如何做好文书档案管理工作

梁军萍

(十堰职业技术学院汽车工程系,湖北十堰442000)

如何做好文书档案管理工作

梁军萍

(十堰职业技术学院汽车工程系,湖北十堰442000)

本文阐述了文书档案工作的重要性,从文书规范管理、健全管理制度、提高人员素质、注重学习交流、重视平时积累和做好细节管理等方面对做好文书档案管理工作进行了探讨。

文书档案;档案管理;档案工作

文书档案是我们了解国家和行业政策法规、执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一。文书档案管理是一个单位各级党组织、行政实施领导开展工作的重要依据,也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现,是一项繁琐、严密的工作,档案材料为今后开展工作奠定了坚实的基础,是领导决策的重要依据。在文书档案已走向网络化和数字化形势下,如何做好文书档案的管理工作,使之规范化、程序化、数字化、网络化,不断适应办公室工作变化的需要,也是摆在档案管理工作人员面前的一个值得研究和探讨的热门话题。总结以往的工作实践,笔者就如何进一步做好文书档案管理工作,谈几点粗浅的认识和体会。

一、领导重视是做好文书档案管理工作的前提

文书档案管理工作可以分为两个类别:一类是上级组织产生的文档管理;另一类是由本级组织产生的文档管理。两类文档均是领导集体开展工作的依据之一,这就要求各级领导要充分重视此项工作。在加强文档管理工作方面,应做到以下两点:一是从硬件设施、软件管理各个方面提供便利的条件,从上至下形成重视档案管理的风气;二是经常参与和反思档案管理工作的具体细节,对档案管理工作中存在的问题及时提出改进的意见。把加强和规范文书管理工作列入全年的工作计划中,并认真落实负责人,以上能对加强文书档案的管理和改进工作起到积极的促进作用。领导对文书档案管理工作的高度重视和支持,使文书档案等在实际工作中发挥其应有作用。

二、文书规范管理是做好档案管理工作的基本条件

文书规范管理是做好档案管理工作的基础,公文的种类、格式、处理程序是否规范直接影响到档案的管理,尤其在办公自动化迅速发展的今天,这种关系显得更为密切。许多文件归档工作,需提前在文件形成时来做。因此文书工作的处理程序上要注意与档案管理紧密衔接,做到把文书工作与档案管理有机地联系起来。比如平时对文件的鉴定、分类以及归档编号等,在文件形成之初就已经确定并做登记,且档案管理的相关工作都已经完成。这样不仅减少了工作环节,避免了重复劳动,降低了差错,同时也保证了文书和档案的统一及协调,提高了办公效率。

三、制度完善是做好文书档案管理工作的保证

制度是规范人们行为的准则,在进行文书档案管理工作的过程中,应始终坚持用制度规范人,约束人,以制度实施文档管理。认真学习和领会“档案法”和“国家行政机关公文处理办法”,根据部门公文管理工作的实际,制订相应的“公文处理实施办法”,将以往文档方面的多个规定予以综合,集档案管理、归档统计、文件处理程序、档案保密、档案借阅、档案鉴定及销毁为一体,提出规范化的要求,建立统一标准、统一要求、统一运行的操作规程。将“公文处理实施办法”列入部门“规章制度手册”的首位,并组织部门人员学习,进一步提高部门同志对档案管理工作的认识,对其中所应执行的程序进行统一,提高各部门在文书办理之初的质量和效率,减少了办公室的复核工作量。“公文处理实施办法”的实施使文书档案管理工作有章可循,有据可依,有了这一制度,档案管理水平才能得以提高。

四、强化管理,提高人员素质是做好文书档案管理工作的关键

队伍素质和程序制度是强化文书档案管理工作的两大方面。档案管理人员的素质直接影响着一个单位档案事业的发展。档案管理离不开档案管理人员这个基础,基础好,自然管理水平就高。从档案管理工作的经验看,首先档案管理员要具备较高的政治素质和思想觉悟,要有很强的责任心;其次,档案管理员要有敬业精神。档案的收集、整理、装订工作是非常繁琐和枯燥无味的,这就要求档案管理人员必须具有很高的思想境界,有奉献精神,要学会以苦为乐;另外,档案管理人员要加强学习,积极参加各种培训,特别是要在电子档案管理方面,不断增加和丰富自己的知识,学习新技术,学习档案管理的新方法,更新观念,这样才能与时俱进地搞好文书档案管理工作。

规范文书档案的管理工作就是要将发文和收文中的各项工作环节和程序予以规定,并严格按此办理。如收文中从签收、拆封、登记、拟办、批办、分发到回收、销毁等,发文中从审核、签发、打印、用印、分发等,每道环节都须按规定程序落到实处,任何一个环节出现问题都会影响到整个档案管理的质量。档案材料的缺失,使一些文件材料不能最终归档,档案的完整率会大打折扣,致使现存档案无法反映一个单位工作活动的全貌。

五、学习交流是做好文书档案工作的保证

实践是检验真理的唯一标准。在实践中总结的经验尤为可贵,只有同行之间不断沟通,加强交流,取长补短,才能共同提高和进步。同样,档案工作也不是封闭的,需要彼此的交流和相互学习。这就要求档案管理人员需从以下三个方面做起:一是要求档案管理人员自我学习提高,规定一些学习内容,提出要求,到时检查考核;二是尽可能参加档案管理方面的培训班进行学习和交流;三是对口交流,相互激励。通过学习交流,使档案管理人员相互学习,爱岗敬业,从而提高自身的档案管理水平。学习交流、相互促进就成为档案工作的催化剂。

六、平时积累是做好文书档案管理工作的有效途径

档案材料的收集是档案管理工作中最重要的一个环节,也是整个文档整理的第一步,收集要及时、全面,并注意做到以下三点:一是健全规章制度;二是加强催收,对领导忙于其他事务而容易忘记返还的文件进行催收,必要时给领导提个醒;三是年终归档,根据文档登记表,检查是否有缺漏文件,如有缺漏务必想法补齐。所以,平时就注意收集,并根据预立卷制度将档案资料整理齐全,按时间顺序或文件内容归档,这样对归档工作具有事半功倍的作用。

七、做好细节工作是档案管理工作的基础

只有从各个方面把好细节关,才能将档案管理好,做好档案管理细节工作主要应从以下几方面入手:订制度、选好人、详记录、分好类、备好案、存好档、易查阅。

(一)定制度

除依据“国家行政机关公文处理办法”制度规定外,还要结合实际工作,制定本单位的公文处理办法、文书档案管理办法、声像档案管理办法、用印管理等规章。

(二)选好人

机要文件,一般是指含有国家或企业机密的文件,因此,机要管理人员应是一位具备高度的责任心、强烈的保密意识和较高素养的人,还应具备较高的政治条件,否则极易给单位造成不必要的损失。

(三)详记录

按收发文的不同种类分别进行登记,收发文记录各一,按程序进行,环环相接,可避免因记忆问题而产生的漏记、漏发。以收文为例:(1)收文登记需单独使用一个记录本,不得与其他记录本混用;(2)列明收文日期、收文号、机密等级(一般可省略)、来问单位、来文文件号、文件标题、每一来文数量。一般来文为红头文件,如果是传真,应在备注栏注明何时收到,如果有专人送交,应注明由何单位、何人与何时送交;(3)记录好的文件按文件内容、紧急情况分别交各主管领导阅示,如需在单位内进行宣传、办理,应对承办单位、收件人、办理完毕后的归档时间做出相关记录,以便全程跟踪、催办、督办。

(四)分好类

按机构大体分为四类:(1)政府类(如省政府、市政府、办公厅);(2)上级类(如国家教育部、教育局); (3)本单位文件(包括各个部门);(4)其他单位(如:公安局、街道办、卫生防疫机构、医疗保障中心等)

(五)备好案

依据工作需要,每季度或半年做一次备案表,可根据记录内容进行打印,避免因笔体不同,造成难以辨认。年终时,将做好的备案表装订成册,即形成一本很好的档案明细。

(六)存好档

根据平时所做的记录和分类情况,将文件分别装入档案盒或装订成册,按时间顺序放入档案柜备查。

(七)易查阅

此项工作难易程度取决上述各项工作做得好坏,这要靠平时的细心和工作的积累。查询时,只要翻看档案明细,查出卷目名称,即可随意抽取,做到准确、快捷、有效。发文工作与此相类似,这里不再赘述。

文书档案管理在大多数单位都受到较高的重视,却往往忽视了声像档案的管理,它是一个单位在各种活动中形成的具有保存价值的录音、录像、照片等辅以文字说明的历史记录。保管时一定要按年代、事件、时间顺序进行分类,以简洁、顺畅的文字说明事由、时间、地点、人物、背景、摄制者等,做到定期检查,防磁、防潮、防霉、防火、防盗,妥善、长期保管,在单位做宣传时,可根据需要充分利用。

文书档案管理工作是各方面管理的重要组成部分,是维护一个部门历史真实面貌的一项重要工作,在单位管理工作中发挥着举足轻重的作用,只有充分重视此项工作,采用科学管理的工作方法,才能顺应新时期文书档案管理发展的需要,继而利用档案材料和档案信息在日常工作的有效价值,指导和服务于管理工作,实现其工作的特有职能。

on Text File Management

LIANGJun-ping
(Dept.of Automotive Eng.,Shiyan Technical Institute,Shiyan 442000,China)

This paper describes the importance of paperwork,and discusses the ways of good management from the perspective of leadership,management standardization,sound system,the quality of team members,experience exchanges, regular accumulation and detailed management.

instrument files;file management;archives

book=110,ebook=153

G275.2

A

1008-4738(2010)04-0110-03

2010-06-25

梁军萍(1966-),女,十堰职业技术学院汽车工程系党总支副书记,馆员。