浅谈档案现代化管理

　　什么是档案现代化管理?如何制定档案现代化管理规划，并勾画出一个科学的、全面的、切实可行的档案现代化管理“蓝图”，是摆在各级档案管理部门面前的重要议题。
　　现代化管理是相对传统管理而言的。它是以系统论为基础，以数学方法为工具，借助计算机、数字通信技术，组成最佳的结构体系，并充分发挥管理的主要特征。“系统化”，即整体的各个组成部分为达到一个总目标，按照统一计划而行动。“定量化”，就是把复杂系统中的变量及相互关系，用数字形式表示出来，建立数字模型，进行定量分析，预测未来或调整方向。“信息化”，就是广泛地使用计算机，对大量有用信息进行收集、分析，利用反馈信息进行预测和决策。“智力化”，就是强调人的作用，注意开发管理人员的智力，充分调动人的主动性、积极性和创造性。要求组织机构具有应变能力，充满活力和高效率，以适应错综复杂的情况或环境。
　　档案现代化管理总目标的最佳效果，应是最大限度地开发保护档案，延长档案的寿命，开发档案信息资源为社会各界服务。必须做好三件事：一是最大限度地延长档案寿命：二是利用计算机技术提高档案管理效率和水平，开发档案信息资源，为社会各界服务；三是对电子文件的收集、整理，形成电子档案，丰富馆藏。三件事相互依赖、相互制约，都要依靠人去做，档案管理人员科技素质的提高尤为重要。
　　档案保护，必须坚持“以防为主，防治结合”的原则。一是创造良好的档案保存和利用的环境条件并不断完善；二是重视档案有害生物的防治；三是破损档案要不断地修复加固；四是开展档案的再生性保护：五是研究新型载体的保护技术：六是档案保护技术要规范化、标准化。任何一种档案，不同原因，都会有毁坏的时候，开展档案再生性保护非常重要。现代新型记录材料层出不穷，有针对性的保存、保护技术尽快跟上，要注意研究新型载体的保护技术。
　　档案管理部门在制定档案现代化管理规划时，应以解决本部门实际存在的具体问题为主，不要面面俱到，要选择适合本地区特点的方法与技术。
　　在档案部门，计算机将会在八个方面得到广泛应用：一是档案目录信息管理，这是档案管理最基础的工作，要尽可能将重要和使用频率高的或对外开放的档案目录用计算机管理；二是文件、档案一体化管理；三是档案全文存储与检索；四是档案信息的多媒体集中统一管理：五是档案业务计算机辅助管理，帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平；六是档案编研计算机辅助管理，开发档案编研计算机辅助系统，加快编研速度，提高编研质量，推动编研工作；七是计算机用于档案保护及库房管理，通过开发、研究，建立多项辅助系统，用于档案保护的各项措施中：八是档案部门办公自动化，建立各种各样的计算机行政管理系统，提高档案部门行政管理效率和业务水平，促进档案事业的发展。
　　通过选用广域网的设备和协议，档案部门的局域网应与全市、全省、全国、全行业的网络相连或与国际互联网相连，构成一个广域的档案信息网络管理系统，充分共享档案信息资源和计算机软硬件资源。这是一幅线条非常清楚的“蓝图”，实现这幅“蓝图”档案信息资源将会得到最大限度的开发利用。档案部门一定要根据自己的实际情况和需要，来选择合适的信息处理方法、技术和设备，不能盲目地追求高新处理技术和设备，否则，就可能走“弯路”。
　　国家档案局于1996年9月开始着手组织有关人员，对电子文件归档与电子档案管理进行研究。电子档案具有信息与载体的分离性、信息的易更改性、信息的共享性等。这些特性，决定了电子文件收集、整理、归档的复杂性，决定了电子档案长期保存的困难性，电子文件、电子档案在管理和开发利用中的严重不安全性，以及创建电子文件归档与电子档案管理的理论、方法、技术、标准的艰巨性。
　　对一份电子档案来说，只要它的内容是当时的原作者撰写或制作出来，从未修改过，我们就应当承认它是原始的，不管其形式如何变化。我们要从技术上、行政上采取各种措施，确保它的原始性。电子文件归档不同于纸质文件归档，是在一定的技术环境下进行的，需要采取一系列技术保障措施。它的归档程序、归档的组织领导、归档时间、归档范围、归档要求、归档方法、鉴定等都与纸质文件归档有区别。
　　保管电子档案，则需要依据其特性和软硬件平台的变更，在确保电子档案长期处于可用性、可存取性、可理解性上做“文章”。要加强对电子档案利用的管理，特别是安全、保密方面的管理。
　　电子档案管理需要有比较完善的技术条件，主要是根据所保存电子档案的具体情况，配置相应的计算机软硬件平台。从发展角度看，主要是数据库系统、网络设备及相关的软硬件。计算机软硬件过时，会使电子档案的寿命受到威胁，应建立计算机技术档案馆，使用仿真技术、拷贝，或使用再生性保存、迁移等技术方法，使电子档案长期保存。
　　电子档案管理者必须具备一定的知识和技能，如档案管理基础知识、计算机应用及自然学科基础知识等，还要具备一定的外语能力。另外，还要具有高度的责任心和敬业