数字图书馆业务流程研究*

□任妮 黄水清 熊健

1 引 言

组织的业务流程是组织开展各项管理工作的基础。以信息安全风险管理为例,信息安全管理中的风险评估与风险控制都是在明确组织机构的业务流程的基础上针对各项业务中的信息资产进行的。ISO27000指出,组织的业务流程是其进行风险管理的前提[1]。风险管理的重要步骤如资产、威胁和薄弱点的识别、核心控制要素的提取、控制措施的实施等都依赖于组织清晰明确的业务流程。数字图书馆业务流程的确定对各类管理体系的建立具有关键性作用,同时,数字图书馆的业务有很大的趋同性,应该可以在现有数字图书馆工作范围内总结出一套具有代表性的数字图书馆业务流程,而现有的文献中尚未发现这样的成果。本文通过对数字图书馆功能框架的总结、提炼、调查、分析等研究,最终得到一套相对完善、具有代表性的数字图书馆业务流程,将其作为数字图书馆管理工作的基础和出发点。

2 数字图书馆的功能框架研究

组织的业务依赖于组织的功能而设立。总结数字图书馆的业务流程,首先必须明确数字图书馆的功能框架。数字图书馆的功能不同于或者说远远超过了传统图书馆的功能模式。很多学者也曾探讨过其具体的功能或将其分类,但至今都没有达成共识。本文首先分析确定数字图书馆的功能框架。

2.1 文献中关于数字图书馆功能的关键词统计

本文设计方法是从现有的关于数字图书馆研究的所有文献中提取与数字图书馆服务或职能相关的所有关键词,进行汇总、分类、去重等加工,从而得到数字图书馆的功能集合。

在维普中文科技期刊中,检索核心期刊中1989年至2007年间所有题名中含有“数字图书馆”一词的文献,共命中2138篇。分别分析这些文献的题名和文摘,其中与数字图书馆某项业务功能相关的文献约有1328篇,占全部检索文献的 62.11%。从中抽取相关的关键词,经过筛选、去重等步骤最终获得关键词437个。对这些关键词进行分析、归类,得到数字图书馆功能列表如下:

表1 数字图书馆功能分类表

6 用户 用户需求分析、用户隐私保护、用户研究、用户信息库建设、用户管理个性化信息服务、个性化定制服务、个性化知7 个性化服务 识服务、个性化推荐、个性化最新资料快报服务、网页定制信息推送服务、个人数字图书馆音频检索、视频检索、基于内容的视频检索、基于颜色内容的图像检索、数字视频图书馆、8 多媒体 馆藏光盘资源管理、数字图书馆音频资源的制作与发布、视听馆藏、多媒体馆藏、多媒体点播、视频点播、数字图像处理无线网络建设、网络安全、数字图书馆的安全9 网络及安全 与防范措施、网络连通性故障分析与排除、信息安全服务机制建设、信息参考服务、虚拟参考咨询服务、传统阅读型读者群服务、数字图书馆信10 信息服务 息咨询、网络信息集成服务、移动图书信息服务、网上服务、网上阅览服务、FAQ咨询服务、分布式网络服务登记、学科导航11 互操作 数字图书馆互操作、开放资源互操作协议OAI 12 统一检索 信息资源整合检索、集成检索、数字图书馆跨库检索、统一检索平台印刷型文献数字化、馆藏资源数字化、印刷型13 资源数字化 资料数字化、网络信息资源本地化转换、电子图书的制作、文献扫描、书刊数字化信息采访、图书采购、信息采集、数字书刊采14 采、编、流 购、图书馆设备的采购、公共出借、数字图书馆编目技术、联机编目、典藏工作、文献著录15 馆际合作 数字图书馆合作、数字化馆际互借元数据收集、元数据整理、元数据的配置和协16 元数据 调、元数据搜索引擎、元数据维护、元数据利用信息资源共建共享、信息资源建设、网络信息资源采集与整合、文献信息资源共享、数字资17 信息组织 源整合、异构资源集成、信息资源的重组、信息资源整体化组织、信息加工、信息分类、信息资源整序、信息资源优化建设18 古籍 古籍著录、金石拓片、拓片元数据、拓片编目19 教育 读者教育、网络远程教育、用户的远程培训、专业教育、信息素质教育20 知识 知识本体、知识挖掘、知识服务网络课程建设、数字图书馆收费、数字图书馆访21 其它方面 问控制、书目控制、远程视频会议、电子邮件、多媒体课件、电子阅览室、网上书店、电子商务

从文献中关键词出现的频率看,目前数字图书馆的研究主要集中在数字资源、数据库建设、用户服务、检索、元数据、系统开发及网络建设等方面。

2.2 前人关于数字图书馆功能的研究

数字图书馆功能的研究随着数字图书馆概念的诞生而诞生。早在1984年,道林(K.E.Dowlin)便提出电子图书馆的五项功能:①服务指南功能;②专家介入功能;③资源功能;④信息功能;⑤通讯功能[2]。

同样,汪冰在1997年指出电子图书馆至少应具备三方面功能:①通过联机目录系统指引用户使用未实现数字化的传统馆藏;②电子信息资源服务功能;③通讯服务功能[3]。很多学者认为电子图书馆是数字图书馆发展的初级阶段,所以,以上两种观点可以看作是对数字图书馆业务功能最早的总结介绍。

张文娟等人研究并阐述了数字图书馆的功能,包括有①馆藏文献资源的数字化;②连结外部信息源;③对数字化数据进行组织、存储和管理[4]。

另外,IBM公司指出数字图书馆的功能是:内容的创建和获取、存储与管理、检索与查询、发布和传播、权限管理。而章忠平则把数字图书馆功能分为基本功能与社会功能。前者包括:信息资源体系的建立和维护、信息资源体系的发展和开发;后者包括:保存人类信息资源、开展社会教育、传递实用信息、提供文化休闲、开发智力资源、开展网络导航、通讯功能与宣传功能等[5]。

盛小平对数字图书馆的功能作了较深入的分析:(1)从资源建设与利用角度来看,数字图书馆应具有:①数字资源的创建和获取;②数字资源的组织与保存;③数字资源的访问与检索;④数字资源的发布与传播等功能。(2)从服务的角度来看,数字图书馆应具有:①学术交流;②参考咨询服务;③联合服务;④个性化服务;⑤用户教育;⑥电子商务等功能。(3)从管理的角度来看,数字图书馆应具有:①权限管理;②数据管理;③知识管理等功能[6]。

黄如花认为数字图书馆具有组织资源建设、资源管理和资源服务三大模块,实现印刷文献数字转换、数字资源标准格式编辑与加工、异构数字资源整合、数据标引和组织、数字资源描述与表达、资源管理与存储、资源调度、资源发布、资源服务系统、用户管理系统、数字版权保护和用户服务界面等功能[7],并给出了自己的数字图书馆功能框架图。

图1 数字图书馆功能框架图

2.3 数字图书馆功能框架总结

黄如花、盛小平将数字图书馆业务总结为资源建设、资源管理和资源服务三大模块[6,7];中国数字图书馆的建设方案分为资源加工层、资源管理层和应用服务层三部分[8];中数创新数字图书馆的建设方案分为资源层、系统层和服务层三块[9];数字图书馆信息系统由基础设施层、系统支撑层、应用服务层三个层次组成[10];CADLIS将高校数字图书馆参考系统架构分门户层、服务层、资源层三个层次[11]。可见所有的专家或数字图书馆都是将数字图书馆的业务归结为三大类,其中资源和服务是共有的两部分。另外一部分有的称为资源管理,有的称系统支撑,其实质都是技术支持,因为无论是资源管理还是系统支撑归根结底都是技术的支持,而且技术是数字图书馆的核心要素之一。所以,作者将数字图书馆的功能分为资源建设、技术支持、用户服务三大类。结合上文关键词统计的结果和前人的观点,最终确定为9个子类,54项,具体如图1所示。

3 数字图书馆的业务流程调查分析

在数字图书馆功能框架的研究结果基础上,作者设计了以数字图书馆具体业务和部门设置相结合的二维调查表,试图通过问卷调查了解现实中的数字图书馆目前到底开展了哪些业务、各属于哪个部门。通过调查数据可以确定数字图书馆的业务流程。

3.1 业务流程调查概况

参与此次数字图书馆业务流程问卷调查的对象为全国30家已经建设有数字图书馆的公共图书馆和高校图书馆。其中公共图书馆有省级馆、地市级馆和县级馆三种,共 10家;高校馆有综合类、理工类、经济类、农林类、医药类等多种,共 20家。调查范围覆盖了江苏、浙江、广东、辽宁、北京、上海等 6个省和直辖市,其中有南京、北京、上海、杭州、苏州、常熟、张家港、常州、广东、深圳、东莞、大连等城市和地区。具体分布如图2。

此次调查的主要方式是走访、面谈,辅之以问卷调查。因地理因素限制,对于外省的问卷调查按照电话联系、Email或邮局邮寄问卷、回收问卷、电话补充遗漏点的流程进行调查。考虑到数字图书馆业务繁多,一个人作答可能会考虑不全面,容易遗漏或错选一些业务。在问卷设计的时候增添了部门设置一栏,将问卷变为二维表格的形式。其中纵向是数字图书馆的业务,横向是数字图书馆的部门设置。目的是让每个部门从纵向的业务栏中选择自己负责的业务项目,各部门选择的总和就是该数字图书馆的业务流程。其中,部门设置栏完全按照被调查馆的实际情况预先填好。

图2 所调研的图书馆地区分布比例图

3.2 业务流程调查分析

据统计,在被调查的 30家数字图书馆中,平均每馆开展业务43.5项,占总调查项数(54项)的80.6%,可见比例很高。各馆开展业务情况见表2。

表2 各馆开展业务比例分配表

如表3所示,按业务统计,各馆都开展的业务共有6项,占全部业务总数的11.1%,基本都是传统图书馆的服务项目,以及一些系统、设备等的维护更新等;只有一个馆没开展的业务有 12项,占全部项目的40%;这两类占了总数的51.1%,超过一半。另外,一半以上的馆都开展的业务有 46项,占总数的85.2%。通过表2和表 3可以看出,数字图书馆业务的开展越来越深入,范围越来越广,各种新兴的技术和服务方式都有图书馆在尝试和运用。

通过业务流程的问卷调查,发现了以下几个特点:1)数字图书馆的相关业务已经渗透到图书馆的每一个部门,包括采编部、阅览部、流通部等也都承担了如元数据标引、网络资源采集、编辑以及信息检索等服务;2)每个部门承担的业务已是多种业务的集合运用;3)数字图书馆中各部门之间的沟通更频繁,联系更密切。

表3 数字图书馆业务开展情况排名表

个性化信息服务 26 4 86.7%馆际互借 26 4 86.7%在线服务 26 4 86.7%网络电子资源编辑 25 5 83.3%保存网络电子资源副本 25 5 83.3%文本数据录入 23 7 76.7%图像扫描 23 7 76.7%音频/视频捕捉 23 7 76.7%应用软件开发 23 7 76.7%定制服务 23 7 76.7%字符识别 21 9 70.0%数字版权管理 20 10 66.7%协作馆信息管理 18 12 60.0%特征描述和组织 16 14 53.3%专家信息管理 15 15 50.0%信息抽取 14 16 46.7%信息过滤 14 16 46.7%建立索引 13 17 43.3%数据挖掘 13 17 43.3%复合数字对象管理 13 17 43.3%自动分类 9 21 30.0%自动切分 8 22 26.7%自动抽词 8 22 26.7%

调查还发现,高校图书馆开展的数字图书馆业务数量占全部可能的业务总数的81.13%,公共图书馆则为78.09%。高校图书馆开展的业务数总体比公共图书馆高。但是,公共图书馆中的省级图书馆开展业务非常齐全,占全部可能业务总数的92.59%,许多其他馆很少开通的业务在这些馆中也有实践和研究,这与省级图书馆的资金、技术、人员、资源等各方面的优势是不可分割的。

3.3 数字图书馆的业务流程总结

根据以上统计和分析,去除开通比例低于50%的业务共9项,分别是:建立索引、专家信息管理、信息抽取、信息过滤、数据挖掘、自动分类、复合数字对象管理、自动切分、自动抽词。剩余的45项,经重新整理排序得到业务流程表:

表4 数字图书馆业务流程表

信息检索音频/视频点播个性化信息服务参考服务用户服务馆际互借定制服务用户培训在线服务

4 结语

本文采用关键词统计的方式详细分析总结了数字图书馆的业务功能,结合一些学者的认识和国内知名数字图书馆的功能框架结构,确定了数字图书馆的整体功能框架图。以此为基础,设计了关于数字图书馆业务流程的调查问卷,通过调查、统计、分析和总结,最终得到了一套基本通用的数字图书馆业务流程。本文的研究成果为数字图书馆各项管理体系的建立与实施奠定了基础,譬如数字图书馆信息安全管理体系。数字图书馆信息安全管理中的资产识别、威胁识别、脆弱性识别和控制措施推荐需要以上述业务流程作为入手的途径,作者在数字图书馆信息安全风险管理的实证研究中验证了上述业务流程的实用性和可行性。

1 ISO/IEC 27001:2005.Information technology--Security techniques—Information security management systems—Requirements.Genevan:International Organization for Standardization,2005

2 Kenneth E.Dowlin.T he electronic library:the promise and the process.New York:Neal-Schuman Publishers Inc,1984

3 汪冰.电子图书馆理论与实践研究.北京:北京图书馆出版社,1997:139-142

4 张文娟等.数字图书馆功能新探.情报科学,2003(11):1159-1162

5 章忠平.数字图书馆功能探析.江西图书馆学刊,2002(14):55-56

6 盛小平,数字图书馆功能剖析,图书馆杂志,2004(2):3-7

7 黄如花.数字图书馆原理与技术.武汉大学出版社,2005:105-108

8 数字图书馆整体解决方案.[2008-12-10].http://www.d-library.com.cn/tsg/index.html

9 数字图书馆整体架构.[2008-12-10].http://218.240.136.35:8080/CMS/searcher/searcher.do?method=getContent&contentID=2c90813f11d4213f0111dac305f109d3

10 数字图书馆整体解决方案示意图.[2008-12-10].http://www.nlcd.com.cn/solution/ShowA rticle.asp?ArticleID=6

11 王文清.中国高等教育数字图书馆建设成果和应用方式.北京:CA LIS管理中心,2007