浅谈科研物资集中采购的内控制度建设

李小啸,王 玮

浅谈科研物资集中采购的内控制度建设

李小啸,王 玮

科研物资;集中采购;内控制度

科研物资是指为完成科研任务而购置的各类物资。随着政府采购法的实施,集中采购的范围不断扩大和延伸,科研物资采购也存在集中采购的要求。其目的是为了降低科研成本,提高科研经费使用效益,获得更好的售后服务。但是科研物资集中采购存在权力过分集中的问题,同时由于科研经费自身的特点,如果内控制度不健全,极有可能出现科研成本不降反升、规模不经济、售后服务质量差、腐败等问题。因此,科研单位在进行科研物资集中采购过程中必须重视内控制度建设,通过完善有效的内控制度让集中采购的优势发挥得更好。科研物资集中采购的内控制度建设应主要从以下几个方面入手。

1 不相容岗位(职务)相分离控制

不相容岗位(职务)是指那些如果由1个人担任既可能发生错误和舞弊行为,又可能掩盖其错误和舞弊行为的岗位(职务)[1]。不相容岗位(职务)相分离的核心是“内部牵制”,要明确各个机构和岗位的职责权限,使不相容岗位和职务之间能够相互监督、相互牵制,形成有效的制约机制。在科研物资集中采购过程中首先要明确哪些岗位(职务)属于不相容岗位(职务)。采购过程的不相容岗位(职务)一般包括:采购审批与采购业务经办、采购业务经办与采购会计记录、采购会计记录与科研物资保管、采购审批与监督检查等。其次,要落实不相容岗位(职务)必须相互分离的原则。只要是不相容岗位(职务),在单位编制配置允许的条件下都应实行相互分离。

2 授权审批控制

科研物资集中采购的授权审批控制是指在办理科研物资集中采购相关业务时,必须经过规定的授权批准。授权审批制度是管理层履行管理职责的重要手段和途径,科研单位在制定授权审批制度时,要明确科研物资集中采购授权审批的范围、权限、程序等,做到逐级审批,分工负责。授权审批控制不仅是采购业务顺利开展的要求,也是经济法规和财务管理要求,例如只有经过单位法定代表人授权签订的采购合同才具有法律效力,未经授权的采购合同没有法律效力。授权审批制度简单地说就是“采购合同的签订要有授权,采购款项的支付要有审批”。

3 计划控制

科研物资集中采购的计划控制包含两方面的含义:一方面是采购活动本身的计划控制。采购部门可根据科研任务的实际需求,兼顾临时性需求,制定切实可行的采购年度计划和零星采购计划,尽量减少采购活动的随机性、盲目性,不断提高批量采购、规模采购的程度,提高采购效益。另一方面科研任务本身的计划控制。除科研基础条件建设外,大部分科研集中采购的物资都是科研任务开展所必需的物资,科研物资采购计划必须与科研任务计划保持一致,体现科研任务的进度安排。科研计划的控制通常由科研业务主管部门负责实施。

4 预算控制

全面预算管理是统筹经费使用、贯彻管理层管理意图、保证经费使用效益最大化的重要手段。预算控制的内容应涵盖采购活动的全过程。在科研物资集中采购过程中,首先,预算控制必须明确采购所需预算经费来源。科研物资采购所需经费根据来源不同可以分为动用单位留用经费和科研任务经费,不管经费来源于何处,为保证采购活动的顺利实施都必须先确定经费来源。其次,要确定预算的项目和标准。确定预算项目和标准必须进行大量的调研,使预算标准尽可能与实际开支保持一致,同时满足科研任务的实际需求。第三是确定采购预算的编制方法、上报汇总程序。在实际工作中,科研物资集中采购预算的编制应针对不同采购项目而有所不同,但是不管采用自上而下还是自下而上的方法,其决策权都应落实在内部管理的最高层,由这一权威层次进行决策、指挥、协调。第四是审定采购预算并下达预算指标。第五,预算执行过程的监控、预算调整、预算业绩的考核和奖惩。科研经费预算控制通常由财务部门负责实施。

5 采购程序化控制

采购程序化是指按照开展采购活动各环节的先后次序,组织实施科研物资采购,保证采购任务顺利进行[2]。采购是一项政策性、技术性很强的工作,必须按照明确的程序和方法进行组织,才能保证采购规范有序。首先,要建立规范的采购程序。科研物资采购程序应严格按照编制采购预算、下达采购计划、组织实施采购、组织质量验收、集中支付资金等程序组织实施。其次,要以健全的采购制度为基础,建立起分段管理、分工协作、有效监督、顺畅高效的管理体制,划清各职能部门和采购机构的职责,对采购预算、采购计划、采购实施、经费支付等环节的业务流程、操作流程作出规范,从而保证采购活动规范、有序、健康运行。在实际科研物资采购工作中,要从需求计划的提出、采购预算的明确、采购计划的汇总、采购操作的实施等环节逐一规范,尽可能地缩短、简化程序环节的链条,减少采购工作中的审批事项和工作职责的重复交叉,最大限度地为采购机构提供便利条件。要明确采购工作各环节的岗位责任制,规范各岗位的工作时限和质量要求,将提高采购效率的目标要求落实到采购工作的各个环节、各个岗位,从而实现采购活动规范运行、顺畅高效,为科研提供方便快捷的服务。

6 绩效考评控制

对科研物资集中采购活动进行绩效考评是内控制度建设中非常重要的一个环节,但是目前很多单位对这一控制环节的建设重视不够。首先要对科研物资采购活动设置科学的考核指标体系,绩效考评体系通常包括群众满意度评价、科研经费使用效益、科研物资质量和后续服务等方面,对采购活动中各职能部门和全体员工的业绩进行定期考核和客观评价,并将考评结果作为确定干部晋升职务、奖励、处分等的依据。绩效考评控制通常由人力资源部门负责实施。

7 结束语

科研物资集中采购的内控制度建设是一项复杂的系统工程。完善的内控制度建设对于提高科研经费使用效益是非常必要的,但是由于内控制度自身固有的局限性和成本效益的考虑,它的监督不可能面面俱到,特别是对集体串通舞弊等行为常常无能为力,因此实施内部控制建设必须与政治思想建设紧密结合,双管齐下,用内控制度约束人,用思想教育感染人,使采购业务相关人员自觉抵制各种不良习气的侵袭,真正做到内强素质,外树形象,有效防范各种风险,保证采购工作顺利开展。

[1] 全国会计专业技术资格考试领导小组办公室.高级会计实务科目考试大纲(2008年)[M].北京:经济科学出版社,2008:116-136.

[2] 佟胜海.正确处理现代军事采购的若干重大关系[J].后勤学术,2006,(8):48-51.

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1009-0754(2010)03-0253-02

2010-05-07)

(本文编辑:林永丽)

200433 上海,海军医学研究所管理处