开滦宾馆精细化财务管理探析①

徐文凤

(开滦(集团)有限责任公司宾馆,河北唐山 063018)

开滦宾馆精细化财务管理探析①

徐文凤②

(开滦(集团)有限责任公司宾馆,河北唐山 063018)

内部控制是现代企业管理的一个重要组成部分,精细化管理是一种科学的高效管理。实现精细化财务内部控制对提高企业管理水平具有重要作用。文章对财务内部控制精细化管理进行了概述,阐述了宾馆精细化会计控制,并重点论述了开滦宾馆收入和成本的精细化内部控制的方法和措施。

宾馆;精细化管理

随着宾馆行业的发展,服务功能日益增多,职能部门越分越细,营业项目日趋繁多,由此带来的经营收入和支出的环节也越来越多。要保证营业收入的安全、完整,保证营业支出的合理、正确,必须要实行精细化财会内部控制。

1 财务内控精细化管理概述

精细化管理起源于发达国家的一种管理理念。最早是由日本丰田公司1950提出的,继而风靡全球它是一种管理理念,是一种管理工程和管理方法。精细化管理又是一种基础性管理,它随着管理对象、管理目标和客观环境的变化而不断增加新的内涵。精细化管理就是以风险可控为前提,以效益最大化为目标,以国际准则和标准为指引,以精细、严密、规范、系统、科学的管理过程为平台的一种管理方法。

财务内部控制是企业精细化管理的重要内容之一。财务内部控制精细化管理是以“细”为起点,做到细致入微,对每一岗位、每一项具体的业务,都建立起一套相应的工作流程和业务规范,在实践中狠抓落实,并将财务管理的触角延伸到公司的各个生产经营领域,通过行使财务监督控制职能,拓展财务管理与服务职能,实现财务内控管理“零”死角,挖掘财务活动的潜在价值。

2 宾馆的精细化会计控制

会计控制是通过宾馆内部的会计活动对经济业务进行的控制。众所周知,会计既是宾馆内部的一个重要信息系统,又是一项重要的管理活动,宾馆的经营收支、资金运转、财产管理等工作都直接或间接的处在会计管理之中。因此,充分发挥会计核算、监督作用,是保证宾馆内部控制不可缺少的环节。

2.1 建立精细的费用报销制度

1)按照集团公司的财务规定要求,结合开滦宾馆的实际情况,我们制定了符合宾馆实际的费用报销制度。报销程序由经办人→部门经理→总经理审批→财务审核后报销。并且规定宾馆除正常的费用开支外,其余各项支出必须事先提出计划,按支出审批权限批准后,在计划范围内列支。要求所有需报销的各种原始单据,必须在单据所填日期的一个月内报销,超过一个月一律不予报销。

2)宾馆发生的每一笔经济业务都必须填制凭证,所有的凭证都按集团公司会计软件要求编号,无论是自制的还是外来的凭证,在入账之前我们都要经过认真的、严格的审核,以保证记入账簿的每项经济业务的正确性、合理性和合法性。

2.2 建立精细合理的会计处理程序

会计记录程序包括从凭证的填制、传递、账簿的登记到会计报表的编制等一套工作程序。同时,也考虑到宾馆业务量的多少,以及管理人员的数量和水平等因素,在保证本宾馆所需核算资料的前提下,尽可能地简化不必要的手续。为使会计控制顺利进行,我们按照集团公司浪潮软件系统的的要求,结合宾馆业会计制度的规定,建立了适合开滦宾馆的会计业务处理程序,对开滦宾馆的财务管理工作将起到一定的积极作用。

2.3 建立精细严格的日常核对制度

日常核对制度包括前厅业务账表核对、账账核对、账证核对、账实核对等。对于保证会计记录的真实、完整、正确,进而保证会计控制的有效性起着重要的作用。由于宾馆管理系统软件的应用,前台日常住宿及结账等业务,可能会出现一些差错。为了及时地发现和纠正差错,保证宾馆营业收入的真实性和宾馆财产的安全完整及宾馆营业活动有秩序、高效地进行,我们建立了日审和夜审制度。

所谓日审又称日间核数,其职责是进一步审核夜审所做的收入审核,修改有关错误数据;核对应收账款数额,确保每日收入数额的真实、准确。根据有关凭证编制记账凭证并录入电脑。夜审也称夜间核数,其职责是核实各收款点的全部单据以及所收到的现款和有效挂账,保证收入数字准确无误。此外在做完电脑平账和过完当天房费以后,按照既定格式编制“营业日报”。主要包括：检查各种收款点的各种折扣批准单;核对前台收款员的收款报告与电脑中打出的对账清单是否相符;与前厅和客房核对房态,三个环节应完全一致。

3 客房收入的精细化内部控制

客房是宾馆的主体,宾馆销售的最大商品是客房出租。开滦宾馆的客房收入约占整个宾馆营业收入的70%-80%,客房营业有消耗低、利润高的特点,客房的出租还可以带动其他经济收入。因此,加强客房营业收入的管理,对提高宾馆的经济效益有着极其重要的意义。客房收入精细化内部控制主要有以下三个方面：

3.1 保证客房收入的合法性

1)确保客人的入住都必须有合法的手续。必须符合当地政府公安机关及有关管理部门的规定和要求。

2)确保客房租金的计收有根有据。即必须根据客人实际入住的天数和客房的类型及核定的价格计收房租。

3)确保客房租金的增加、减免,必须符合宾馆的管理程序和规定。

3.2 保证客房收入的完整性

为了保证客房收入的完整性,必须采取一切措施,堵塞在客房收入过程中可能发生的一切漏洞,防止和避免一切可能影响或损害客房收入完整性的事件发生。

1)保证所有客房租金都应一分不漏地全部入账。主要是：加强对前台收银的管理,严格收银稽核和交接班制度,完善收取客人押金及收、退款的手续,防止收银方面出现漏洞,减少收银员在工作中出现的差错,避免少收营业额或短款现金等问题。

2)加强财务管理和控制。主要是：建立日审和夜审会计制度,编制先进科学符合本单位实际的电脑程序,使财务人员通过电脑联网每天能够观察前台客人入住情况、房态、出租率、房价等,并且每天通过软件系统与实际状态相核对,以保证客房收入的完整性。

3)控制客人优惠,减少管理漏洞。

4)规范业务流程,加强财务审计,防止收入流失。

3.3 保证客房收入的及时性

客房收入的及时性是指每天所发生的客房收入应尽快收到并及时入库,暂时收不上来的应采取措施催收,从而最大限度地减少客房租金的占用。

1)制定完善前厅部与财务部收、交款制度,确保收入的及时入账。

2)对协议欠款单位的挂账,规定回收期限,并制定奖惩措施。

3)及时控制超过信用额度的客人,随时催促欠款客账的结算,以免形成坏账。

4 宾馆成本的精细化内部控制

宾馆的中心任务就是提高经济效益和利润的最大化,为达到这一目的,除了拓展经营渠道,增加经营项目和收入外,还必须节流,就是降低成本和费用。成本和费用是确保宾馆经营活动正常进行的必要条件,同企业效益与发展息息相关,是影响经济效益的直接和可控的因素。在宾馆总体经营过程中,如果管理不严,督导不力,会出现以下漏洞和浪费现象：

1)物资管理方面：采购员同货主串通一气,提高价格,吃价差回扣,加大成本,侵吞宾馆利益;领用物品时,审批不严,少用多领、不用冒领、假公济私等现象。

2)收银方面：收银员在工作中出现差错、少收或撕毁结账单、侵吞营业额,工作马虎、丢失现金等。

3)水电方面：客房、公用设施用水浪费,常明灯失控,特别是员工宿舍区大量使用电热水器、电水壶等。

4)物料消耗方面：客房一次性用品,如小香皂、牙刷、针线包、小方巾等常会被员工或其他人私拿,造成物料消耗费用加大。

5)打折扣、免单方面：在宾馆经营过程中,给熟客、上级来人、关系户打一定的折扣或免单是必要的,但如果不严格控制,折扣、免单如果超过限度,会加大费用,严重影响宾馆的收入。

6)招待费方面：为了搞活经济,正常的招待是必要的,但如果控制不严,就会变成假公济私,为私人大吃大喝开方便之门。

7)办公费方面：细节决定成败。我们平时所用的办公用纸、笔等不易引起我们注意的东西,应做到能回收利用的就回收利用,树立节约意识,以减少办公费用开支。

成本和费用的控制,关系到宾馆的生存和发展,根据以上存在的问题,我们应采取以下措施加强成本控制。

4.1 加强管理,成立成本管理机构

为了使节支降耗活动的开展落到实处,宾馆应成立由总经理任组长,各部门经理组成的节支降耗成本控制工作领导小组。领导小组的工作职责是：定期总结开展节支降耗成本控制活动取得的成效;分析、研究工作中存在的问题;提出整改要求和措施。并使节约工作层层落实。

4.2 明确目标,制定全面成本管控工作重点

1)培养员工节能降耗意识,建立勤俭节约的企业文化。

在宾馆整体管理中,强化成本意识,使每一位管理者及员工都牢固地树立成本意识,是成本管理的一个重要手段。首先要从培养员工的成本意识抓起,在宾馆营造勤俭节约的企业文化氛围,如开展“我为宾馆节能献一计”、“创造节约型酒店,争做节能新标兵”等活动,以不同形式,推动活动进展,真正把“人人都是经营者,人人都是成本控制者”的理念落到实处。其次,宾馆的管理层、部门经理、主管要充分发挥榜样作用,以身作则,引导员工自觉地节约每一张纸,每一滴水,每一度电。

同时要不断完善财务手段,培训财务人员,并进一切可能向企业管理人员灌输财务知识,营造企业管理的良好氛围。

2)加强物资采购及耗用成本的控制和管理,完善采购及使用流程。对物资的采购应做到：勤采购、少库存、不积压;严格验收,把好物资入库关;严格领料手续,把好物资出库及使用关;加强仓库管理,防止物资损坏,要按月盘点,做到账、卡、物相符,减少霉变损坏。

3)强化对水电费的控制：水电费是宾馆主要费用之一,必须严格控制,防止跑、冒、滴、漏,以降低费用。应采取以下措施：第一、实行宾馆水电消耗每日晨报和每月统计通报制度。通过每日的通报制度,为资源节约工作营造了一种良好气氛,各部门管理人员可以及时了解掌握宾馆及本部门的水电用量情况,便于有针对性地查找每天增减变动原因,及时采取有效措施。减少资源浪费。第二、对中央空调系统加强操作人员对设施运行的管理和控制,做到根据天气和使用情况,调节机组满负荷运转。在保证使用效果的同时达到节能的目的。

4)物料消耗方面：严格控制客房一次性用品的配备及各部门办公用品的领用,部门经理在审批时要严格,不能出现少用多领,也不能冒领;提倡客人为支持环保,尽量减少使用客房一次性用品;前台对欢迎卡进行回收循环使用;加强对IC卡的管理,减少I C卡的流失;控制好布、衣的洗涤费,客房小吧酒水要定时定期检查质保期,加快周围速度避免洒水出现过期变质等损耗。

5)严格收银台的收款、交款手续,加强对收银员的管理。我们应加强对前厅人员的业务培训和对收银员的稽查、督导。为了加强管理,建议收银员每三个月,最多半年调换一次收银岗位。

6)严格控制免单、打折：首先届定好打折和免单的权限,只有总经理才有免单权,部门经理有一定的签单权和折扣权,总台接待只有在淡季时才有打折的权利。其次应制定出相应的政策,并且将免单和打折的所减少的营业收入控制在营业总额的1%～3%范围内。

7)严格控制招待费：严格规定招待的范围、标准、杜绝假公济私,乱招待。

4.3 推行成本定额管理,实施成本考核奖惩制度

1)针对每一项成本费用项目制定出具体的指标,通过每月招开成本分析会,对与预算差异大的成本项目进行分析,找出原因,对成本薄弱环节及时改进提高。

2)完善奖惩制度,调动员工和部门经理的积极性、创造性。为落实好成本控制和成本预算量化管理,制定指标考核奖惩办法,以严格的考核奖惩制度促进成本控制,增强全员的节约意识和责任感,确保取得实效。

要想搞好宾馆内部的财务管理,首先,要运用现代科学的管理方法和手段,严格、细致的进行科学管理,加强对信息处理的准确性、时效性。第二要加大应收账款的催收力度,降低应付款比例,加速货款回笼,降低存货比例,加强存货管理。第三是统一成本费用开支范围和标准,统一职工工资、福利、奖励标准,减少资金占用,优化资金结构,合理分派资金,加速资金周转,降低筹资成本。第四要确定各个部门的工作内容、责任范围以及各种规章制度,理顺各部门之间的联系。总之,各部门相互配合,协调同步,使宾馆内部各部门既能各司其职,又能协调配合,有条不紊地完成各自的工作任务。加强内部控制,管理出效益,从而实现宾馆的整体目标。

5 结语

开滦宾馆实施精细化财务内部控制以来,通过精细化管理,实施对宾馆的成本控制和有效的监督,节约了资源,减少了浪费,2008年开滦宾馆成本下降7%,从而提高了宾馆的经济效益,保证了宾馆的经营与发展。

[1] 王德敏.企业内控精细化管理全案[M].北京：人民邮电出版社,2009

[2] 王君山.论财务精细化管理[J].兵工财会, 2008(3)

Study on the Subtilized Financial Control of Ka iluan Hotel

XU W enfeng

(Kailuan(Group)Co.Ltd.Hotel,Tangshan Hebei 063108)

The internal control is an important componentofmodern enterprisemanagement and subtilizedmanagement is a scientific and efficientmanagement.The subtilized financial internal control has an important role to improve the management level of an enterprise.The financial internal control and subtilized control of hotel accounting are discussed in this paper.The ways to subtilized control the income and cost of Kailuan hotel are discussed.

Hotel;SubtilizedManagement;Internal Control

F253.7

A

1672-7169(2010)01-0114-04

2009-10-11

徐文凤(1966-),女,河北玉田人,大学毕业,现在开滦宾馆从事财务管理工作。