项目文档管理与索赔控制

凌雪怀

项目管理对于不同的参建角色,其管理方法、控制要素等都是不同的。施工单位的项目管理侧重于施工现场,对项目管理更直接。而业主的项目管理,则侧重于对参建各方、项目投资、材料采购、成本回收、质量进度等多方面的管理,相对施工单位的项目管理,业主方的项目管理具有一定的间接性。因此对于业主方来说,项目管理的核心,从某种程度上讲,就是进行文档管理。只有将文档管理做到系统化、全面化、清晰化,才能控制整个项目平稳运行,进而对项目上发生的一些索赔要求进行合理的控制,使项目成本得到有效控制。本文将从业主方的视角,讨论项目文档管理在项目管理中的重要作用,以及文档管理与索赔控制的关系。

1 工程概况及项目背景

本文所举的例子坐落于上海市金山化工区目华路、北银河路,是3M中国有限公司在上海地区投资新建的化工厂之一,基地占地面积12万m2,共划分为5期投资建设,目前一期项目已基本竣工投产,二期项目正在建设之中。二期项目包含车间、办公楼、动力中心三幢单体,总建筑面积27 000 m2。其中,动力中心是整个工厂的消防、配电、冷却系统、压缩空气系统的中央核心部位,为配合设备安装,动力中心结构主体必须提前完成。

当承包商得知进度要求时,向我们提出将动力中心的结构形式改为预制工艺,这样可以提高施工速度,减少拆模和支模的时间,为我们业主赢得时间,但相应的施工费用也会增加。经与公司管理层研究决定,我们同意了承包商的建议,将现浇结构改为预制结构。但在整个施工过程中,由于图纸变更,设计修改,重新审图等原因,动力中心的基础虽然7月中旬便已完成,但是整个主体结构的施工直至8月初才开始,而预制构件的养护时间都必须达到28 d强度后方可吊装,因此整个动力中心结构封顶直至9月底才完成。综合比较整个施工过程,实际的施工进度并不比现浇工艺节省时间。然而,承包商却以工程变更为由,向我司提出了一份230万元的变更报价。由于工期并未提前,我们拒绝支付这笔工程变更费用,但是苦于我们在变更前未做任何这方面的书面记录和条件假设,使得我们在谈判中处于非常被动的地位。

2 文档管理的重要性

从上面这个案例可以看到,项目文档的及时性、完整性相当重要,如果在承包商提出修改动力中心的结构形式时,我们做过这样一份备忘录,也许现在我们在与承包商的谈判中就不会如此被动,在这份备忘录中,我觉得必须包括以下内容:1)变更发生的背景(即为什么要进行变更);2)该项变更的发起人是谁;3)变更后的风险和利益分配;4)变更费用估算;5)变更所涉及的权利和义务;6)变更引起各种可能结果的处理办法。

因此,在作任何一个重大变更之前,我们都要就以上细节进行认真商议,确认并最终形成一份正式的书面备忘,发给双方保存。这虽然是一件枯燥而又乏味的工作,但当真正遇到问题和纠纷时,我们却可以进行追溯,查清事实的真相,避免双方就某些模糊的观点进行扯皮。

或许有些人会认为,文档只是一张纸而已,完全可以在做竣工资料时后补,但有些问题是不能后补的,正如上面案例中缺少的这份备忘录,只有在变更发生之前发给双方确认才是有效的。如果是在变更费用的谈判过程中再提出这份备忘录,那么无疑对于不利的一方是绝对不会接受的,这样这份文档也就失去了它应有的效用。这就是为什么文档的及时性是至关重要的。我们在工程项目管理中,必须克服懒惰,勤于记录,将一些重要的、重大的变化、变更留下客观公正的记录,当遇到问题时,这份资料将会变得十分有价值。

不同的事情会有不同的演变过程,有时我们也许并不知道怎样的做法才是完全正确的,怎样的结果才是我们要的正确答案,因此,并没有一份标准答案说这样做是完整的,而另外一种做法是不完整的,所以,这个完整性就很难界定。我在这里又提出了一个预见性。我认为,在做项目文档时,必须要有一定的预见性,我们要能预见到这件事情会往哪个方向发展,其最终的结果会对我有利还是不利,如果有利该怎么写,如果不利该注意些什么。哪些因素是必要因素,哪些因素是关键问题,都要有一个清醒的认识。从预见性出发,使项目的文档尽量的完整、可靠。

文档管理不仅仅对项目的经营管理十分重要,同样在工程质量控制上也是非常重要的,我想这个问题是显而易见的,我们的规范也是这样规定的,但是真正要做到这一点却也不是一件容易的事情。例如,单位工程质量控制资料是反映建筑工程施工过程中各个环节工程质量状况的基本数据和原始记录,反映完工项目测试结果的记录。这些资料是反映工程质量的客观见证,是评价工程质量的主要依据,是单位工程综合评定质量等级的一项重要内容。做好质量控制资料管理工作,对于确保结构安全和使用功能,提高工程质量有着十分重要的意义。因此,在工程实际施工过程中,施工资料的真实、及时也是十分关键的。

3 文档管理具体实施

3.1 文档模板的管理

面对各类纷繁复杂的文档,如果各式各样,每人一个风格,不论从美观性还是可读性上都会有影响,所以在文档管理的过程中需要建立一套文档的模板。在建立文档模板时,需要对一些格式进行要求,需要将一些基本的要素固化到文档模板中,确保文档需要的内容能够在文档中体现。

3.2 文档目录管理

为了能够在纷繁复杂的文档中找到需要的文档,需要在进行文档管理时建立一套完整的文档目录体系,主要包括文档的索引管理和文档的分类管理。在进行文档管理前,需要对不同的文档建立一个分类,建立不同的分类可以便于文档的查找,也可以针对不同的分类制定不同的管理要求。

3.3 文档的命名规范

各种文档,如果名称多样,或者名称含义模糊将会造成使用和交流上的不便,需要建立一套有效的命名规范体系。在文档的使用过程中,可以规定在文档的某些部位必须放置文档的类型或者某些其他关键字,例如要求将文档的类别放在文件名的头部,对于月度性的文档,规定头部必须放某年某月等等。

3.4 文档的变更管理

文档在使用过程中发生变更是很常见的现象,对于发生变更的文档,需要通过手段加以约束,最常用的方法就是版本的管理,对于形成的文档及时进行归档保存。文档发生变更时,需要能够做到两点:1)文档有清晰的变更记录,主要是针对变化的部分,不能让每个使用者在文档发生变化后都需要把文件通篇读一遍;2)文档的最终版本要能方便的阅览,如果出现只能看变更历史才知道最终版本的话将大大提高使用成本。在文档发生变更时,需要能够通过必要的途径通知相关人,例如通过邮件通知或者公告通知的方式,避免新的文档产生后还有大量的使用者使用旧的文档,在实际操作环境中,ISO 9000管理使用的签字回收重要文档的方式很值得借鉴,当然对一些电子文档需要采用一些其他变通的方式来处理。

4 结语

项目文档管理在某些项目管理中往往不被重视,当发现其重要性时,通常为时已晚。我们必须重视文档管理在项目管理中所起的作用。完整而及时的文档就是项目顺利进行的保障,它不但是追溯质量、安全问题的依据,更是有效控制不合理索赔要求,解决争议问题的有效手段。我们必须时刻清醒的认识到项目管理的核心,从某种程度上讲,就是进行文档管理。

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