论建筑施工企业工程档案管理对策

赵九轩

建筑工程施工是一项服务当代、惠及后代的重要事业。提高建筑工程质量,对推动城市化建设步伐、改变城市面貌有着极为重要的意义。建筑施工企业工程档案管理是工程建设的一个重要组成部分,是工程建设项目的历史记录,也是工程项目投产后运行、维修、管理、改建、扩建及技术改造等工作的重要依据。如何做好建筑施工企业档案管理工作已成为当务之急。

1 当前建筑施工企业工程档案管理的主要问题及成因

在工程建设过程中,及时收集工程档案信息,准确鉴别工程文件材料,规范整理工程档案,确保工程档案的完整和系统,不仅是为在建工程做好当前服务工作的需要,也是为工程项目投产者开展各项工作做好服务的需要。但是由于建筑施工企业在管理过程中受各种因素的影响,在工程档案管理方面存在一些不可忽视的问题:1)工程项目施工中对内业资料重视不够,归档不及时。其主要原因有:a.整理资料是苦差事,没有人愿意去干;b.工程到了收尾阶段,大部分人员特别是技术人员又撤离到新的工作岗位;c.一般项目部没有专职档案管理人员,内业资料分散于各个岗位人员手中,工程后期人员陆续撤离后,留下的人员对资料不熟悉,加之有些资料签字手续不完备,需要施工单位或监理人员亲笔签字,但这些人员又很难随时召来,拖延了资料整理时间,久而久之,势必造成工程档案的遗失或因保管不当造成档案的损坏,从而影响了工程档案的及时归档。2)工程资料数量增多,质量不佳。作为施工企业的工程档案应包括施工前准备阶段的文件资料;施工过程形成的有关文件资料以及项目竣工验收阶段的文件资料。但从目前工程资料数量接收的范围和内容上分析,主要是不注重鉴定工作,忽视归档范围,造成一些无保存价值的工程资料也进入档案,滥竽充数,而一些有归档价值的工程总结、工程竣工验收和结算等重要资料归档不全,影响了档案的优化管理和有效利用。3)工程档案资料缺乏真实性和有效性。有些工程档案资料在形成过程中由于制作份数不够或因保管不慎丢失,在竣工移交时就时常以复印件代替,有的因项目负责人不在现场,一些重要性文件如一些审批文件、竣工图章的签字等,工作人员随意代签,使形成的工程档案资料真实性和法律效应大打折扣。4)施工人员档案意识淡薄。一般情况下,一项工程竣工验收后就交付给业主使用,短期内没有出现质量问题,施工企业也就认为大功告成,万事大吉,随即将有关施工档案束之高阁,无人过问,错过了收集整理的最佳时机,给工程档案资料归档造成不可弥补的缺憾。在档案的利用方面,对于施工企业来说工程档案即使有一部分利用者,也只是借阅一些如竣工验收证书、工程决算或竣工图等少量资料,至于其他大部分工程档案也就暂时搁浅,工程档案资料在短期内利用率就显得比较低。因此,部分施工人员认为城建档案馆与建设单位是今后工程的使用、维修单位,需要归档保存完整的工程档案资料,而我们是施工企业,再保存成套的工程档案资料仿佛显得多余。

2 做好建筑施工企业工程档案管理工作的对策

建筑施工企业档案管理是一个复杂的过程,做好工程档案管理工作,首先要考虑到管理本身的四个基本特征:管理的载体是组织,管理的主体是管理者,管理的任务是设计和维持一种环境,管理的核心是处理好人际关系,而人是管理的第一要素。因此,只有明确了档案管理的基本特征和内在涵义才能制定行之有效的管理对策。1)要增强项目管理人员档案意识,明确档案管理人员职责。要向工程项目管理人员大力宣传《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国城市规划法》,熟悉和掌握《建设工程档案管理条例》《城市建设档案管理规定》(建设部90号令)等法规文件,使工程项目管理人员增强档案管理意识和法律意识,明确档案管理的职责,制定好档案管理制度和各项工作标准,认真贯彻工程档案管理工作的“三纳入”(即纳入工程施工程序、计划管理和有关人员的岗位职责)和工程项目竣工文件的收集、整理、归档及移交的“三同步”(即布置施工任务与布置工程档案编制同步;工程施工进展与工程档案形成积累同步;工程验收交接与工程档案交接同步),保证项目施工过程中文件的形成、积累、整理、归档有法可依,有章可循,职责明晰。2)明确施工企业工程档案的归档范围。施工企业工程档案的归档范围主要包括:前期准备阶段的文件材料,如建设工程规划许可证,工程开工审批表,施工前建设单位、设计单位与施工单位进行的施工图纸会审、技术交底资料等;施工过程形成的文件材料,如各种原材料的汇总表及检验报告、设计变更、建设单位与施工单位的工程洽商记录、工程定位测量记录、隐蔽工程验收记录、工程质量事故处理记录等;项目竣工验收阶段的文件材料,如竣工图、竣工验收报告、竣工验收证书等。只有明确了施工企业工程档案的归档范围,严格按照归档范围进行工程档案的收集整理,才能保证工程档案的完整性,为实现档案的优化管理奠定基础。3)确保工程档案资料的真实性和有效性。在项目施工过程中,为确保形成文件材料的真实性、准确性,必须明确法律责任,规定由责任人签字的必须由责任人本人签字,绝不允许代签,确因特殊原因不能亲笔签字的,责任人必须出具委托授权书,由受托人代签,授权委托书应连同竣工文件一并归档保存,以提高档案管理的严肃性和法律效力。在工程档案形成过程中,确因失误造成的文字表达或数据错误,要求责任人必须对其进行修改,并在修改处加盖修改人印章,保证档案资料的真实性和有效性。4)重视工程资料形成过程的管理工作。在项目实施过程中,应将档案工作融入工程建设的整个过程,对工程档案的管理,项目部除开展自查外,集团公司职能部门应定期、不定期结合工程质量、工程进度、安全检查、文明工地考核、贯标等工作对工程档案资料的形成、管理情况进行跟踪检查,针对检查出的问题,要求限期整改。除此之外,还应注意做好归档文件材料的成套性、系统性整理工作,要求竣工文件材料以工程标段、项目幢号为单位进行收集、整理、归档。为了提高档案管理的时效性,还必须制定保证金制度,要求必须在工程竣工验收之日起三个月内向有关档案管理部门移交一套完整的工程档案资料,待工程档案资料如数移交完毕后,再拨付施工单位的保证金。5)严格竣工档案的审核工作。工程项目竣工验收后,各施工项目部根据集团公司工程档案收交范围和内容,将工程前期准备阶段形成的文件、施工过程形成的文件以及竣工验收的文件进行整理,送交集团公司有关职能部门进行审查。职能部门根据归档范围和内容进行认真对照审核,主要围绕以下内容进行重点审核:工程档案移交是否齐全、完整,分类是否科学、系统;工程档案的内容是否真实,能否准确地反映工程建设活动和工程实际状况;工程档案的立卷是否符合现行《建设工程文件归档整理规范》标准;竣工图绘制方法、图式及规格等是否符合专业技术要求,图面是否整洁、盖有竣工图章;文件的形成、来源是否符合实际,要求单位或个人签章的文件,其签章手续是否完备;文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等是否符合要求。如发现漏、缺部分,应立即要求补缺补漏。

建设工程档案是企业的宝贵财产,是建筑施工企业的真实记录,是工程建设者辛勤汗水和智慧的结晶。通过对它的管理、编研、开发和利用,必将转化为直接的生产力,推动城市建设的发展,为社会积累更多的财富。建筑施工企业必须充分认识工程档案管理的重要性,工程施工单位和相关人员要时刻牢记所肩负的使命,本着“对历史负责,为现实服务,替未来着想”的宗旨,做好工程建设项目档案管理工作,为企业的生存与发展保驾护航。

[1]邢补团.浅谈建筑企业经营管理[J].山西建筑,2007,33(16):224-225.