高职院校学籍管理信息化建设探析

焦春红 陈成志

（广西农业职业技术学院，广西 南宁 530007）

一、高职院校加强学籍管理信息化建设的必要性

1.顺应信息化时代发展的必然选择

信息化是当今世界发展的大趋势，是推动经济社会变革的重要力量。“20世纪90年代以来，信息技术不断创新，信息产业持续发展，信息网络广泛普及，信息化成为全球经济社会发展的显著特征，并逐步向一场全方位的社会变革演进。进入21世纪，信息化对经济社会发展的影响更加深刻。全球信息化正在引发当今世界的深刻变革，重塑世界政治、经济、社会、文化和军事发展的新格局。加快信息化发展，已经成为世界各国的共同选择。”《国家教育事业发展“十一五”规划纲要》指出：要“加快教育信息化步伐。以教育信息化带动教育现代化。”2010年6月21日中共中央政治局会议审议并通过《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》，在纲要中进一步强调要加快教育信息化进程，并提出了加快学校管理信息化进程，促进学校管理标准化、规范化的要求。

在我国教育信息化步伐不断加快的历史背景下，高职院校教务管理信息化建设势在必行，而高职院校学籍管理信息化建设则是高职院校教务管理信息化建设的重要组成部分，加强学籍管理信息化建设顺应了信息化不断发展的大趋势。

2.适应教育教学改革，提高教务管理水平的客观需要

学籍管理信息化是教务管理信息化的重要组成部分，是深化高职教育教学改革的基础性工程。《国家教育事业发展“十一五”规划纲要》指出：“加快教育管理信息化，提高教育管理水平。努力构建教育信息化公共服务体系。”高职院校承担着为国家现代化建设“培养拥护党的基本路线，适应生产、建设、管理、服务第一线需要的，德、智、体、美等方面全面发展的高等技术应用性专门人才”之重任。近年来，高职教育规模不断扩大，学生人数不断增加，校企合作、工学结合、半工半读的人才培养模式和弹性学习制度、学分制和选修制等教学管理模式的探索不断深化，东西部之间、城乡之间职业院校实行联合招生、合作办学的改革取向正在付诸实践。在高职院校教育教学改革不断深化的背景下，学籍管理的任务越来越重、面临的情况越来越复杂，学籍管理的时效性和准确性要求越来越高，学籍管理涉及的面越来越宽，这一切都对传统的学籍管理方式提出严峻挑战，高职院校加强学籍管理信息化建设势在必行。

3.高职院校加强学籍管理信息化建设是广大师生和学籍管理人员的共同期盼

学籍管理信息化有利于避免数据处理过程中的人为误差，避免重复劳动，提高工作效率，使学籍管理工作更方便、更快捷、更准确。同时，它与其他的教学管理系统实现资源共享，达到教学管理规范化、信息化和科学化。

高职院校学籍管理信息化建设是国家“高等学校学籍学历管理信息库”建设的重要组成部分。只有加强学籍管理信息化建设，才能实现从新生入学、注册收费、成绩记载、学籍变动、奖励处分、毕业审核、证书发放等方面的网络化管理，逐步构建起学校招生、新生注册、学生管理、颁发学历证书、毕业生就业一体化信息管理系统。加强学籍管理信息化建设不仅是高职院校学籍管理人员提高工作效率和服务质量的需要，也是方便广大教师、学生的需要。

二、高职院校学籍管理信息化建设中存在的主要问题及成因

1.学籍管理的信息化程度偏低

当前，大多数高职院校学籍管理的手段还比较落后。一方面，多以手工管理方式为主，工作量大、效率低、准确性低，反馈滞后，重复劳动多，不能全面、详细、准确、快捷地为决策者或需求者提供信息。在一些院校，教务处、系部和相关职能部门的信息交流与网络共享机制虽已建立但还不完善，有的院校甚至还没有开通网络共享平台。

另一方面，建立了学籍管理信息交流和网络共享平台的院校，由于二次开发的能力和技术不足，在招生专业不断调整和招生人数不断增加，工学结合与学分制改革不断深化的情况下，学籍管理的信息化建设面临许多新的问题和困难。例如：

学生在校期间的学科成绩、论文成绩、实习成绩、操行成绩、专业变更、学籍异动、奖惩情况等信息不能通过网络系统自动整合汇集在一起，也就无法建立比较完善的学生学籍管理档案库，可供随时调用、增删和统计分析之用。

在学生毕业前，要对毕业班学生的成绩进行汇总，包括几个学期的必修课成绩、选修课成绩、毕业论文成绩、毕业操行成绩、毕业实习成绩、每个学期的补考成绩、大学英语成绩、计算机等级成绩等，以便确定是否准许毕业，确定专升本人选，并进行学籍成绩存档。由于信息技术相对落后等原因，在毕业生成绩汇总过程中往往会出现一些想不到的问题：成绩的学期标注、限选课和任选课标注、科目名称标注等不明确或不正确，有的成绩从系统导不出来，有的科目同一学期重复出现，但成绩不一样，甚至有的全是“0”分或是空白，等等。这就必然造成工作上的被动。

2.学籍管理软件的科学性、交互性、兼容性和适应性不强

软件开发需要主管领导牵头，网络中心、学籍室和各系部等相关职能部门协调行动、密切配合、联合攻关。而实际情况则是，一些院校在开发学籍管理软件时，缺乏部门联动和积极配合。对合作开发软件，有些系部工作人员表现不够积极和认真，提供的相关信息资料不全面、不规范或不准确，给软件设计带来不便和麻烦。譬如，有的系部上报的同一门课程的名称不一致，造成应用软件设计时出错，学籍室统计数据时就因同一门课其名称不同而无法统计。修改软件需要开发者重新设置。软件修改后，还需要教师重新录入成绩，造成大量重复劳动和无效劳动，甚至耽误全局工作。另外，有时学籍室不能及时把信息处理过程中存在的问题和改进的建议反馈给网络中心，或虽已及时反馈，但没有引起重视，导致软件的升级改进工作滞后或缺乏针对性，影响学籍管理工作的正常开展。

无论教务管理软件开发商，还是本单位的研发人员，由于缺乏对学籍管理的深入了解，又缺乏与学籍管理部门和系部的沟通、协调和配合，开发学籍管理应用软件时往往会出现“闭门造车”甚至“削足适履”的现象。另外，还存在着“重技术，轻实用”、“重开发，轻服务”的现象。

高职院校学籍管理信息化建设中存在的上述问题，一般不在硬件建设上，现在的高职院校基本都配备了电脑等现代化办公设备。问题的症结，主要在于“软件”建设滞后。一方面是由于管理人员对计算机操作、计算机维护以及相关软件的使用等不够熟练，对计算机信息处理系统、数据库和网络等的应用还远远不够，导致工作效率不高，从而无法及时准确地将信息反馈给学生；信息收集和保存存在较多问题，如数据收集不全面，有错漏，分类不准确或保存不当。或者是由于工作责任心不强，平时敷衍了事，没有实时跟踪和掌握学籍异动等具体情况，导致对第一手学籍档案、材料的漏报或错报，这些都必然会降低学籍管理数据的准确性。另一方面是由于工学结合、学分制等改革不断深化，专业建设、学科建设不断发展，学校规模不断变化等现实情况对学籍管理工作提出更高要求，对学籍管理软件的研发提出更高要求。软件可以购买，但很难买到“量体裁衣”适合本校的软件，即使买到也很快过时，因为学校在不断发展。自主研发适合本校实际的学籍管理软件才是长久之计，但一些学校受到自身研发能力的制约，有硬件缺软件的状况没有根本改变，从而导致学籍管理的信息化水平不高。

此外，“信息化”是一个系统工程，除了硬件和软件的因素之外，更多的因素在信息技术之外，比如管理体制欠科学、缺乏统一规划和统筹安排、部门之间缺乏及时沟通与协调、学籍管理信息化建设中的标准缺乏一致性和权威性。无论软件多么强大，它只是辅助人们工作，绝不能代替人们工作和思考。学籍管理人员、软件研发人员和相关管理人员的思想素质、信息技术素质和创新能力是制约学籍管理信息化建设的最重要因素。

三、在改革创新中加快推进高职院校学籍管理信息化建设

1.提高认识，增加投入

高职院校的相关领导要把学籍管理信息化建设提到议事日程，制定和完善关于推进学籍管理信息化的规章制度，增加经费投入。加大宣传力度，增强相关管理人员、技术研发人员和广大师生推进学籍管理信息化的自觉性、主动性和创造性。

2.加强研发，优化软件

实现学籍管理工作信息化、网络化的一个关键性问题是开发或引进教务学籍管理软件。首先，教务学籍管理软件的研发要紧密结合学分制和工学结合之改革，要紧密结合学校的新课程开发和专业调整，要紧密结合学生考核评价体系改革，要紧密结合学校办学规模的变化等。其次，学籍管理软件的设计要尽量做到科学合理、运行高效、交互性和兼容性强、适合本校特点、便于改进和功能拓展。最后，在学籍管理软件的研发过程中，从事教务管理的专业人员必须全程参与，及时提出修改意见，使最终完成的教务学籍管理软件在结构上、功能上和使用上更科学、更合理、更切合学校的实际。

3.明确分工，强化责任

高职院校的学籍管理信息化建设是一项复杂的系统工程，关系到每一位学生的切身利益和学校人才培养质量，要确保这项工作规范、高效地开展，需要建立一个健全的工作责任体系，以便各司其职，各负其责，保证这项工作的顺利进行。具体来说，应该建立四级责任制：第一，教师及相关管理人员负责提供学生考试成绩及其它学籍管理原始数据；第二，各院系负责学籍数据的采集、整理、输入及校对工作，并通过校园网络上的学籍信息化管理系统把数据提交给教务处；第三，教务处负责建立和提供先进成熟的学籍信息化管理系统，统一编制学生学号和课程编号，培训学籍管理人员，对各院系提供的数据进行分析、整理和审核，建立学生档案，生成各种统计报表，提供教学质量分析数据，并做好数据备份工作；第四，学院分管领导对学籍管理工作加强指导、统筹规划、协调各方，把握学籍管理工作的政策导向。

4.重视人才，加强培训

人的因素是第一位的。首先，必须大胆培养或引进软件研发、网络设计、信息管理等方面的人才。其次，必须坚持不懈地对学籍管理人员和相关管理人员进行教育培训，使其不断增强责任心、不断提高信息技术水平和工作创新能力。再次，必须鼓励业务进修，倡导终身学习，创建学习型、创新型学籍管理队伍。最后，必须坚持以人为本，关心职工生活，帮助解决实际困难。

总之，高职教育教学改革在不断深化，网络信息技术在飞速发展，学籍管理信息化、现代化也必然是一个不断发展和更新的过程，加强学籍管理信息化建设既要增强紧迫感，又要有持久作战的思想准备。

［1］ 2006-2020年国家信息化发展战略［DB/OL］.（2006-05-08）［2010-06-26］.http：//xxhs.miit.gov.cn/n11293472/n11295327/n11297172/11645862.html.

［2］ 周梦君.信息化时代高等教育管理创新［J］.湖南大学学报（社会科学版），2003，（1）.

［3］ 国家教育事业发展“十一五”规划纲要［DB/OL］.（2007-05-31）［2010-06-26］.http：//www.chsi.com.cn/jyzx/200705/20070531/916500.html

［4］ 教育部关于加强高职高专教育人才培养工作的意见［DB/OL］.（2000-01-17）［2010-06-26］.http：//www.moe.gov.cn/edoas/website18/level3.jsp？tablename=1188&infoid=853

［5］ 蒋浩宁，肖海燕.提高高校学籍管理数据准确性的探讨［J］.河池学院学报，2008，（8）.

［6］ 李萍.高等学校学籍信息化管理初探［J］.科技咨询导报，2007，（4）.