周祖训书信档案的整理

　　书信档案作为特种档案种类之一，是研究特定时期的历史、文化、社会生活的重要依据。漯河市档案馆收集、整理了名人周祖训书信档案1926封，并己初步发挥出了效能。
　　
　　1周祖训其人及其书信特点
　　
　　1.1周祖训其人。周祖训(1906年～2003年)，人生阅历丰富。先后担任过漯河市人大常委，漯河市政协副主席，“民革”河南省委委员、常委顾问和“祖国统一委员会”副主任。是漯河市第一个民主党派组织一“民革”漯河市委的创始人，与“港澳台”同胞及海外侨胞进行多种广泛活动，致力于祖国统一大业。周祖训1933年毕业于南京中央大学教育系，先后在信阳女师、内黄楚旺中学、开封女师、河南大学、信阳师范、中原临中、漯河高中任教及担任校长职务。周祖训从教五十载，“桃李满天下”，学生遍布海内外，多有建树。原国防部长曹刚川上将，著名作家叶楠、白桦等都是他的学生。
　　1.2周祖训书信档案特点。一是书信数量大，1926封；二是时间跨度长，从1975年到2003年；三是人数多，293人；四是信函来自世界各地；五是在周祖训通信联系和接待的友人中，有很多在国内外的影响很大，比如黄祖瑜、朱宕潜等。黄祖瑜，哥德堡大学教授，在瑞典各地讲演2000多场次传播中国文化，于1981年发起成立了“欧洲华人学会”。他发表公开信，建议瑞典文学院把“诺贝尔文学奖”颁给中国文学大师巴金，引起了强烈的反响。他给周祖训来信有37封。朱宕潜，博士学位，任美国宾州印第安大学教育系教授兼系主任，美国教育部研究顾问。出版有英文著作《毛泽东无产阶级教育》《中国历史》等，他给周祖训的来信有61封。
　　
　　2周祖训书信档案的整理
　　
　　漯河市档案馆整理的是周祖训293名亲朋好友、同事同学的来信。具体的整理方法是：
　　2.1挑拣。把同一个人的来信挑拣在一起，按时间顺序排放。从近两千封信中，无一遗漏地把每一个人的信找齐。在挑拣的过程中，发现信件由于年代久远，保管条件不善，导致纸质发黄变脆，甚至霉变，字迹模糊不清的，先结合档案抢救的方法给予特别整理，待修复后再归档。
　　2.2分类。所有的书信都按第一步整理好后，进行分类。首先，分大类。大类按地域分，分为“海外”、“大陆”两种。海外包括我国港澳台和外国。其次，分小类。小类按与周祖训的关系分。海外来信分为四种，分别是周祖训的同事、学生、好友与亲戚。来自大陆的信件同样按此分为四种。这种关系的确定，是从字里行间发现以及向有关的人员和有关资料求证。
　　2.3组卷。一是一个人的信组成一卷。同一个人的来信数量较多者单独组卷，或者，来信的人是个知名人士，信少也单独组卷。比如，我国“水粉画之父”李剑晨先生来信只有20封，但是，由于李剑晨在国内外有较高的知名度，并与周先生是莫逆之交，所以，李剑晨的信是独自一卷。单独组卷的有李剑晨(20封)、朱宕潜(61封)、黄祖瑜(37封)、孟昭瓒(8封)、李永刚(85封)、马庆安(46封)、丁折桂(51封)、胡守菜(31封)、刘溶池(26封)、李浴(37封)、周家桂(1 04封)、周肇民(周祖训之子203封)、周媛(周祖训l之孙女24封)等。二是多人的信组成一卷。来信作者与周祖训只是一般同事或学生关系，视情况，三五人或多人装在同一档案盒内，组成一卷。同一盒内的多人最好是姓氏相同，姓氏相同便于检索，方便查找利用。每个人的多封信按时间顺序排放在一起，每盒内的来信作者与周祖训的关系一样，或都是同事，或都是学生、朋友等。
　　2.4排序编目。此过程，是为同一卷内的信件编序，即填写归档文件目录，每封信一个序号。目录表的内容有：1.件号(序号)。2.责任者(写信者的姓名)。3.题名(写信者与周祖训的关系)。4.时间(写信的时间)。5.页号(每封信的张数)。6.备注。按照此格式，每封信逐一填写，一盒内有多少封信，序号就编到多少。每卷内还有一张备考表，用以说明此卷内责任者的简介。
　　2.5装盒。将按以上步骤整理好的书信档案装进档案盒，并填写盒脊。盒脊上设计的项目，能说明盒内的书信档案概况。盒脊上项目有：保管期限(永久)、年度(每卷盒内最早至最晚的时间，不局限单个人的信)、机构问题(某某或者某姓同事、某姓同学。尽量把每盒内的责任者的共同点表达出来)。再编制案卷目录和存放索引后上架摆