科研档案在高校管理中的作用

□文/田 园

高校是科学研究的重要基地，科研档案是科研活动过程的真实反映和记载，是高校档案的重要组成部分，搞好科研档案工作有着重要和深远的意义。

一、科研档案在高校管理中的地位

1、科研档案具有凭证作用，维护科技成果的合法权益。科研档案的重要作用在于它是对科研人员进行科研、生产活动的直接记录和实际有效反映。真实有效地记录了科研活动的过程及成果，记载了科研人员的科技思想、科技方法和科技经验。

2、科研档案可以促进广泛的科技交流。科研档案作为一种科技信息，在科研工作中占有非常重要的位置。科学技术的发展，是由低级向高级发展的过程，特别是现代科学技术的难度越来越大，渗透性越来越强，相邻领域或学科之间相互渗透、相互推动，共同发展的趋势日益明显。这就要求科学技术工作要进行广泛的社会协作和科技信息的及时传递，因此科技档案成为传递、交流科技信息和信息推广的一种重要手段。

二、科研档案在高校管理中的作用

1、科研档案是高校科研工作的基础。科研档案是最可靠的情报源和信息源，没有科研档案就谈不上科学研究，在科学技术研究过程中没有继承和借鉴，人类就不可能延续科学技术文化。高校搞科研，同样必须借鉴前人和今人所取得的科研成果，并在此基础上有所创新和发展，而这离不开利用档案。当今时代，科学技术发展日新月异，科技人员需通过档案了解过去和同期国内外对某项课题的研究情况。1962年国务院批准的国家档案局的报告中提到:技术档案不仅具有很大的现实意义，而且具有很大的历史意义，不但我们今天可以重复使用，而且还应该保留下来供长远的参考和研究。

2、科研档案是加强科研管理的重要手段。科研档案是衡量高校科研管理水平高低的尺度之一。建立科研档案的工作必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围内。科研档案形成的过程，就是每个科研课题技术材料形成、积累、整理、归档的过程。在这一过程中，科研管理人员不仅要管课题申报、经费、成果鉴定，还要对科技人员提出归档具体要求，在选题、方案论证、实验记录、课题总结、开鉴定会、成果上报、评审、授奖、推广应用等环节加强材料的收集。这些环节中每一步骤形成的材料要完整的归档，才能保证管理工作的顺利进行，而完整、准确、系统的科研档案是实现这一转化的前提。

3、科研档案是申报成果奖的工具。为了促进科技事业的发展，国家和省市各级政府每年均组织科研成果评奖活动，规定上报成果时必须有档案室验收合格证明，作为该成果的可靠凭证。申请专利时，科研档案就是发明创造的凭据。随着技术市场的开放，科研档案作为信息和成果的载体，已经带有商品性质。企事业单位之间的有偿技术转让，就是通过科研档案（复制品）实现的。离开了档案或档案不完整，就会影响科研水平的评定和科研成果的推广应用，以致造成不应有的经济损失。如果发生专利、成果、版权等纠纷时，科研档案的原始记录、数据、学术论文、专著原稿，还能起到法律凭证作用。

4、科研档案是提高教学质量的重要保证。高校担负着培养德才兼备的高级专门人才的任务。实施高等教育的过程，实质上是对在校学生进行高能智力的开发，这就需要用最新最好的教科书，科研档案为教师编写教材提供了大量素材。学校是教学中心，又是科研中心，通过教学与科研的紧密结合，不断把科研中取得的新论点、新技术、新经验充实到教科书中去，传授给学生，造就高质量的人才。研究生毕业论文档案，也是科研档案的组成部分，它真实地反映了导师和研究生的学术水平和学术成果。而对高校而言，反映了该校教学质量。因此，研究生的毕业论文档案也是检查研究生培养质量的依据之一。

5、科研档案是科研评估、科技人员考核、晋升的重要依据。科研档案是反映高校科研管理和科研活动成果的历史面貌，是直接记录的原始材料，而不是事后随意编写和收集复制的间接第二手材料。对科研工作进行评估，都要凭借档案作依据，才能客观全面地估价。科研经费、人员的投入、科研成果的产出，管理水平的高低、档案就是无声的证明，最客观公正的存在于科研活动中。假如在科研工作中不注意积累或归档不完整，评估时要做出符合实际的评价就显得十分困难。科研档案在记载科研成果的同时，反映了科技人员的辛勤劳动，为他们晋升职称，考核表彰和奖励起到真凭实据的作用。

综上所述，科研档案具有相当重要的使用价值，是科研管理工作中的重要组成部分，我们必须管好科研档案。广大的档案工作者要在工作中坚持原则，提高自身素质，以高度负责的精神，维护档案的真实性，保证档案的齐全和完整。

［1］科研档案在高校中的地位作用和管理.南京医科大学学报，1995.15.2.

［2］科研档案在科研管理工作中的重要作用.辽宁中医学院学报，2001.12.