避免档案重复进馆

　　笔者做档案业务指导工作十七年来，发现有相当一部分档案馆重复接收档案情况严重，下面，就如何避免这一现象讲几点想法。
　　
　　1有关档案法律法规
　　
　　《档案法》第十三条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆交档案。属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起，满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起，满10年即向有关的县级国家档案馆移交。经同级档案行政管理部门检查和同意，专业性较强或需要保密的档案，可以延长向有关档案馆移交的期限；己撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前向有关档案馆移交。”
　　《河南省档案管理条例》第十六条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照下列规定向有关的国家档案馆移交档案：属于省级、省辖市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起，满20年即向同级国家档案馆移交；属于县(市、区)级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起，满10年即向同级国家档案馆移交。”
　　各级国家档案馆收集档案范围第六条规定，档案馆在接收有关单位的档案时，为保证进馆档案的完整和减少重复，除按照《档案馆工作通则》规定接收有关保管期限的档案外，还应协助机关档案室做好案卷进馆前审核、调整保管期限的工作，并注意以下几点：
　　1.1凡列入本馆收集范围的单位，其自己制成的反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的各种形态的档案，原则上一律进馆。
　　1.2凡列入本馆收集范围的单位之间相互发送的重要文件，除请示、批复者外，一般只由发文单位归档进馆，收文单位的上述档案不予进馆。
　　1.3上级党政领导机关、专业主管部门发给本级的文件，分别由本级党政领导机关和专业主管部门归档进馆，其他机关保存的上述档案，原则上不予进馆。国家档案局第8号令颁布的《文书档案保管期限表》第九条规定之四款：先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料中，受县级(含)以上表彰奖励的永久保存。
　　
　　2目前档案进馆方法
　　
　　各省、市、县档案局接收档案进馆人员应高度负责。首先，到其接收单位，根据《档案法》的规定，检查到期应进馆档案的案卷质量，装具是否符合要求，文件材料是否收集齐全，保管期限划分是否正确等。在进馆前，把各项工作做得细之又细。
　　
　　3进馆档案存在的问题
　　
　　3.1“8号令”中，表彰先进形成的文件材料重复进馆严重。如，省委、省政府；市委、市政府；县委、县政府在每项大的工作或年度工作结束时，要对有突出贡献的人员进行表彰，若每项工作表彰100名同志，有50名同志所在单位档案需接收进馆，那么，这份文件就会在档案中存51份(含发文单位)。
　　3.2“8号令”第十一条，上级机关制发的文件材料之上级机关制发的，属于本机关主管业务的文件材料需要永久保存。这种文件在档案馆中重复出现的有两种，一种是法律文书，如省高院下发的规定，一般省高院要转发，之后市法院转发；另一种是金融部门的规定，总行下发至各省市都要贯彻执行，每个市行都要收到从不同渠道下发、转发的同一个内容的文件，这些文件都需要永久保存，进馆之后的数量可想而知。
　　
　　4对策
　　
　　4.1根据《各级国家档案馆收集档案范围的规定》第六条，档案进馆前对表彰先进、法律法规等文件严格筛选，把好“进门”关。
　　4.2建立一个接收软件系统，对接收档案进行甄别，对同一发文单位、同一字号的文件进行甄别，重复进馆的加以处理。
　　4.3对“表先”、法律法规建立专门档案。根据“现行文件提前向公众开放”的原则，上网提前向公众开放或形成一个“谁发文谁立卷”的原则，公众可在互联网上达到利用之目的，减少档案重复进馆，减少档案馆资源的浪费，更减少了当地财政部门对馆藏档案经费的投