河南省部分县(市)计划生育档案管理信息化现状调查分析

夏冰

河南省部分县(市)计划生育档案管理信息化现状调查分析

夏冰

计划生育档案从档案学的范畴来看，一般分为文书档案和专业档案两大类:前者包括综合类、人口管理类、计生管理类、药品药具管理类、计划外管理类，后者分为人口管理信息类、计划生育技术服务类。在计划生育系统中，档案管理不仅工作量大，内容也十分丰富。随着计划生育工作的开展积累了大量数据，这些数据交叉分散，造成查询数据效率低下，分类别和分等级的管理形式往往存在于相互独立的多个应用系统，对决策影响比较滞后［1］。构建适宜的计划生育系统档案信息化管理平台，对提高档案管理工作效率，加强档案信息的开发和利用有着重要和深远的意义［2］。本研究拟采用定量研究的方法对河南省部分县(市)的计划生育技术指导站档案信息化建设现状进行调查研究，并对存在的问题提出建议和措施，为政府部门决策提供依据。

一、调查对象与方法

1.调查对象选择。在全省范围内选取中上等经济水平、人口基数＞60万、管理水平较高的县(市)作为项目点。分别是全国计划生育优质服务县2个(辉县市、临颍县)，省级计划生育优质服务县1个(汝州市)。调查对象为项目县计划生育服务站主管领导和档案管理人员。

2.调查方法。采用研究者自行设计的调查表进行问卷调查。调查内容包括县级计划生育档案信息化建设一般情况、组织与管理情况、基础设施建设、经费投入和档案信息的开发和利用情况。现场考察调查项目县计划生育服务站设备、人员等配置情况。

3.质量控制。集中培训调查人员，培训合格后方可进行调查;明确调查人员职责，建立调查质量核查制度;实行问卷自查、互查、审核验收制度。

4.统计学处理。问卷调查资料采用Epidata3.1建立数据库，应用SAS9.1.3软件进行统计分析。

二、调查结果

1.档案信息化建设情况。辉县市、汝州市、临颍县3县(市)均参与了当地政府的电子政务建设规划，并且均有档案信息化发展规划或目标和档案信息化发展实施办法。

2.档案信息化建设组织和管理情况。辉县市、汝州市、临颍县3县(市)均有档案信息化管理人员，其中汝州市为专职人员;3县均有领导分管档案信息工作，有适合信息化工作的办公条件，其中辉县市和汝州市设有专司信息化工作的科室。以往1年内单位制发文件中内容涉及信息化建设的文件数量分别为5、20和1份;专(兼)职档案人员数量2、12和2人;汝州市以往5年内单位所有专(兼)职档案人员中通过信息化能力考核人数为7人，其他两个县(市)无。

3.基础设施建设和经费投入情况。3项目县计划生育部门在计划生育档案信息化建设硬件配置上，均无法完全达到充分配置(详见表1)。只有汝州市有在线档案存储管理系统，在单位网站中能提供经授权的档案查询、下载，建立有科研档案管理制度(包括收集、整理、鉴定、统计、利用、销毁、归档和移交等工作制度)，其他两个县则没有。3地均建有档案的安全制度(防火、防盗、防霉、防泄密、防损等)。

表1 3项目地基础设施情况(台)

4.档案信息化情况。调查的3个县(市)中《育龄妇女信息系统(MIS)》、《育龄妇女帐卡管理软件》等软件都已投入使用，但由于系统自身缺陷(填报内容过于简单)缺乏统一管理和技术支持，目前处于停滞状态。均在应用自行引进的医院管理软件。各服务机构均办理了医疗机构执业许可证，有的还办理了计划生育技术服务项目之外的其他医疗项目。在相关的临床医疗项目中，病历管理没有按照国际疾病与相关健康问题统计分类(ICD)-10进行分类管理。在门诊登记、手术登记、住院病历记录等档案中普遍存在着如下问题:一是表式不统一，仅为参照卫生部门的表式;二是所填项目不齐全，存在着不问不填、不知不填、漏填等现象;发现差错再翻阅登记表或病历，难以查找到原始记录，使决策、处理依据不足。有的计划生育服务机构仅仅按照时间顺序分年度堆放保管，从未分类管理。各计划生育部门人口信息档案健全，包括人口变动、人口计划、独生子女、不同年龄段已婚育龄妇女管理等信息，实现了网络直报，并建立数据库;计划生育管理如:新婚夫妇管理、育龄夫妇管理、育龄妇女查体、节育措施(四术)等实现了电子化存储，并建有数据库，对药品药具管理类如药品药具计划、药品药具合同、服药合同、跟踪服务记录等，计划外管理类如未婚青年管理、超龄夫妇管理、流动人口管理等，计划生育技术服务类如技术服务医疗文书档案、育龄妇女出生缺陷三级预防文书档案、成人残疾和病残儿鉴定文书档案等是纸质和电子格式并存，未实现三级网络直报。

三、讨论

本次调查结果显示:3县(市)计划生育档案信息化建设无明确统一标准;档案管理信息化程度不高，缺乏适合基层档案管理的软件系统，档案信息的开发与利用程度不高;档案信息化建设存在经费不到位、人员短缺现象;档案信息化人员素质亟待提高;计划生育技术服务医疗文书质量管理不到位等。针对存在的问题提出如下建议。

1.尽快确立计划生育档案信息化建设的统一标准。档案信息化工作在计划生育各项工作中相对滞后。虽各地对于档案信息化建设工作从规划、目标、实施细则均有相应比较详尽的方案和计划，具有可行性和可操作性，但缺乏统一的标准，给进一步开展工作带来难度，普遍难以形成循序渐进，常抓不懈的局面。建议组织力量研究发布符合计划生育部门实际工作需要的计划生育档案信息化建设总体框架、规划、措施、技术支撑、标准规范，统一认识，建立计划生育档案信息化建设的大局意识和宏观构思，使计划生育档案信息化建设驶入规范、有序的发展轨道［3］。加强与省档案局或大学档案专业人员的合作研究，使上述内容在制定之初就具有前瞻性和科学性，同时兼顾可落实性，以解决因专业背景和具体工作制约产生的问题。充分利用信息技术等现代化手段，使各类信息资源存储数字化、管理自动化、利用网络化。研究制定相关技术标准，统一相关数据格式，实现信息资源社会共享。

2.研发适合基层档案管理的软件系统，加强档案信息的开发与利用。首先，在充分了解基层档案管理的需求的基础上，结合计划生育技术服务、计算机应用技术、网络技术等专业知识，联合多学科专家研发适合基层的档案管理软件系统，进行示范研究，完善后推广应用。其次，应用先进的计算机技术，向高效、快捷的检索方式转变。通过采用先进的计算机技术，建立科学的档案目录数据库;同时结合各业务工作范畴，建立与业务工作密切联系的专项查询目录，方便各业务范畴档案资料的查询。把档案信息数字化作为日常工作开展，并形成相应的工作制度和工作流程。第三，做好档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化。做好与当地政府的电子政务和当地档案馆的软硬件无缝链接;利用单位已有的高速局域网和政务网开展网上档案收发传递工作;建立在线档案存储管理系统;建立数据安全备份系统。在单位网站中能提供经授权的档案查询、下载，强调计划生育档案信息化二次开发，重视计划生育档案信息化建设在科技成果的申奖、转化及产出中的重要作用。第四，档案信息化、网络化最大的问题在于安全性和保密性能否有效解决。因此，建议采取以下保护措施:①档案管理人员必须增强保密意识，认真地对档案信息做出鉴定，确定档案的密级程度和开放范围;②制定全面系统的管理制度;③采用多种网络安全技术手段确保档案信息的安全可靠［4］。

3.加强档案管理人员的培训，增加专项资金投入。从县级计划生育部门人员编制和实际工作考虑，兼职档案管理人员现象可能长期存在。因此，应加强对兼职档案管理人员开展系统的档案管理学培训学习，可分批组织专(兼)职档案管理人员及主管领导到高水平的省级档案馆、大专院校进修或培训。基层单位应积极筹措和申请档案信息建设的专项资金，以保证基础设施和日常工作的顺利开展。每年度的计划生育档案信息化建设新进展、新举措，要在本单位年终工作报告中有所体现;专(兼)职档案管理人员也应提交年度计划生育档案信息化建设工作总结。

4.加强计划生育技术服务医疗文书质量管理。计划生育技术服务医疗文书质量是评估计划生育技术服务综合能力的重要指标，也是衡量计划生育科研及管理水平的依据。因此，根据目前的状况提出如下建议:①实施医疗文书分类管理。建立健全计划生育技术服务规范与技术服务文书书写、医疗文书书写基本规范与管理、输卵管/输精管复通术、中期妊娠终止术行政审批管理、病案质量及病案流程管理、医疗文书质量奖罚等五项制度。健全医疗文书分类建制管理制度。②加强医疗文书质量管理。做到制度到位、监督到位、奖罚到位。③加强医疗文书管理流程。④确保技术服务档案的完整安全。明确医疗档案的归档原则和管理办法，各级管理部门要把技术服务档案的形成、积累、整理、归档工作列人技术服务人员的职责范围，并作为其考核、晋升、晋级的标准和条件之一。不得随意涂改、抄录、翻印、拆散和转借档案，查档要有审批手续，不得擅自篡改技术服务档案。确定医疗档案存放年限及机密等级。

信息化是新世纪档案事业发展的重要方向，档案信息化是各项工作发展的重要保证，在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化势在必行［5］。计划生育档案中蕴藏的丰富信息将在未来若干年内为计划生育工作发挥不可替代的作用，必须加快计划生育档案的现代化管理进程，促进计划生育档案信息化建设再上新的水平。

1 赵丽娜.人口信息化发展趋势-信息化发展趋势构建基于数据仓库的人口与计划生育决策支持系统.人口与计划生育，2004，(5):33～34.

2 冯至怀.加强新时期计划生育技术服务档案管理.中国计划生育学杂志，2004，12(7):401:402.

3 侯静波，冯翠芝.档案信息化建设存在的问题及应对措施.黑龙江档案，2009，(1):56.

4 田雯.新疆科技档案管理现状及发展对策.科技档案，2007，(4):25～28.

5 蒋郁新.档案信息化建设的思考.兰台世界，2005，11:24～25.

［责任编辑:董琳］

河南省档案局课题项目(课题编号:2009-x-06)

2010-07-09

作者:夏冰河南省人口和计划生育科学技术研究院(郑州，450002)