煤炭企业基于优化采购模式的物流信息系统设计与实现

王 茂

(淮北矿业集团朱庄煤矿,安徽淮北 235047)

煤炭企业基于优化采购模式的物流信息系统设计与实现

王 茂

(淮北矿业集团朱庄煤矿,安徽淮北 235047)

优化采购模式是大中型煤炭企业普遍采用的一种运作模式。在此从目前煤矿物资供应系统采购模式存在的问题,进行优化采购的信息系统流程设计。在实际应用中,提出了物资采购活动与配送活动的分离,用节约里程法(VSP)减少物流中间环节,以及建立便于信息交流、协同统一的物流管理信息系统。

煤炭企业;优化采购;物流;信息系统;设计;实现

随着科学技术的迅速发展和世界经济一体化进程的加快,物流产业作为我国国民经济的重要新兴力量,正表现出强大的生命力和广阔的发展前景。许多传统煤炭物资供应企业开始利用现代物流理念和物流技术改造自己,以塑造现代物流企业管理的新模式。鉴于我国物资流通领域的现状、企业竞争观念地更新,全国煤炭生产物资供应基本上有三种基本类型:传统物资供应类型、优化采购类型和现代物流类型。第一种类型的物资供应主要目标是只要满足煤矿企业开拓建设需要即可;最后一种是不仅面向本企业内部物资需要,而且满足社会上客户需求,进行社会化销售;第二种类型:目前多数较大型煤矿企业普遍采取集中采购(以信息管理中心为主的信息流)管理与配送的模式,但是他们的采购活动与物流活动,在实际中没有取得更有效的效果,采购成本仍旧相对较高,配送效率低,没有把握住物资供应活动中的关键环节。因此,笔者就大型煤炭企业的优化采购供应模式做一下浅析。

1 大型煤炭企业实施优化采购模式的背景

1.1 大型煤炭企业物资管理的种类繁多、供应商数量大,采购及库存管理的控制环节多,并且下属的厂矿分散,二级仓库较多,各厂矿相互独立,一种物资多次采购、重复进货,造成积压浪费。

1.2 企业物流信息多数仍是依靠人工采集,纸介质传递,大量的手工作业使物流信息大大滞后于实际物流,且信息在层层传递过程中,重复输入,重复汇总处理,难以有效地调节和控制物资地流转。

1.3 随着信息时代的到来,许多大中型煤炭企业虽然建立了计算机网络,但各子系统之间没有共享数据,自动化、信息化程度低,采购等日常管理环节的信息和数据仍然依靠人工汇总及分析。

1.4 由于以上情况,暴露出一些管理瓶颈,局矿两级库存不统一,需求计划、采购计划以及消耗考核不能形成闭环控制,对材料成本的管理难度有所加大,也不能有效地控制材料成本,了解材料消耗情况。

因此,为了降低采购成本,针对煤矿企业的物资需求特点,国内大中型煤矿进行了优化采购的运作模式,以集中采购、集中管理、集中配送的“三集中”方式,满足本集团高产、高效的管理需要。这种运作模式能够有效地降低了采购成本、运输成本等各项成本,成为各大中型煤炭企业优先采用的发展实践。

2 煤炭企业优化采购的信息系统流程优化设计

在现代物流理念中,进行物资交易活动的地点,往往不是物资流通的最佳路线必经之处。如果物资的交易过程和实物的运动过程路线完全一致,往往会发生实物路线的迂回、倒流、重复等不合理现象,造成资源和运力的浪费。

这就要求供应生产材料必须以最短的时间、最佳的流通路线,保质地从仓储中心抵达使用单位(大型材料直达的除外),以达到降低运输费用、提高经济效益的目的。具体流程如图1。

图1 物流与采购活动网络图

图1的流程网络图大体分为如下三步:

(1)各个煤矿以网络信息方式上报材料申请采购计划,采购信息传达给物资供应公司信息中心,信息中心确认库存货物可以满足需要时,向仓储中心下达出库指示。

(2)仓储中心根据要求向各矿按计划回路配送的方式进行送货。同时仓储中心将物资出入库的有关数据传达给物资供应公司的信息中心,商品库存量的减少数据和在库状况记入信息中心的数据库。

(3)现有库存量减少到一定水平时,物资供应公司对供货商(或生产企业)下达向仓储中心补充物资的指令(即采购计划),以保证仓储中心功能的实施。

3 煤炭企业优化采购的应用实现

目前,大部分煤炭企业都有自己的仓储中心(属于物资供应公司),物流专业化程度不高,仍有传统的“小而全”、“大而全”的指导思想存在,虽然在储运方面投入不少,拥有自己的车队或仓库,但往往物流信息滞后,车辆利用率低,且自动化、信息化程度也低,满足不了各厂矿的需要。因此,煤矿企业物资供应公司,应该建立基于优化采购“三集中”管理的信息技术平台来对物资供应管理实施动态控制,改善煤矿企业内部物流,使之成为企业的“第二利润源”。优化采购的流程有以下几方面:

第一,采购活动与配送活动相互分离

围绕物资地流转所进行的相关活动属于采购活动。采购活动主要由总公司做出市场需求预测、计划、供货商管理、货源组织、库存控制、销售等各个物流子系统功能及信息收集工作,而仓储中心依据现有的运输设备负责物资的配送任务子功能。煤矿企业的配送活动主要是指物资从仓储中心向各矿的转移。从图一中我们看出,大型煤炭企业欲采取集中采购、集中配送,必须由原始的各矿自提,改为回路配送,体现物的流通与采购活动并不完全一致,减少物资的空驶,消除迂回和倒流等不合理运输现象。

第二,用节约里程法(VSP)减少物流中间环节

物资供应公司为了降低配送成本,提高仓储中心服务水平,做好配送线路规划,提高车辆容积率。最佳的配送线路一般采用节约里程法(VSP),此种方法能够集中车辆,找出高效率运行,而且所需车辆最少、运距最短、所需时间最少、配送成本最低。它能够将自备车与委托运输或共同运输联系在一起,提高运输设备的运行率,根据同一线路,充分利用车辆装载率,降低运输费用,同时对用户的服务质量也会得到改善。

在煤炭企业物流管理水平相对较低、信息化管理较薄弱的情况下,各个煤矿企业用自备车辆到物资公司总仓库零星提货,车辆仅为本企业服务,且各煤矿企业分别承担运输费、人工成本、车辆购置费等。优化采购模式由于采取集中配送方式。在实际工作中,物资供应公司可以根据各需求厂矿送料不连续的特点,可以改变线路形式。比如图1中,在现有的几个区域(地区一、地区二……等)中,也可以采取“仓储中心→矿3→厂1→矿2→仓储中心”的灵活配送,这样既可以解决小批量、多批次的及时配送,也可以降低运费,控制物流成本。因此,节约里程法(VSP)已成为国内外物流界普遍选择配送路线的主要方法,由仓储中心直接送至各矿的两段输送,甚至可以由工厂直接运货给各矿。

第三,仓储中心库容量大,便于集中保管

充分利用仓储中心的库容量,提高容积率,取消物资供应公司和分支仓库分散保管方式,由仓储中心集中保管,这可以使企业实现低库存或零库存。这种方法前提条件就是:仓储中心须实现了准时化(J IT)配送,煤矿供应信息系统实现内部各个流程无缝对接。采取准时配送方式之后,生产企业可以完全依靠配送中心的准时配送而不需保持自己的库存,或是需少量保险储备,将生产企业从库存的包袱中解放出来,同时解放出大量储备资金,从而改善企业的财务状况,降低成本。实行集中库存时,集中库存的总量远低于不实行集中库存时各企业分散库存之总量,同时也增加了调节能力,提高了社会经济效益。

由于仓储物资的集中存放,规模大,物流作业集中,则处理的物流量大,全部采用机械化、自动化的保管设施和装卸机械,大幅度地提高物流作业生产率,同时也降低了物流成本。

第四,建立完善的物流管理信息系统(LIS)

煤矿企业内部与物资流转活动有关的所需必要的信息为物流信息,主要包括采购计划、配送、车辆调度运输、库存、销售等信息。这些庞大的信息,必须借助现代科学技术,特别是计算机技术、信息技术以及网络技术等实现对信息的收集、加工和应用。在煤炭物资供应实践中,物资仓储配送中心应该通过开发自己的物流管理信息系统(LIS),来满足各矿追求方便快捷服务的心理,要有能力根据各矿需要,提供实时货物查询,货物跟踪等功能。建立的物流管理信息系统,应涵盖计划采购管理子系统、车辆调度配送子系统、出入库管理子系统、用户信息管理子系统及相关查询服务子系统。

在物流中对各项活动进行计划预测、动态分析时,提供及时的物流费用、生产情况、市场动态等有关信息,使物资流转更加通畅化、定量化。物流信息不再由物资供应公司、公司驻地、生产企业分头处理,而是以仓储信息中心集中处理方式,通过网络系统进行物流各环节的控制,及时了解物资的到货、运送、库存状况。各环节点可通过信息中心共享数据,保证物资供应公司、信息中心、生产企业及各矿的信息交换、协同统一。

[1] 陈建生,王立杰.论煤炭企业物流供应链联盟[J].管理世界,2004(11).

[2] 贺继红.煤炭企业内部物资配送问题探讨[J].煤炭企业管理,2000(7).

[3] 上海现代物流人才培训中心.现代物流管理[M].上海:上海人民出版社,2002:102.

责任编辑:张彩云

F253.2

A

1671-8275(2010)03-0059-02

2009-12-28

王茂(1972-),男,江苏江都人,淮北矿业集团朱庄煤矿中级经济师。