略论档案信息质量的优化

　　摘要：优化档案信息质量，更有利于档案价值的发挥，更好地服务于经济社会发展。本文探讨了当前档案信息质量存在的主要问题，并从形成者、载体、制度、技术、内容等方面提出了档案信息质量的优化策略。
　　关键词：档案信息；质量优化；策略
　　
　　档案信息是信息资源的重要组成部分，高质量的档案信息在经济社会发展中的作用无可替代。目前，档案信息质量问题己引起档案学界的普遍关注，也取得了一些研究成果，但多是从质量评价的角度来研究，认为档案信息质量评价主要包括内容质量、效用质量、集成质量三个方面，并进行了较为深入的探讨，对如何保障高质量的档案信息则涉及不多。本文着重探讨档案信息的质量问题，并提出初步优化策略。
　　
　　1优化档案信息质量的重要性
　　
　　利用者都希望使用或拥有高质量的信息资源，这要求我们必须不断优化档案信息质量，提供更准确、可靠、实用的信息资源，有效提高利用效率，充分实现档案的自身价值和社会价值。因此，优化档案信息质量意义重大，对社会生活、经济建设甚至国家发展都大有裨益。
　　1.1优化档案信息质量有利于档案价值的发挥。“档案不仅记录了历史活动的事实和经过，而且，记录了人们在各种社会实践活动中的思想发展过程，反映了人类改造自然和社会的思想认识过程、创造成果以及正反两方面的经验。”因此，相对于其他信息，档案信息可信度更强、价值更高，这不仅是由档案的本质属性所决定的，也是以档案信息质量保证为基础的。
　　档案信息来源于不同领域产生的档案，除具有一般的凭证、参考或情报价值之外，还有各自领域的特有价值，如经济、科研、军事、文化、教育及史料价值等。高质量的档案信息能为经济社会发展提供准确、有效的借鉴，满足人们对高质量信息的正当需要，从而促进和确保档案价值更高程度实现。而劣质的档案信息不仅会误导人们的认识，甚至可能造成不可挽回的损失和危害。
　　1.2优化档案信息质量有利于档案信息资源的开发利用。全方位、深层次开发档案信息，服务于经济社会建设，是档案工作的根本目的和中心任务。但是，开发质量差的档案信息，不仅会造成开发主体的资源浪费，对利用者造成一定的误导和损失，甚至引起不堪设想的后果。所以，开发优质档案信息才是重中之重，也符合开发者和利用者的共同意愿。
　　1.3优化档案信息质量有利于辅助领导正确决策。一般情况下，领导对档案信息利用具有浓缩性的特点，需要信息提供者或业务人员进行加工、提炼，必然要求大力优化档案信息质量。高质量的档案信息，有助于领导作出符合单位发展前景和经济社会又好又快发展的战略性选择，促进行业健康发展，取得较高的经济和社会效益。反之，质量差的档案信息可能会导致错误决策，严重影响企事业单位的正常发展。2档案信息质量存在的问题分析
　　档案信息来源于原始档案资源，不仅包括档案载体信息、内容信息，还包括档案再生信息。如，档案数字化产生的档案信息、档案管理系统中的数据信息、档案资源开发形成的档案信息等(档案目录、索引、指南、论述、述评等编研成果)。因此，在剖析档案信息的质量问题时，应以此为基础来进行。就笔者调查分析，目前，档案信息主要存在以下质量问题。
　　2.1档案信息的内容一致性存在问题。这主要表现为电子档案与对应的纸质档案内容不一致。有学者归纳为以下几种情况：(1)档案人员校对时，因某种原因作了局部修改，从而产生了“不一致”现象；(2)业务人员误传电子文件归档；(3)业务人员在归档时，由于保密的要求私自更改，造成内容不一致；(4)电子文件缺漏或错放，导致工程任务夹中电子文件与工程信息记录不一致。这些情况在科技档案中较多，主要是人为失误所致。内容不一致，大大降低了档案的真实性，保存这样的档案不仅造成资源浪费，还会带来不良的利用后果。
　　2.2档案信息的可信性受到质疑。可信性建立在档案信息本身真实、准确的基础上，并与档案信息管理的质量控制密切相关。笔者认为，档案信息可信性遭质疑，主要由以下几种原冈造成：(1)档案形成时就不真实。这一现象，在人事档案中尤为明显。现实中，“年龄越填越小，工龄越填越长”等问题日渐突出，人事档案中“内容不一”的混乱现象多有出现，使人事档案的可信性颇受诟病。(2)传统档案的数字化。由于人为操作的失误，传统档案转化为数字档案信息过程中，出现信息遗漏、著录出错、档案信息不清晰、不易识别等问题，使档案的真实性和准确性受到质疑。(3)信息内容不完整。电子文件归档时，冈文件内容本身有错误、缺漏。如，必须填写的内容没填或填写不完整；元数据录入不合规范；必填属性缺漏或空白；工程日期等出现非数字字符，档案号未按标准格式录入等，造成档案信息无法识别。2-3档案信息的系统完整程度有待提高。档案信息无论从形成领域上还是时间上都呈分散的特点，需通过整理才可使之有序化和系统化。档案信息的系统完整程度往往受管理环节某些因素的影响，由于管理环节中的失误，造成档案信息不完整、不系统，无法真实全面反映单位从事社会生产活动的全貌。例如，科研档案是高校重要档案种类之一，体现了高校的科研水平和管理水平，但多数高校只保存有科研立项与成果档案，研究过程中，各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请等有关文件则严重缺乏，造成了科研档案信息不完整、不系统，无法反映学校整个科研生产活动、实践活动的全过程和具体成果。
　　档案信息利用中，利用者面对不完整、不系统的档案信息，往往需要频繁查阅其他相关信息，工作十分繁琐，造成资源、时间的极大浪费，即便如此，也不一定能满足利用者最初的信息需求。因此，档案信息的系统完整问题应得到充分关注，这不仅关乎档案的信息质量，更是档案信息开发和服务的重点。2.4档案信息的载体质量需要改善。档案信息载体形式多样，从传统的纸张，到新型的磁性载体、光盘、U盘以及各种档案软件等。由于载体特质各异，加之开发、转化形式不同，因而，质量也参差不齐。
　　传统档案信息载体多为纸张，若纸张质量不过关，就很难保存利用。磁性载体的质量问题也很突出，如录音录像档案，这类载体的带基一般是聚氯乙烯材料，带基较薄；磁粉材料多选用氧化铁等，涂层较厚且不均匀，记录的档案信息信号易失真，且易绞带或造成卷带困难等故障，不利于磁带的保管和利用。再者，由于相关制度不完善，标准不统一，档案管理软件更是各具特色，给开发利用档案带来了不必要的麻烦。
　　
　　3优化档案信息质量的策略
　　
　　基于对上述问题的分析并参考有关资料，笔者认为，可从以下方面对档案信息的质量进行优化。
　　3.1提高认识。档案信息形成者必须改变思想观念、提高认识水平，这是优化质量的前提。档案信息的形成者主要指文件形成者和档案人员。文件形成者是档案信息质量控制的源头，文件制作过程中，要注重内容的真实性、准确性和可靠性，从源头上保证档案信息的质量。档案人员是档案再生信息的主要形成者，开发档案信息资源过程中，档案人员必须有质量意识，为利用者提供高质量的档案信息。需要指出的是，单位领导对优化档案质量的重要性的认识最为关键。
　　其次，还要加强对档案质量优化的宣传力度，利用各种形式，如通过会议、专题座谈、电视讲座、举办档案教育培训等，宣传档案工作及国家有关法律法规，宣传优化档案信息质量的巨大作用，加深全社会对档案工作重要性的认识，进一步提高业务人员的档案质量优化意识。
　　3.2优择载体。载体质量的高低无疑影响着档案信息的质量，优择载体是指应当择优选用高质量的纸张、磁带、光盘、u盘、档案管理软件等档案信息载体，这是保障档案信息质量的基础。
　　关于档案用纸，我国专门出台了行业标准——“文件用纸耐久性测试法(DA/T11-94)”，用以保证档案纸张质量，要求档案纸张应采用优质的无酸纸。再如磁性载体的选择，磁带记录信号的质量，关键看其涂层，较好的磁带涂层多采用硬磁材料，如铁钴合金、铁铬合金等。对于档案管理软件的选择，不仅要看软件功能和性能是否完善，软件开发工具是否先进合理，还要看软件对计算机硬件配置等运行环境的要求，软件运行过程是否安全可靠，软件对各科-数据能否兼容、是vuM0b/f4cvsudBagcappLbbhJWYscv1ATpQfxP5z55s=否易于操作、售后服务是否完善、价格是否适宜等。总之，要根据需要，结合实际，选择高质量的档案信息载体。
　　3.3完善制度。制度是规范、是保障，凡事制度先行，做事才有程序和标准可循，才能培养工作人员的规范意识。在保障档案信息质量方面，我国颁布了一系列档案法规和标准规范，取得了一定成效。如《档案法》、《档案法实施办法》、《无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板》(DA/T24-2000)、《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)等，一定程度上，促进了档案信息质量的优化。但相关制度仍需随着档案工作的发展进一步完善，才能更好地保障档案信息的质量。
　　完善制度可从两个层面考虑：一是从单位层面考虑，实行制度化管理，将档案管理纳入单位整体制度化管理中去。如，科技档案管理纳入科技管理制度中，干部人事档案纳入组织工作制度中，等等：二是从档案部门层面考虑，进一步完善档案鉴定制度。
　　实行制度化管理，即建立严格的监督机制和审查体系，对档案信息形成过程加强质量控制。以徐州发电厂为例，该厂将档案管理纳入科技生产制度化管理中，专门下发了《徐州发电厂设备检修资料归档工作管理规定》、《徐州发电厂基本建设档案资料管理规定》等规范性文件。明确规定，要严格审核档案信息内容完整、系统、准确等情况。如，图纸是否有统一编号，图面是否清晰，图样审核、签署项目是否完全，有无注明文件和图样的编制日期，各种印鉴是否完整、清晰，图纸幅面大小是否符合规定，内容是否齐全系统，等等，有力保证了档案信息质量。
　　档案部门则要进一步完善档案鉴定制度。档案鉴定一般包括归档鉴定、依据保管期限表鉴定、进馆鉴定、销毁鉴定等。笔者认为，档案部门要抓住当前档案信息化建设的大好时机，逐步完善档案鉴定制度，严把鉴定关口。例如，档案数字化，这是档案信息化建设的重要环节，包括对原纸质档案案卷拆卷、扫描、著录、挂接等若干程序，应将每个环节的档案原件鉴定及档案信息鉴定工作形成制度，以优化档案信息的质量。
　　制度建设中，要考虑业务人员培训制度及对档案信息形成者相应的奖惩和绩效评价机制，以不断提高档案信息形成和管理者的业务能力和综合素质，从而保证档案信息质量。
　　3.4优化技术。优化技术主要指在档案信息化条件下，通过多种技术手段，来保障数据信息在形成、管理、传递、迁移过程中的真实性、准确性和可识别性。以下技术措施可供参考：
　　一是建立数据传递的监督和检查机制。主要是通过采用“人机交互”的方式，来检查档案信息的准确性和可识别性。二是数据迁移与数据仿真。档案信息化条件下，由于软硬件环境改变，档案信息要发生转移，这种情况可采取数据迁移与数据仿真技术来保障档案信息的质量。采用数据迁移技术，利用者能够据此判断出所需信息的真实可靠性，以及这些数字资源与原始记录之间的联系。利用仿真技术，可以保存内容信息和外观信息，增强数据信息的可识别性。三是信息安全技术。这一技术，主要包括加密技术和认证技术，用来保障数据信息传递过程中的真实性、准确性。采用这两种技术手段，第三者就很难解读出原文内容，无法篡改，从而保护数据信息在传递过程中的原始性、真实性。四是更新技术和设备。信息化进程可谓是更新换代的过程，精良的档案信息化基础设施和技术设备自然有利于提高档案信息质量。相关部门应加大投入，采用新型信息技术和设备，改进已有设备，以确保档案信息质量。
　　3.5集成信息。集成化管理就是集合相关信息，采用有效手段，促进优势互补，实现资源共享，发挥信息的最大效力。档案信息的系统完整程度受其本身的分散性影响较大，这不利于对其全面开发利用，很有必要实行集成化管理，增强其集成性。对档案信息进行集成化管理，就是把档案信息有效结合起来，为利用者提供最大方便，实现档案资源共享。
　　档案信息有多种集成化管理方式。比如，各地档案网站和数字档案馆利用网络将有关档案信息赢接发布，将编研成果转换为数据信息，方便用户查阅，也可以与知名网站合作来进行。例如，“档案大观报”与“新浪网”联合制作“sina文化生活”中的《视觉》栏目，分期发布“清皇宫秘密档案”、“清末服饰大秀场”、“唐山地震27周年”等多个主题的档案信息。实践证明，这些有效的档案信息集成化管理方式，不仅为用户提供了高质量的档案信息，同时，也是颇为实用的档案开发手段。
　　综上所述，档案信息质量的优化，不是一蹴而就的，也不是单方面人员就能实现的，而是需要多层面的共同努力才能完成。提高认识是前提，优择载体是基础，完善制度是保障，优化技术和集成信息是重要手段。此外，优化档案信息质量不仅需要业务部门和档案部门的合作，更需要领导的重视，以及相关配套制度的保障和支持。
　　注：此文为“航空基金”项目《基于全寿命管理的航空企业信息系统数据质量管理与评价研究》(项目序号：2010ZG55020)，河南省教育厅人文社科研究项目《企业档案信息资源开发利用策略研究》(项目序号：2011-ZX-256)的阶段性研究成果之