企业档案部门情报服务探讨

　　在激烈的市场竞争中，档案部门该如何发挥自身优势，变被动服务为主动服务，开辟多渠道的档案服务方式，参与企业的档案信息情报服务工作，为企业的改革、经营、生产建设、产品开发和市场竞争提供信息支撑，成为必须面对和解决的问题。
　　
　　1企业档案部门开展情报服务工作的优势
　　
　　1.1企业档案部门具有开展情报服务工作所具备的物质基础。从情报信息来源上，可分为“文献型”情报源和“非文献型”情报源。“文献型”情报源又分为“正式出版物”和“非正式出版物”。其中，企业档案部门所保存档案中的会议文件资料、专利资料等属于“文献型”情报源。“企业科技档案”是企业在科学研究、工程建设、技术开发等过程中所形成的各种文件、资料和图纸等的总称，记载内容真实、准确，具有非常重要的情报价值。
　　1.2企业档案部门具有开展情报服务工作的人员。随着档案信息化建设的日益深化和企业局域网和宽带网的开通，企业档案部门为适应新形势下档案服务需求，积极组织档案人员学习新知识、新技能，提高创新意识和效益观念。企业档案人员已具备开展情报服务工作的能力，利用档案作为情报源和网络优势，为企业生产经营提供及时、准确的档案信息。
　　1.3企业档案部门有强有力的决策支持和经济保障。随着企业档案信息化事业不断发展和市场竞争的加剧，企业负责人也日渐认识到企业档案的重要性，并积极要求企业档案部门转变职能，以适应企业市场竞争过程中对档案信息高质量的需求，加大了对档案工作和档案管理项目的开发和投资力度。
　　1.4企业为“档案、图书、情报一体化”管理提供了制度保障。河南油田水电厂把档案、图书、情报工作归口一个部门管理，成立了档案信息情报室，为档案、图书一体化提供了机构保障。通过科技项目《档案、图书网络检索系统》的实施，实现了档案、图书检索系统一体化。岗位分工也实行档案、图书一体化管理，档案人员兼职图书信息管理工作，图书情报管理人员也兼职档案管理工作，档案、图书、信息管理不分家。
　　
　　2企业档案部门开展情报服务工作的形式
　　
　　2.1报道工作。就是档案人员通过多种方式和途径搜集大量档案文献资料，经过加工整理后，及时报道出去，为生产、科研提供服务，满足用户的情报需要。目前，我们通过单位局域网“信息港”《公告通知》栏目、档案图书网络检索系统和档案编研成果三种渠道进行情报报道，传播档案情报信息。
　　2.2文献检索。既可由档案人员根据用户需求进行，也可在档案人员的辅导下，由用户自己来进行。目前，档案、图书的检索己经实现计算机网络检索。档案情报服务工作水平上了一个新台阶，也和企业管理现代化相接轨，大大提高了档案服务质量和服务水平。
　　2.3文件复制。为了满足用户的情报需求，要求情报机构根据用户提供的线索，及时提供所藏文献资料的复印件，为此，我们配备了复制设备和扫描仪。
　　2.4代译工作。这是情报机构根据用户请求，组织有关翻译人员，为用户进行文献翻译服务的工作。随着企业外创市场和国际合作项目的增多，归档档案资料中外文资料也会逐渐增加，档案部门要通过学习、培训等多种方式，来提高档案工作人员的外文水平和代译工作能力，为今后开展这项工作作好准备。
　　2.5定题服务。企业档案部门针对企业某一特定课题和科研项目的研究需要，由档案人员主动、及时、连续地为科研人员提供档案文献资料，搜集档案情报信息和数据，最大限度地满足科研人员档案文献信息需求的全程式服务。帮助科研人员多出成果，要求档案人员提供信息情报及时、准确，避免项目组因信息掌握不准确而造成项目立项的盲目性。
　　2.6跟踪服务。企业档案室应该针对自己定题服务的项目，和日常工作中为各部门所提供的情报信息服务进行跟踪服务，及时了解和掌握所提供档案信息情报的不足，并及时加以信息资料补充。充分了解所提供情报在项目开发和企业各部门生产中所发挥的不同作用，并对其利用价值作出有效评估，及时作出档案利用反馈，认真听取其对档案情报服务工作的评价，提取合理化建议，以在今后的情报服务工作中作出相应的积极改进，从而更快、更准确、高质量地提供服务于企业生产和经营的情报服务工