档案信息化项目风险识别与控制

　　档案信息化是运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。档案信息化建设项目从实施的角度来看，属于IT项目中的一种。根据世界上专门从事项目管理的咨询机构TheStandish Group的多年统计数据，在所有行业中，IT行业项目的成功率是最低的(只有1／3左右的项目是成功的，1／3左右的项目以失败告终，1／3左右是在追加投资、延长项目时间之后完成的)。虽然，目前还没有专门针对档案信息化项目成效的相关数据，但在当前的档案信息化实践中，确实已经出现了诸如：项目范围随意扩大、系统设计考虑不周全、缺少明确的项目验收指标、系统上线后没有足够的用户培训和系统运营维护经费等问题。如何规避档案信息化项目风险、提高档案信息化项目的成功率，已经成为当前档案信息化建设中亟须解决的重要问题。
　　
　　1档案信息化项目风险分析
　　
　　项目风险管理是指对项目风险从识别到分析乃至采取应对措施等的一系列过程。风险识别包含两方面内容：识别哪些风险可能影响项目进展及记录具体风险的各方面特征。风险识别不是一次性行为，而应有规律地贯穿在整个项目中。要最大限度地规避风险，还应考虑IT项目实施过程中的一些特殊性，很多时候是与管理而非技术相关。
　　由于档案信息化项目的核心是通过IT技术为档案业务提供应用服务，因此，其风险主要来自以下四个方面：①技术风险。技术架构好坏、软件的成熟度、软件提供方的技术能力以及项目实施方的实施经验等因素形成了档案信息化项目的技术风险。②应用风险。系统与档案业务之间的适应水平、结合程度以及项目实施带来的影响等因素形成了档案信息化项目的应用风险。③实施风险。这种风险源于项目在实施过程中的范围、时间、成本、质量等不确定性因素。④运维风险。这种风险源于项目实施方的服务能力、企业信誉、档案部门的技术力量、经费预算等。
　　
　　2档案信息化项目风险规避策略
　　
　　诺贝尔奖获得者诺顿有一句名言：“不对风险进行管理是最大的冒险。”信息化项目管理是一项系统工程，需要运用多种手段对项目的范围、时间、成本、质量和风险进行严格控制。对档案信息化项目进行风险控制，能够减少项目实施过程中的不确定因素，有效提高项目实施的成功率。
　　2.1论证咨询。在项目实施前，进行项目适应性评估，能够预测项目与档案业务之间的结合程度，并能够有效预期项目应用后所带来的问题，提前研究解决办法。
　　2.2沟通协调。一方面，实施单位和档案部门必须签订双方都认可且理解一致的项目需求说明书。有些项目因启动仓促或档案部门没有完全理解整体架构，约定实施的范围比较笼统，结果，会造成实施一方很难完成任务，或实施的范围不能让使用方满意，以致难以如期开通等。另一方面，做好单位内部和不同部门之间的协同工作。尤其是在业务流程梳理和优化时会涉及不同部门之间的工作，应该充分沟通，有效协调。工作流程的规范化管理是一个单位可持续发展的命脉，工作流程流转路径是否顺畅、流转过程是否可控和可追踪，将直接影响到信息化项目的效益和运营成本，所以，流程优化非常必要。如果面临各部门之间的条块分割，就会使项目实施面临夭折或出现建成后闲置的尴尬。
　　2.3成本控制。要有措施和费用保证项目按计划执行，严格控制时间和成本，同时，进行总成本控制。项目实施费用通常只包括软件费和实施服务费，一般不包括硬件费用。如，由此项目带来的网络扩充、服务器、UPS和客户机的更新换代或新增等费用，以及配合的人工成本和再培训成本等，是一笔不小的隐性成本开支，在实施前应给予充分重视，否则，实施过程中运行环境与软件不匹配，相互推诿，影响实施进度和效果。
　　2.4控制人员。较大型的信息化项目实施周期较长，因工作需要、个人意愿和项目受重视程度，往往会造成人员流动。人员流动的直接风险是延误实施计划和降低实施质量。因此，要在合同或相关文件中明确约定双方(包括档案部门和实施方)实施队伍稳定性。频繁换人的一方要承担由此带来的风险。另外，要保证双方人员的素质能够承担项目的技术性工作，否则，也会影响实施质量和工期。
　　2.5第三方介入。引入第三方的专业方案咨询、监理和项目评估，是规避风险的一种有效手