关于电子文件及档案信息化的思考

柴小红

关于电子文件及档案信息化的思考

柴小红

随着计算机及网络技术的迅猛发展，电子文件已涉及到社会的各领域，传统的档案管理工作受到了严峻的挑战。为确保电子文件、电子档案的管理始终处于良好状态，在实际工作中，应采取多种存储介质备份、网络安全管理以及与纸质档案长期并存保管等一系列措施加以解决。

一、电子文件定义及其特点

电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料，它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等，是人们为了某一目的，在计算机上用一定的格式和处理方式生成的信息的组合。与纸质文件比较，它有以下几个特点：

（1） 电子文件不再是直观的纸质文件，需要借助现代办公设备才能阅读利用；

（2）可以直接由计算机等现代办公设备迅速处理传递；

（3）电子文件是可共享的，不再受时间和距离的影响；

（4）电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、 电子文件对档案管理工作的影响

（1）传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由工作人员共享，这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的立卷归档工作是档案工作流程的起点，也是文件和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件、应用环境等。

（2）由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、多角度的整理，不同的用户可以根据不同的需要利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

（3）由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，需分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证，其鉴定、管理方法亦无定论。

因此，在信息时代，电子文件是信息记录的主要形式，网络之中的电子文件数量十分巨大，只有推进档案信息化建设，才能便于人们的利用。

三、 档案信息化管理的现状

（1）现阶段的档案软件缺乏通用性。档案部门各自开发的软件不能互用，没有一个统一的既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，制约了档案信息电子化的进程。

（2）档案信息和网络建设系统缺乏规范性。档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

（3）标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，目前馆（室）藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差，档案自动化工作仅着眼于某一个馆或某个专业系统，难以全面实施、推广统一标准。

（4）档案的技术标准、组织工作程序标准不适应现实需要。现有标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑。

（5）档案信息管理人员的素质有待提高。从目前看，档案部门缺乏档案、信息处理复合型人才。

四、档案信息化的发展趋势

办公自动化使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程都要在计算机中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，档案也自然以机读形式存在，这就使档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异，档案工作者将面对更多的机读形式，以磁盘为载体的档案。利用者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精, 去伪存真”的过程，使机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息化是档案利用工作发展的必然趋势。

五、今后应采取的对策

（1）做好归档电子文件的技术处理工作。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到电子文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉，采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性, 使之与纸质文件一样发挥社会效用。

（2）解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

（3）档案管理要向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，利用工作和其他基础工作构成一个平面，这种平面结构只反映纸质档案的情况。随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。为此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

（4）提高档案人员的信息化管理水平。近几年来，电子信息技术取得飞速发展，办公自动化、网络化渐趋完善，档案的生成方式发生很大变化，档案工作者要转变观念、加强现代科技知识的学习，努力提高自身素质，适应档案信息数字化的发展趋势，推进档案管理的现代化。

(作者单位:浙江省衢州电力局）