胡杰认为，基于电子文件的前端控制思想和连续体理论，以档案馆作为构建电子文件中心的主体，不仅符合档案工作者在电子文件管理中的定位，而且，符合从电子文件理论角度对电子文件中心的系统要求，也符合档案馆的工作职能，不存在任何“越俎代庖”的嫌疑。[13]杨冬权认为，档案部门开展电子文件中心建设，能够更好地实现文档一体化的管理理念，保证电子文件、电子档案的真实性、完整性；从制度层面扫除了档案馆提前接收电子文件进馆的障碍，有利于国家档案馆更好地履行科学整合各类档案资源的职能。[14]翟霣远指出，在档案馆（局）建立电子文件中心，可以从根本上解决后续进馆档案的数字化问题，使档案部门在未来信息社会中抢占“制高点”。[15]饶露认为，不管是基于实践还是基于理论和法律法规，电子文件中心的管理主体都应是档案行政管理部门。[16]从以上档案界学者的研究成果来看，其观点是一致的，主张将电子文件中心的管理主体置于档案行政管理部门或档案馆之下。
　　 然而，由于没有相关法规政策明文规定电子文件中心的管理主体，从不同角度出发，可以得出不同结论。从电子文件产生和管理权限出发，其管理主体应为各机关办公厅（室）；从电子文件的安全管理技术出发，其管理主体应是各信息主管部门；从文件有效管理和开放利用出发，应将其置于档案行政管理部门即档案局（馆）的管理之下。对这一问题，王素立等希望，无论在逻辑上还是在物理上都应明确责任边界。[17]许桂清、胡杰分别认为，是归属于以保管信息见长的档案馆管理还是归属于其他部门，抑或采取多元态势，目前还难以定论。[18] [19]
　　
　　3角色功能研究
　　 从目标定位来看，电子文件中心应成为：（1）现行电子文件的利用中心。张照余指出，电子文件中心是顺应电子文件保管、利用的需要而建立起来的，[20]因而，其收集范围应是具有利用价值的现行电子文件，[21]许建智等认为，电子文件中心是电子文件的集中“着陆地”，主要工作就是负责电子文件的报送、接收和利用。[22]（2）永久保管电子档案的基地。黄玉明认为，电子文件中心是档案馆的有机组成部分，其核心目标在于保证电子文件完整、真实、有效和长久可用。[23]（3）信息资源体系的子系统。胡杰认为，电子文件中心是一个承担集中、分散、异构、可扩充、可集成、有统一数据模型、有多种角度视图的、可交换的和安全可靠的复合数据库系统，是信息资源体系的重要组成部分。[24]正因为如此，胡杰、张照余等强调，在电子文件中心发展完善的过程中，要始终突出信息服务利用的功能，[25]项文新等还强调，需要对采集到的信息进行必要的分类、著录、标引，[26]陈勇还指出，应借助提供基于权限的电子文件全文检索或浏览、电子文件借阅和归还、专题或个人收藏、信息发布等形式，实现海量电子文件信息的综合利用。[27]（4）电子政务建设的好帮手。电子文件中心既辅助了政务活动的开展，又实现了面向社会的政务信息公开，所以，黄建忠认为，电子文件中心是对电子政务系统功能的重要补充，[28]许建智等指出，电子文件中心在电子政务和档案馆之间担当“承上启下”的角色，[29]黄玉明、周建武等人在总结安徽省电子文件中心的建设时，也强调了其协助打造透明政府等方面的功能。[30]因此，姚磊认为，电子文件中心不仅是电子文件的管理者、文件安全的守护者，而且，是政府文件的整合者、政府信息的传播者、政府信息的挖掘者、政府决策的支持者，[31]扮演着多重角色，兼具多种功能。
　　  从技术角度而言，电子文件中心还应具备：（1）多媒体功能。胡杰指出，音频、视频等多媒体信息的集成将是一种潮流，需要通过建立多媒体数据库、基于内容的多媒体信息检索方案、流媒体技术等实现电子文件中心的多媒体功能。[32]（2）数据挖掘功能。采用数据挖掘技术，有利于通过对数据的分析处理，发现蕴藏在数据中的有用信息，挖掘数据内在联系、规则和模式，帮助领导决策。如，安徽电子文件中心从技术路线上借鉴了国外标准（VERS）作为技术参考，基于XML技术将同一电子文件的元数据与文件编码封装在一个计算机文件中，[33]其EEP文件实现了信息的自包含、自描述和自证明。（3）互联互通功能。各电子文件中心的应用软件系统在平台、数据库、网络、接口等各方面千差万别，无法适应需整体协作的管理运作体系，陈勇认为，需要借助先进的网格技术（grid，一种面向问题和应用的技术）完善电子文件中心结构体系，[34]实现各类服务组件集成化，并以一种协同的方式共享，为用户提供多种多样的服务资源。如，江苏常州市电子文件中心基于完善的OA系统和局域网网间联系，[35]建成一个相对稳定、覆盖面广的文件资料收集网络和运行机制。
　　
　　  笔者认为，关于电子文件中心角色功能的描述之所以存在诸多交叉，原因在于已有研究成果有的从理论逻辑出发，采用演绎推理的方式，阐明电子文件中心应该具备哪些功能；有的从地方实践出发，采用归纳推理的方式，概括电子文件中心正在担当什么角色，都没有站在全局和整体的角度来分析问题，致使电子文件中心建设的理论研究尚不足以指导实践，实践探索亦未能对理论研究产生有效影响。
　　
　　4建设模式研究
　　4.1建设原则。为使电子文件中心真正发挥效能，学者们非常强调电子文件中心建设的原则。姚磊认为，应遵循实用性、安全性、标准化、扩展性等原则，[36]强调电子文件中心的构建必须切实符合政府部门文件管理、办公自动化、服务等各项业务和职能需求。胡杰则突出了系统性原则和扩展性原则，认为电子文件中心的构建要按照电子文件的运行规律、运动周期结合实际工作进行系统化设计，同时，要充分考虑到将来系统功能扩展的可能性，预设多媒体信息模块并能合理解决新旧系统间的信息更新与数据导入等问题。[37]许桂清强调，电子文件中心建设应与办公自动化、电子政务和信息化系统建设相协调，[38]避免建设的盲目性。魏宝丽等提出了富有实践性的“分级建设”原则。[39]江苏南通市档案局在建立电子文件中心过程中，坚持以利用为目的，既兼收并蓄又有所选择的管理原则；坚持从客观实际出发，既统一标准又灵活掌握的鉴定原则；坚持多形式多途径，既保证内网需要又满足百姓利用的开放原则，[40]走出了一条既满足利用又方便操作的路子。
　　4.2实现模式。我国电子文件中心建设处于发展过程之中，必须与政府职能转变和机构改革同步，邱晓威认为，没有现成或固定的模式，应以动态、灵活的模式应对发展的需求。[41]杨冬权也强调，在模式上全国不搞“一刀切”，但无论采取什么模式，都必须达到长久保存、集中管理和有效利用电子文件这一基本要求。[42]邵枫指出，“电子文件中心”主要有窗口式、备份式、归档式等模式，建设一个什么样的电子文件中心，首先，要考虑本地区的实际情况。[43]从各地电子文件中心建设的实际来看，各地模式不同。江苏省采取全省统筹、整体推进模式；安徽省采取标准先行、分步实施的策略；山东省采取以数字档案馆建设带动电子文件管理模式；广东省采取将全省电子文件管理工作与电子政务同步协调发展模式；四川省采取介入党政网建设模式；天津市采取以科研带动，逐步完善模式；上海市以基层试点为基础，助推不同工作模式同步发展模式等，值得充分肯定和学习借鉴。
　　  从文献介绍的情况可以看出，各地电子文件中心建设有许多相似和不同之处。其相似之处有：（1）建设背景一致，均在电子文件数量激增、电子政务迅猛发展的背景下出现；（2）建设主旨一致，致力于构建一个基于政务网的电子文件在线采集、存储、保管和利用系统；（3）管理机制一致，以地区档案部门为建设主体，归属于档案部门；（4）依托目标一致，依托地区政务网构建，以数字档案馆建设为最终目标。但也有诸多不同：（1）侧重点不同。地区性电子文件中心服务于地区电子政务需求，因而，根据地方政务信息化的具体情况其侧重点也互不相同。（2）运作模式不同。各地电子文件中心喜欢选择自行开发软件系统，致使电子文件中心运作模式颇具个性色彩，但容易导致数据格式标准互不兼容。（3）实施成效及存在问题不同。大部分地方电子文件中心运行状况良好，基本上起到了电子文件集中存储、保管和提供利用的作用，但标准规范不统一、政务协调不力、财政状况欠佳等问题比比皆是。
　　 综上所述，近年来，我国关注与研究电子文件中心建设的学者在逐年增加，但由于目前国内电子文件中心建设尚处于探索和发展过程之中，加之政府职能转变和机构改革也处于变化过程之中，其观点是“仁者见仁，智者见智”。笔者认为，中国的电子文件中心建设必然受制于中国电子文件和电子档案管理体制的制约，要解决好具有中国特色的电子文件中心建设，就必须从国家的高度和全国范围来统筹、组织力量，吸取国际经验，采取高水平的应对措施，才能实现电子文件中心建设的美好远景。
　　
　　参考文献：
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　　[3][20]张照余.电子文件中心引论[J].档案学研究，2005(4):7～10.
　　[4][31][36]姚磊.试论电子政务环境下电子文件中心的结构、原则和角色[J].图书情报知识，2004(3).
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　　[7]文艺.电子文件利用新模式——电子文件中心刍议[J].湖南第一师范学院学报，2008(2):146～147.
　　[8][12]曹书芝.电子政务环境下电子文件中心归属及角色定位的思考[J].档案，2006(2):4～6.
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　　（作者单位：浙江丽水学院来稿日期：2011-02-18）